4 façons de tenir des registres financiers bien rangé dans QuickBooks 2016

La fiabilité et l'utilité de vos données QuickBooks 2016 dépend dans une grande mesure sur la façon propre et bien rangé vous gardez vos dossiers financiers. Pour aider votre personnel ou vous faire un meilleur travail à ce, envisager d'employer les quatre techniques suivantes.

Sommaire

Technique n ° 1: le rapprochement de vos comptes bancaires QuickBooks régulièrement

Lorsque vous prenez le temps de concilier un compte en banque, non seulement vous améliorez la précision de vos relevés de compte bancaires (y compris les soldes de vos comptes) - mais vous avez également contrôler indirectement un tas d'autres transactions, y compris toutes les recettes qui se jette dans un particulier compte bancaire. Et vous vérifiez les frais payés sur un compte particulier.

Donc, ligne de fond: Concilier vos comptes bancaires régulièrement.

Technique n ° 2: Mettre à jour les comptes de prêts des soldes

Si vous avez emprunté de l'argent à la banque, vous devriez vérifiez que le solde du compte. Et vous devez mettre à jour le solde du compte si elle ne correspond pas aux dossiers de fin d'année du prêteur.




Les soldes des comptes de prêt vont généralement “ mauvais ” au fil du temps parce que la répartition des versements dans leur capital et d'intérêts composants est légèrement décalé. Cette erreur commence à ajouter au fil du temps.

Vous pouvez souvent corriger les soldes des comptes de prêt en ajoutant une entrée de journal “ Corrige ” le solde du compte erronée, puis jette le débit requis ou crédit compensatoire à la catégorie de charges d'intérêt du prêt.

Technique # 3: Vérifier paiements orphelins

Les gens trouvent qu'il étonnamment facile d'entrer dans les paiements des clients, mais ne jamais appliquer les paiements à une facture. Lorsque cette erreur d'omission se produit, l'entreprise omet de revenus du compte de profits et pertes et sous-estime ses revenus et ses profits. Donc, cela est une mauvaise erreur.

Vous pouvez trouver l'un de ces paiements orphelins dans votre fichier QuickBooks en produisant un bilan de caisse. Si un équilibre de base des paiements montre une valeur négative pour les comptes débiteurs, qui indique que vous avez saisi paiements dans QuickBooks mais jamais appliqué le paiement d'une facture.

Pour corriger cette erreur (ou corriger cette erreur plusieurs fois si vous avez fait des erreurs multiples), vous devez à la page grâce à vos paiements de clients ou de produire un rapport des transactions pour un client de trouver ceux que vous avez pas appliqué.

Technique n ° 4: Passez en revue votre bilan

Vous savez où les erreurs comptables montrent souvent plus frappante? Sur votre bilan.

Pour cette raison, prendre l'habitude de produire régulièrement un bilan. Recherchez les numéros bizarres, par exemple, les fonds non déposés qui totalisent 40 000 $ (ce qui signifie QuickBooks pense que vous avez 40 grande d'argent traîner l'endroit de bureau) ou d'un solde de trésorerie qui est 11 000 $ (ce qui signifie que vous avez découvert votre compte de 11 Grand).

Vous pouvez rechercher des numéros drôles de bilan en cliquant double la valeur de bizarre dans la fenêtre de rapport, puis en regardant à travers les données de transaction qui ajoute jusqu'à une certaine valeur évidemment faux.

Un dernier point sur cette technique de contrôle d'erreur: Souvent, l'erreur qui produit une valeur folle du bilan est pas une transaction conclue de manière incorrecte, mais une transaction qui a été omis.

Si vous voulez vraiment de creuser dans le bilan nettoyage des trucs, vous pouvez bosser votre chemin à travers une liste beaucoup plus longue de tâches bilan de nettoyage sur mon blog Evergreen Small Business.


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