10 touches à utiliser la technologie pour gérer les dossiers de petites entreprises

Propriétaires de petites entreprises partout ont adopté la technologie pour gérer leurs dossiers, que ce soit la programmation de rendez, créant la correspondance, l'enregistrement des opérations d'affaires, traitement de la paie, suivi des stocks, ou plus. Alors que les entreprises ne sont pas passés “ sans papier, ” ils ont reconnu les avantages de l'utilisation de la technologie pour rester organisé. Si vous êtes toujours enchaîné à l'aide de papier, il peut être temps pour vous d'utiliser les dix touches suivantes pour dentelle représentant le papier par des fichiers électroniques.

Sommaire

Utilisez Outlook pour garder une trace de rendez-vous, tâches et projets

Le calendrier de papier qui va partout où vous allez est utile, mais avez-vous essayé d'utiliser la fonction de calendrier dans un logiciel? Avec un calendrier informatisé, vous pouvez entrer un rendez-vous, une fois mis à répéter quotidienne, hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle, et vous pouvez définir des rappels automatiques - tâches que vous ne pouvez pas faire sur votre calendrier de papier. Voici un autre bonus: Avec des logiciels tels que Outlook, tous les membres de votre personnel peut partager des calendriers.

Numérisation des cartes de visite et de transférer leurs informations dans Outlook listes de contacts

Êtes-vous fatigué d'avoir à labourer votre chemin à travers votre Rolodex ou une énorme pile de cartes de visite pour trouver un numéro de téléphone ou adresse e-mail? Eh bien, vous pouvez éloigner de quelle version de ce cauchemar que vous rencontrez. Comment? Exécutez chaque carte de visite grâce à un scanner qui inclut un logiciel pour convertir les informations sur la carte dans la liste de contacts dans Outlook. Ensuite, vous pouvez trouver l'information que vous cherchez avec une opération de recherche.

Convertir des documents en fichiers .pdf Adobe

MS Word a une option pour enregistrer des fichiers comme. pdfs. Le processus est indolore. Avec un document Word ouvert, choisissez FileSave AsSave en tant que type, puis cliquez sur la flèche déroulante à l'extrême droite. Faites défiler la liste, sélectionnez PDF, puis cliquez sur Enregistrer (à côté Annuler au bas de la boîte).

Quelle est la grosse affaire sur pdfs? Vous ne devez plus vous soucier de savoir si quelqu'un a la bonne version de logiciel pour lire votre fichier. Tout ordinateur avec Adobe Reader peut ouvrir un fichier .pdf.




Vous pouvez également numériser des lettres, factures, petites annonces - les documents qui y adapter votre scanner - et les enregistrer au format PDF. Assurez-vous que vous définissez le scanner pour le type de fichier .pdf avant de numériser le document.

Créer maîtres de documents fréquemment utilisés

Lorsque vous utilisez fréquemment essentiellement la même lettre, mais avec des modifications mineures, garder un fichier principal de celui-ci sur votre ordinateur. Puis, quand vous avez besoin du document, ouvrez votre document maître, faire les changements, et imprimer le document. Pensez à sauvegarder le fichier avec un nom de fichier différent pour que le maître n'a pas changé.

Utilisez un logiciel de comptabilité pour créer des factures et bons de commande

Plus vous ne disposez pas de feuilleter classeurs remplis de factures ou de bons de commande dépôt. Utilisez un logiciel de comptabilité tels que QuickBooks ou Sage 50 pour créer ces documents. Vous pouvez avoir besoin d'imprimer des documents et du courrier à un client, mais le fichier réel serez séjour- pas dans cabinets- dépôt monopolisant l'espace, mais sur votre ordinateur où trouver une facture est une question de taper quelques touches.

Automatiser les cartes de temps, la facturation de projets, et traitement de la paie

Vous pouvez remplacer le poinçonnage et cartes de temps de traitement avec constatation électronique et traitement de la paie. Pensez au gain de temps et les erreurs à éviter. Un employeur dit que son entreprise a coupé traitement de la paie de 6 heures à 45 minutes en utilisant un logiciel de carte de temps. Voilà qui est un exploit majeur.

Et si la fiabilité est un problème pour votre entreprise, vous pouvez acheter un logiciel qui exige que chaque employé de placer un doigt sur un scanner lorsque commençant et se terminant heures de travail! Cette empreintes sonne comme un film de science-fiction, non?

Inventaire de suivi électronique

Si votre petite entreprise implique l'inventaire, en utilisant la technologie est la seule façon d'aller. Reconnaissance optique de caractères (OCR) permet à votre entreprise de tenir un registre précis de l'inventaire, remplir les commandes plus rapidement, les commandes de navires de façon transparente, et le projet de loi précisément parce que tout est suivi par ordinateur. Vous pouvez gérer tous les processus, en utilisant des étiquettes et des numéros sur l'écran de votre ordinateur.

Achats de disques et les détails du produit sur les actifs dans un tableur ou une base de données

Lorsque vous achetez du matériel ou d'autres actifs, d'enregistrer l'achat et les détails du produit dans une feuille de calcul ou base de données. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez contacter le fournisseur de toutes les questions ou rapidement cadrer vos actifs pour un état financier ou de répondre à une demande d'informations sur les actifs de la banque.

Prenez le temps d'impôt un morceau de gâteau

Lorsque tout ou la plupart de vos documents sont sur l'ordinateur, la préparation des impôts est beaucoup plus facile et plus précis que le transfert de données d'un disque de copier des documents à l'ordinateur.

Avec toutes vos factures ou ordres d'achat dans un programme de logiciel de comptabilité, il suffit de lancer un rapport et -voila! -le logiciel vous donne le total des factures ou des bons de commande pour l'année. La même chose est vraie de la paie, des stocks et des actifs. Vous pouvez récupérer tout ce que vous avez systématiquement stockés sur l'ordinateur lorsque vous en avez besoin.

Fichiers de sauvegarde

Un avantage supplémentaire de l'utilisation de la technologie pour gérer vos dossiers de petites entreprises est que vous pouvez les sauvegarder - les enregistrer sur un ordinateur dans un autre endroit ou un lecteur flash, par exemple.

Pourquoi est-ce si important? L'actif de l'ordinateur le plus précieux est les données qu'il contient. Gardez une copie supplémentaire de ce que les données de sorte que vous ne faites face à la grande consternation des dossiers perdus. Vous obtenez rarement préavis que cambrioleur va voler votre ordinateur, un incendie va fondre, ou il va tout simplement mourir.


» » » » 10 touches à utiliser la technologie pour gérer les dossiers de petites entreprises