Comment faire un quickbooks 2,014 copie de fichier de données

QuickBooks 2014 rend plus facile pour les comptables de travailler avec des fichiers de données client. Considérons ce scénario: Vous avez un client qui a besoin d'aide de finition de la période comptable de l'année.

Vous avez deux choix. D'abord, vous pouvez conduire vers sa boutique, se probablement coincé dans le trafic le long du chemin, et vous vous retrouvez demandez si vous pouvez facturer le client 150 $ pour votre temps de Voyage. Deuxièmement, vous pouvez avoir le client utilise la fonctionnalité du comptable Copie de QuickBooks de vous envoyer une copie du fichier de données QuickBooks.

Vous pouvez consulter la copie du comptable, le fichier de données, faire tous les correctifs ou changements sont appropriés, puis envoyer les modifications à apporter au client. Le client peut facilement importer ces modifications dans son fichier de QuickBooks et partez sur son petit bonhomme de chemin. Très soigné, non?

Votre client crée la copie du comptable du fichier de données QuickBooks en utilisant sa version de QuickBooks et le vrai fichier de données, et ensuite, soit crée un fichier que l'il ou elle vous envoie (comme par la poste ou par e-mail) ou Intuit, le fabricant de QuickBooks, vous envoie. Heureusement, le processus est très simple de toute façon.

Voici ce que votre client a besoin de faire si le client prendra soin d'envoyer le fichier à vous:

1. Choisissez Copier-client-Activités Enregistrer la commande Fichier du fichier-comptable.

   

   QuickBooks affiche un message demandant au client si il veut

2. La copie d'un comptable du fichier

3. Une copie portable ou de sauvegarde du fichier







Vous pouvez également créer la copie d'un comptable en choisissant Fichier-Créer une copie, puis en cliquant sur le bouton Copier de la comptable.

Un fichier portable est un véritable copie de phase de fichier de données QuickBooks qui a été légèrement chiffonné dans la taille de sorte qu'il est plus facile de se déplacer (comme par e-mailing le fichier en pièce jointe). Un fichier de sauvegarde est une deuxième copie du fichier que vous créez QuickBooks (habituellement) de sorte que vous aurez une copie du fichier en cas quelque chose de mauvais arrive à le fichier original de données QuickBooks.

4. Choisir un comptable Copier, puis cliquez sur Suivant pour continuer.

5. Indiquez une date de démarcation.

   Quand un client clique sur le bouton Suivant pour continuer avec la création de la copie d'un comptable, QuickBooks lui demande la date de séparation. Transactions tombent avant cette date peuvent être modifiés qu'à l'intérieur de la copie de l'expert-comptable. Transactions relevant après cette date peuvent être édités à l'intérieur à la fois une copie de l'expert-comptable et de la copie du client.

6. Cliquez sur Suivant pour continuer.

   Un autre message apparaît, indiquant au client que QuickBooks doit fermer toutes les fenêtres pour créer la copie d'un comptable. QuickBooks peut également dire au client d'insérer un disque.

7. Cliquez sur OK, et insérez le disque (si nécessaire).

   QuickBooks affiche une boîte de dialogue Copie de Save comptable mis à jour.

   

8. Nommez la copie du comptable.

   Utilisez la boîte de nom de fichier de la boîte de dialogue Copie de la Save comptable de nommer la copie du comptable du fichier de données QuickBooks. Si nécessaire, le client peut également utiliser la liste déroulante Enregistrer dans pour spécifier où la copie du comptable du fichier de données QuickBooks devrait être sauvé.

   Le client a besoin de se rappeler où la copie du comptable du fichier est enregistré. Ce fichier est donné à l'expert-comptable - par e-mail ou par la poste, ou sur un disque - afin qu'il puisse l'utiliser.

9. Créez le fichier.

   Après les noms de client la copie du comptable du fichier de données et indique, le cas échéant, où la copie du comptable doit être sauvé, le client clique sur Enregistrer. QuickBooks sauve la copie d'un comptable du fichier de données QuickBooks.

   Ensuite, ce fichier de données est transmis au comptable par le client. En d'autres termes, le client doit faire par la poste ou par e-mail le fichier.

   Votre fournisseur e-mail peut limiter la taille des pièces jointes (y compris les fichiers QuickBooks) que vous pouvez envoyer par e-mail. Si la taille chose fautes vous, vous pouvez télécharger le fichier QuickBooks d'Intuit le site en choisissant Copier-Client de File-Comptable Activités Envoyer à-comptable. Intuit envoie le comptable un message avec un lien cliquable qu'elle peut utiliser pour récupérer le fichier.

   Copies Comptable utilisent trois types de fichiers. Le fichier comptable de transfert (avec l'extension de fichier .qbx) est ce que un client crée et donne à l'expert-comptable. Le comptable réelle Copy (avec l'extension de fichier de .qba) est ce que l'expert-comptable travaille avec après qu'il ou elle ouvre le fichier de transfert comptable. Enfin, il ya le fichier comptable Export (avec l'extension de fichier .qby), qui détient les changements qui vont vers le client.

De toute évidence, il ne peut pas réellement être votre client qui prend ces étapes- vous pourriez avoir à faire le sale boulot. Dans les deux cas, cependant, voilà comment le processus fonctionne. Notez, cependant, que les véritables économies de temps pour le comptable et les économies de coûts pour le client se produisent lorsque vous pouvez obtenir le client à choisir la commande et de travailler avec la boîte de dialogue.

Ensuite, vous pouvez recharger de temps facturable pour réellement travailler avec des données QuickBooks plutôt que pour violon faddling avec le fichier.