Convertir Word ou Excel fichiers au format PDF

Adobe Acrobat Creative Suite 5 inclut des outils qui font qu'il est facile de convertir des fichiers Microsoft Word et Excel au format PDF. Lorsque vous installez Acrobat sur votre ordinateur, il recherche les programmes Microsoft Office. Si Acrobat localise Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, il installe un add-in - le PDF Maker - à ces programmes qui permet de convertir des documents Microsoft Office au format PDF en un seul clic.

Bien que Microsoft Word et Excel sont des normes répandues sur de nombreux ordinateurs de l'entreprise, ils ne sont pas toujours le meilleur choix pour la distribution de documents.

Mise en forme de documents Microsoft Word et les feuilles de calcul Excel modifie en fonction des polices disponibles sur l'ordinateur des utilisateurs ou même l'imprimante avec laquelle ils impriment, alors que les fichiers PDF peuvent conserver le fichier à la recherche constante sur différents types d'ordinateurs.

En outre, Microsoft Word et fichiers Excel peuvent être facilement éditées, et les utilisateurs peuvent également copier et extraire des informations à partir de ces fichiers avec quelques limitations, alors que les fichiers PDF sont plus difficiles à copier, et ils peuvent être fixés avec des options de sécurité robustes.

Conversion d'un fichier Word ou Excel dans un fichier PDF surmonte ces limites et est assez simple. Choisissez entre deux méthodes:

• De l'intérieur de Microsoft Word ou Excel, assurez-vous que le document que vous voulez convertir un fichier PDF est ouvert, puis cliquez sur le bouton Créer un fichier PDF dans la barre d'outils principale pour convertir le document.

• Avec Office 2003 ou plus tôt, choisissez Adobe PDF-Convert au format Adobe PDF.

Peu importe la méthode que vous choisissez, vous devez spécifier l'emplacement du fichier PDF qui est créé et le nom du fichier, sauf si vous avez modifié les préférences PDF Maker.

Dans Office 2007, cliquez sur le bouton Préférences dans l'onglet Acrobat, ou avec les versions antérieures d'Office, choisissez Paramètres de conversion Acrobat-Changer. Dans la boîte de dialogue Adobe PDF Maker, désélectionner l'invite pour l'option Nom du fichier PDF de sorte que les fichiers PDF sont générés en une seule étape, sans entrer le nom du fichier PDF.

Vous pouvez ajouter des fonctionnalités dans les documents PDF, vous créez. Cliquez sur l'onglet Préférences si vous travaillez dans Office 2007 ou choisissez Paramètres de conversion Acrobat changement dans les versions antérieures d'Office. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vérifiez les paramètres suivants:

• Joindre un fichier Source: Provoque le document original du Bureau pour devenir intégré dans le fichier PDF en pièce jointe. Lorsque le fichier PDF est distribué, le fichier source d'origine est inclus dans le fichier PDF.

• Créer des Signets: Ajoute signets interactives qui rendent la navigation dans le fichier PDF facile. Les signets sont ajoutés en fonction des styles Microsoft Word, tels que le texte qui est de style comme la rubrique 1. Les signets apparaissent dans le panneau des signets lors de la visualisation du PDF.

• Ajouter des liens: Convertit automatiquement les liens Word, telles que les adresses Web, en liens PDF que vous pouvez utiliser lors de l'affichage du fichier dans Acrobat ou Adobe Reader. Dans la boîte de dialogue des préférences Maker PDF, cliquez sur l'onglet Word pour accéder aux options de liaison supplémentaires qui peuvent être intégrés dans les fichiers PDF créés à partir de Word.