QuickBooks 2013 Pro et le Premier ministre dans un environnement multi-utilisateur

QuickBooks Pro et le Premier ministre 2,013 vous permettent de configurer plusieurs mots de passe pour le fichier de données QuickBooks. Ce qui est vraiment bien à ce sujet est que vous pouvez dire QuickBooks pour permettre à certains utilisateurs et mots de passe de le faire seulement certaines choses.

Le propriétaire d'une entreprise, par exemple, peut avoir un mot de passe qui lui permet de faire quelque chose. Mais un nouveau greffier comptable, par exemple, peut avoir un mot de passe qui lui permet seulement d'enregistrer les factures dans le système.

Pour définir des utilisateurs et des mots de passe supplémentaires dans QuickBooks Pro et QuickBooks Premier 2013 éditions, suivez ces étapes:

1. Choisissez les utilisateurs et mots de passe-Set Up Société-Set Up commandent utilisateurs.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Liste de l'utilisateur. La boîte de dialogue Utilisateurs et rôles identifie les utilisateurs pour qui l'accès QuickBooks a été mis en place et les rôles QuickBooks peut remplir lors de l'utilisation de QuickBooks. La liste des utilisateurs, sur l'onglet Liste de l'utilisateur de la boîte de dialogue, identifie également qui est actuellement connecté au système.

2. Parlez QuickBooks que vous souhaitez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur.

   QuickBooks affiche le premier Set Up Mot de passe de l'utilisateur et boîte de dialogue Access.

3. Identifier l'utilisateur et fournir un mot de passe.

   
   
   
   
   

   Donnez à chaque utilisateur pour lequel vous configurez un mot de passe d'un nom d'utilisateur. Vous faites cela en entrant un nom court - peut-être le prénom de l'utilisateur - dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur à la fois dans la zone de texte Mot de passe et la zone de texte Confirmer le mot de passe.

4. Identifier le rôle (s) de l'utilisateur.

   Utilisez la boîte de liste de rôles disponibles pour sélectionner les rôles (ou tâches) L'utilisateur remplit. Puis ajouter le rôle sélectionné à la liste de l'utilisateur des rôles assignés en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour déplacer un rôle d'un utilisateur, sélectionnez le rôle de la zone de liste Rôles assignés, puis cliquez sur Supprimer.

   La boîte de description au bas de la boîte de dialogue Nouvelle utilisateur décrit le rôle plus en détail, y compris le type d'utilisateur de QuickBooks qui pourraient généralement être attribué le rôle sélectionné.

5. (Facultatif) Modifiez les rôles que nécessaire.

   Vous pouvez affiner les rôles que vous, avec l'aide de QuickBooks, affectez. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Rôles sur la boîte utilisateurs et des rôles de dialogue, cliquez sur le rôle que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier le rôle, sélectionnez une activité de comptabilité ou de la zone dans la liste Zone et Activités et ensuite utiliser les boutons d'accès aux zones de niveau de spécifier ce qu'un utilisateur avec le rôle sélectionné peut faire.

   Vous pouvez indiquer que l'utilisateur ne devrait pas avoir accès en sélectionnant le bouton radio Aucun. Vous pouvez indiquer que l'utilisateur doit avoir un accès complet en sélectionnant le bouton radio complet. Si l'utilisateur doit avoir un accès partiel, vous sélectionnez le bouton partielle puis cochez ou décochez le cas échéant le créer, modifier, supprimer, imprimer, et les boîtes de voir le solde. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et revenir à la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles.

   Vous pouvez voir ce que l'accès a un rôle d'abord en sélectionnant l'une des entrées de la liste zone et activités. QuickBooks utilise la zone Niveau d'accès des boutons et des boîtes pour afficher les réglages actuels pour le rôle.

6. (Facultatif) Donnez vos autorisations utilisateur.

   Après avoir configuré un utilisateur, vous devriez (juste faire attention) examiner les autorisations que vous avez donné à l'utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste de l'utilisateur de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations.

   Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Afficher les autorisations (non représenté), sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton d'affichage pour voir la fenêtre Voir Autorisations, qui affiche une liste très détaillée de ce que l'utilisateur peut et ne peut pas faire.

7. (Facultatif) Révisez vos modifications de rôle.

   Si vous apportez des modifications aux autorisations d'un rôle, vous voulez probablement aussi d'examiner ces changements. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste de Rôle de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez le rôle, et cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la boîte de dialogue Afficher les autorisations qui répertorie les rôles que vous et QuickBooks avez mis en place.

   Sélectionnez le rôle que vous voulez revoir, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la fenêtre des autorisations d'affichage avec une liste détaillée de ce que quelqu'un avec le rôle que peut et ne peut pas faire.

8. Après avoir terminé avec l'examen des autorisations des utilisateurs et rôles, cliquez sur Fermer pour fermer toutes les fenêtres ouvertes, puis cliquez sur le bouton Fermer ou sur Annuler pour fermer toutes les boîtes de dialogue ouvertes.

   De ce point en avant, le nouvel utilisateur peut utiliser QuickBooks- cependant, ses droits sont limités à ce que vous avez spécifié.

Comptables veulent souvent voir les droits que les utilisateurs particuliers ont. Cela est particulièrement vrai si vous êtes vérifiés par votre CPA dans le cadre de fermetures annuelles. (Vous pouvez être vérifiés si la banque veut des états financiers vérifiés, par exemple.) La fenêtre Afficher les autorisations de QuickBooks est un moyen habile pour voir cette information en ligne, et si vous voulez imprimer une copie des informations d'autorisations, tout ce que vous devez faire est de cliquez sur le bouton Imprimer de la fenêtre.