Garder vos données QuickBooks 2014 confidentielle

Données comptables est souvent des informations confidentielles. Vos données QuickBooks montre combien d'argent vous avez dans la banque, ce que vous devez créanciers, et combien (ou si peu!) Profits de votre entreprise produit. Parce que cette information est privée, votre première préoccupation dans l'administration d'un système de comptabilité QuickBooks est de garder vos données confidentielles.

Vous avez deux méthodes complémentaires pour garder vos données confidentielles QuickBooks. La première méthode pour maintenir la confidentialité repose sur les fonctions de sécurité intégrées dans Microsoft Windows. L'autre méthode repose sur les fonctionnalités de sécurité de QuickBooks.

Utilisation de la sécurité de Windows

Vous pouvez utiliser la sécurité fournie par Microsoft Windows 7 ou 8, Windows Vista ou Windows XP pour restreindre l'accès à un fichier - soit un fichier de programme ou un fichier de données - à des utilisateurs spécifiques. Cela signifie que vous pouvez utiliser la sécurité au niveau Windows de dire qui peut et ne peut pas utiliser le programme QuickBooks ou accéder au fichier de données QuickBooks.

Si vous êtes déjà employant la sécurité au niveau de Windows, vous (ou quelqu'un dans votre bureau) savez comment utiliser cet outil pour empêcher l'accès non autorisé à (ou l'utilisation) de fichiers programme et les fichiers de données. Pour utiliser la sécurité au niveau de Windows pour QuickBooks, vous pouvez simplement appliquer vos connaissances générales existant pour le fichier de programme QuickBooks ou le fichier de données QuickBooks.

Si vous n'êtes pas déjà utilisez la sécurité au niveau de Windows, vous ne devez pas aller à la peine d'apprendre le système de sécurité complexe de Windows. Vous pouvez utiliser la sécurité QuickBooks simple.

Utilisation de la sécurité QuickBooks

Vous pouvez protéger la confidentialité de vos données QuickBooks en attribuant un mot de passe dans un fichier de données de l'entreprise QuickBooks. Vous pouvez le faire pendant le processus d'installation QuickBooks.

Vous pouvez également mettre en place un mot de passe en choisissant les utilisateurs et de l'entreprise-Set Up mots de passe permet de modifier votre commande Mot de passe. Lorsque vous choisissez cette commande, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Changer le mot de QuickBooks.

Pour configurer un mot de passe, il suffit d'entrer le même mot de passe dans la zone de texte Nouveau mot de passe et la zone de texte Confirmer le mot de Nouvelle. Notez que votre mot de passe est associé avec le nom d'utilisateur admin (qui signifie pour l'administrateur).

Si vous ne l'avez pas encore mis en place un mot de passe, vous ne disposez pas d'un ancien mot de passe, de sorte que vous ne verrez pas une vieille boîte de texte Mot de passe. Si vous travaillez avec un mot de passe administrateur, vous devez également fournir une question de défi et réponse. (Cela vous permettra de récupérer votre accès à votre dossier QuickBooks si vous oubliez le mot de passe de l'administrateur.)

Évidemment, vous voulez définir votre mot de passe afin que personne (même pas un ordinateur) peut éventuellement deviner. Cela signifie que votre mot de passe ne doit pas être un mot dans un dictionnaire. Votre mot de passe doit également ne pas être un numéro. Et votre mot de passe doit surtout pas être un mot, une phrase, ou le nom que certains co-travailleur peut facilement deviner.

Les meilleurs mots de passe (d'un point de vue de la sécurité) sont des combinaisons absurdes de lettres et de chiffres, comme f34t5s ou s3df43x2.

Après avoir défini votre mot de passe, vous devez le changer périodiquement. Pour changer votre mot de passe, vous pouvez également choisir les utilisateurs de l'entreprise-Set Up et mots de passe permet de modifier votre commande Mot de passe. QuickBooks affiche à nouveau la boîte de dialogue Changer le mot de QuickBooks.

Cette fois, vous devez entrer votre ancien mot de passe dans la zone de texte Changer mot de passe. Ensuite, vous devez entrer votre nouveau mot de passe à la fois dans la zone de texte Nouveau mot de passe et la zone de texte Confirmer le mot de Nouvelle.

QuickBooks requiert un nom d'utilisateur et mot de passe avant il va ouvrir le fichier de données de l'entreprise. Par exemple, si vous affectez un mot de passe pour le fichier de données de votre entreprise, chaque fois que QuickBooks démarre, il affiche la boîte de dialogue Connexion QuickBooks, où vous entrez votre nom d'utilisateur et mot de passe, puis cliquez sur OK. QuickBooks ouvre le fichier de données. Si vous ne pouvez pas fournir le mot de passe, QuickBooks ne pas ouvrir le fichier de données.