Création d'un ordre d'achat dans QuickBooks

Un bon de commande sert un but simple: Il raconte un vendeur que vous voulez acheter un certain article. En fait, un bon de commande est un contrat d'achat.

Beaucoup de petites entreprises de ne pas utiliser les bons de commande. Mais quand ils grandissent à une certaine taille, de nombreuses entreprises décident de les utiliser parce que les ordres d'achat deviennent des enregistrements permanents d'articles que vous avez commandés. Qui plus est, en utilisant les bons de commande formalise souvent le processus d'achat d'une société. Par exemple, vous pouvez décider que personne dans votre entreprise peut acheter quelque chose qui coûte plus de 100 $ à moins d'obtenir un ordre d'achat. Si seulement vous pouvez donner des ordres d'achat, vous avez effectivement contrôlé activités d'achat grâce à cette procédure.

Pour utiliser QuickBooks pour créer des bons de commande, procédez comme suit:

1. Dites QuickBooks que vous souhaitez créer un ordre d'achat en choisissant les fournisseurs -> Créer des commandes d'achat.

QuickBooks affiche la fenêtre Créer des commandes d'achat.

Notez que si le menu fournisseurs ne fournit pas une commande Créer des commandes d'achat, QuickBooks ne sait pas ce que vous voulez créer des commandes d'achat.

2. Utilisez la zone de liste déroulante menu fournisseurs pour identifier le vendeur à qui vous voulez acheter l'article.

La zone de liste déroulante vendeur répertorie chacun des fournisseurs dans votre liste de fournisseurs.

3. (Facultatif) Classer l'achat en utilisant la zone de liste déroulante Classe.

4. (Facultatif) fournir un navire en différents pour aborder dans le navire déroulante zone de liste.

The Ship Pour déroulante zone de liste affiche une liste de tous vos clients, fournisseurs et employés. Vous sélectionnez le navire pour répondre en sélectionnant l'un de ces autres noms. Après avoir sélectionné une entrée dans le navire à la liste, QuickBooks remplit le transporter à l'adresse boîte avec les informations appropriées.

La fenêtre Créer Bons de commande fournit une norme et, espérons-le, des boutons et des boîtes familières: Précédent, Suivant, Imprimer, trouver, Orthographe, Histoire, et le modèle.

5. Confirmez la date de commande.

Initialement, QuickBooks met la date actuelle du système dans la zone de date. Vous devriez, cependant, confirmer que la date à laquelle entre QuickBooks que la date du bon de commande est correcte. Ceci est la date du contrat. Souvent, la date fixe les conditions contractuelles - comme le nombre de jours que l'élément doit être expédié.

6. Confirmez le numéro de commande.

Le numéro de commande, ou P.O. Numéro, identifie de manière unique le document de commande d'achat. QuickBooks commandes numéros séquentiellement d'achat pour vous et met le numéro suivant dans la PO Aucune boîte. L'hypothèse que QuickBooks fait sur le numéro de commande droit est généralement correcte, mais si il est pas correct, entrez le numéro de remplacement.

7. Confirmer que le fournisseur et le navire à l'information.

Le bloc du vendeur et le navire Pour bloquer identifier le revendeur auprès duquel vous achetez le produit et le navire d'adresse à laquelle vous souhaitez le vendeur d'envoyer l'expédition. Cette information doit être correcte si votre liste de fournisseurs est à jour et que vous avez correctement utilisé le navire déroulante zone de liste pour identifier, si nécessaire, un navire de remplacement pour traiter. Néanmoins, confirmer que les informations figurant dans ces deux blocs d'adresses est correcte. Si l'information est incorrecte, bien sûr, le réparer. Vous pouvez modifier les informations de bloc d'adresse en sélectionnant l'information incorrecte et puis retaper ce que devrait être représenté.

8. Décrivez chaque article que vous souhaitez commander.

Vous utilisez les colonnes de la fenêtre Créer des commandes d'achat de décrire en détail chaque élément que vous souhaitez commander dans le cadre de l'achat. Chaque élément va sur sa propre ligne. Pour décrire un élément que vous voulez acheter auprès du vendeur, vous fournissez les bits d'information suivants:

# 8226- Objet: La colonne d'objet vous permet d'enregistrer le numéro unique d'élément pour l'élément que vous voulez acheter. Rappelez-vous que les articles doivent être entrés, ou décrit, dans la liste des éléments. La principale chose que vous devez savoir sur la liste de l'article est que tout ce que vous voulez montrer sur la facture - ou, d'ailleurs, sur un ordre d'achat - doit être décrit dans le fichier de l'article.

# 8226- Description: La colonne Description indique la description de l'élément que vous sélectionnez. Vous pouvez également modifier le champ Description de sorte qu'il est logique de clients ou fournisseurs.

# 8226- Quantité: La colonne Quantité vous permet d'identifier la quantité de l'élément que vous voulez. Vous entrez le nombre d'articles que vous voulez dans ce domaine, évidemment.

# 8226- Taux: La colonne Taux vous permet d'entrer le prix unitaire ou le taux unitaire pour l'article. Notez que QuickBooks utilise des étiquettes différentes pour cette colonne selon le type d'entreprise que vous avez mis en place.

# 8226- Client: La colonne Client vous permet d'identifier le client pour qui le produit est acheté.

# 8226- Montant: La colonne Montant affiche le total dépensé pour l'article. QuickBooks calculera le montant pour vous en multipliant la quantité par le taux (ou prix). Vous pouvez également modifier le montant de la colonne. Dans ce cas, QuickBooks ajuste le taux (ou prix) afin que des temps de quantité taux est toujours égale à la quantité.

Vous devez entrer une description de chaque élément qui devrait être inclus sur le bon de commande. Cela signifie, par exemple, que si vous voulez commander six éléments d'un fournisseur, votre ordre d'achat devrait comprendre six lignes d'informations.

9. Imprimer le bon de commande.

Vous voudrez imprimer le bon de commande. Le but de l'enregistrement d'un ordre d'achat dans QuickBooks est de créer un dossier officiel d'un achat. Vous aurez presque toujours envie de transmettre cette commande d'achat au fournisseur. L'ordre d'achat raconte le vendeur exactement ce que vous voulez acheter et le prix que vous êtes prêt à payer. Pour imprimer la commande d'achat, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer les bons de commande plus tard dans un par lots de le faire, sauver tous les ordres d'achat que vous souhaitez créer, puis choisissez la commande Fichier -> Imprimer formes -> commande Commandes.

10. Enregistrez le bon de commande.

Pour enregistrer votre bon de commande, cliquez sur Enregistrer Fermer bouton ou la Save Nouveau bouton. Si vous cliquez sur Enregistrer Nouveau bouton, QuickBooks enregistre ce bon de commande et réaffiche une version vide de la fenêtre Créer des commandes d'achat de sorte que vous pouvez enregistrer un autre ordre d'achat.