Création d'une estimation de l'emploi avec QuickBooks 2005

QuickBooks Pro et QuickBooks Premier ont une fonction qui est très intéressant pour les entreprises qui font un travail ou des projets pour leurs clients: les entrepreneurs, les consultants, ingénieurs, architectes, et ainsi de suite. QuickBooks Pro et QuickBooks Premier (contrairement au programme régulier de base QuickBooks) ont la capacité de faire simple projet ou le coût de revient. Cette capacité signifie que votre entreprise peut créer des estimations de projet ou de l'emploi, le suivi des coûts par projet ou d'un emploi, et les factures de projet de loi en projet ou travail.

Dans QuickBooks Pro, coût de revient commence avec une estimation. Une estimation est juste une liste des coûts estimatifs vous engagez pour quelque travail que vous allez effectuer pour certains clients.

En supposant que vous avez déjà créé un emploi et avez dit QuickBooks vous utilisez estimations, voici les étapes à suivre pour créer une estimation:

1. Obtenir le formulaire.

Choisissez clients -> Créer estimations. QuickBooks ouvre un formulaire Créer des dépenses, qui ressemble à s'y méprendre aux factures Créer un formulaire que vous avez vu si vous avez travaillé avec QuickBooks du tout.

2. Commencez à remplir les blancs.

Choisissez la clientèle approprié: Travail de la zone de liste déroulante en haut de la forme. QuickBooks Pro remplit automatiquement autant d'informations que possible - habituellement au moins le / zone Adresse Nom - sur le formulaire.

Si vous avez configuré QuickBooks Pro pour suivre des cours, la zone de liste déroulante appropriée apparaît en haut au centre de la forme. Allez-y et utilisez la boîte, le cas échéant.

Sentez-vous libre pour changer les paramètres par défaut - de la date et Estimation #, par exemple.

3. Ajouter les articles en ligne - Détails, détails, détails.

Vous remplissez les détails d'une fenêtre Créer estimations de la même manière que vous remplissez dans les détails d'une fenêtre Factures Créer.

Chaque ligne que vous souhaitez inclure dans votre estimation de l'emploi doit être décrit dans la liste des éléments. Notez que parce que vous vendez souvent du travail pour les clients et les clients utilisant, en partie, une estimation, vous aurez généralement à inclure des descriptions complètes des articles. (Certains entrepreneurs, par exemple, utilisent souvent plusieurs lignes de texte descriptif pour expliquer pleinement chaque article qui montre sur l'estimation.)

4. Ajouter toute information facultative.

Si vous le souhaitez, utiliser l'une des autres cases disponibles dans la fenêtre Créer estimations pour collecter et stocker des informations supplémentaires. Par exemple, tout comme avec la fenêtre Créer des factures, vous pouvez cliquer sur la zone de liste déroulante Message clientèle et écrire un message amical, ou vous pouvez utiliser un dans la liste déroulante.

Vous pouvez également utiliser le champ Mémo pour écrire une note à vous-même en ce qui concerne le travail si vous le souhaitez. Ou peut-être quelques notes pour le scénario que vous avez pensé de tangage dans les studios. Ce qui convient à votre fantaisie.

Si vous souhaitez inclure d'autres éléments dans la fenêtre Créer des dépenses, vous pouvez personnaliser cette fenêtre. Choisissez Personnaliser dans la zone de liste déroulante Modèle dans le coin supérieur droit de la fenêtre Créer des estimations. QuickBooks vous donne une liste de vos formulaires d'estimation. Choisissez celui que vous voulez modifier. (Vous pouvez avoir un seul formulaire de devis sur la liste si vous ne l'avez jamais créé un nouveau.) Cliquez soit sur le bouton Nouveau ou Modifier. Si vous cliquez sur Nouveau, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Personnaliser Estimation.

Avant d'imprimer cette estimation, rappelez-vous que la fenêtre Créer estimations est pas la même information qui apparaît sur l'évaluation écrite. Pour voir comment la version imprimée ressemble, cliquez sur la flèche à côté du bouton Imprimer dans la fenêtre des estimations Créer et choisissez Aperçu dans la liste déroulante. Le résultat est une image pleine page, réduite à la taille à l'écran.

Si vous n'êtes pas encore enregistré votre estimation, aller de l'avant et cliquez sur Enregistrer Nouveau ou Enregistrer Le bouton Fermer.

Pour examiner l'estimation (ou toute autre forme de QuickBooks à l'écran) de plus près, soit cliquer sur le bouton Zoom avant dans la partie supérieure de l'écran Aperçu avant impression ou déplacer le curseur de la souris sur l'image. Lorsque le curseur ressemble à une loupe avec un signe plus, cliquez sur le bouton gauche de la souris. Parce que vous pouvez voir qu'une partie de l'aperçu à la fois de cette façon, utiliser les barres de défilement en bas et à droite de la fenêtre pour déplacer les différents domaines.

Notez que la loupe dispose désormais d'un signe négatif, et le bouton Zoom avant de basculer pour rétrécir. Si vous remplissez plus d'une estimation, vous pouvez utiliser les Page Précédente et Page Suivante boutons de l'écran d'aperçu avant impression de regarder d'autres estimations. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer.

Quand vous revenez à la fenêtre des estimations Créer, cliquez sur Imprimer button- QuickBooks Pro affiche la boîte de dialogue Imprimer Estimation One. Cliquez sur Imprimer pour imprimer l'estimation sans plus tarder.

Si vous ne l'avez pas utilisé QuickBooks d'imprimer estimations avant, vous devez d'abord configurer votre imprimante pour cette tâche. Pour ce faire, sélectionnez Fichier -> Configuration de l'imprimante et sélectionnez Estimation de la zone de liste déroulante Nom du formulaire. Spécifiez ensuite les paramètres de l'imprimante que vous souhaitez pour les estimations d'impression. (Ce processus fonctionne de la même façon qu'elle le fait pour l'impression d'autres formes, comme des factures.) Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. La boîte de dialogue pour un Estimation d'impression que QuickBooks affiche après vous cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Créer des estimations fonctionne aussi de la même manière que la boîte de dialogue Une facture d'impression ne.