Archivage des dossiers sur les perspectives

Dans certains cas, Outlook met messages électroniques, tâches, et rendez-vous plus de six mois dans le dossier Archive - un dossier spécial pour les articles qui sont Perspectives pense tenue rassis ou ne vaut pas. Outlook appelle l'envoi de ces éléments dans le dossier Archives AutoArchiving. Articles que les archives Outlook ne sont pas perdus pour toujours, cependant. Vous pouvez les visiter en ouvrant le dossier d'archivage et de ses sous-dossiers sur la liste des dossiers. Outlook crée le dossier d'archivage et de ses sous-dossiers automatiquement la première fois que vous archivez des éléments.

Vous obtenez de décider comment et quand Perspectives archives articles. Pour archiver des éléments, vous établissez un ensemble de règles d'archivage par défaut qui applique à tous les dossiers, et si un dossier a besoin d'attention individuelle (qui signifie que vous ne voulez pas qu'il soit soumis à des règles d'archivage par défaut), vous pouvez établir des règles spéciales pour que dossier. Chaque dossier peut avoir son propre ensemble de règles d'archivage ou être soumis à des règles par défaut.

Pour dire Perspectives comment archiver les vieux trucs, commencez par afficher une boîte de dialogue d'archivage automatique:

• Établir des règles d'archivage par défaut: Choisissez Outils -> Options et, dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez l'onglet Autre. La cliquez sur le bouton d'archivage automatique.

• Établir des règles pour un dossier spécifique: Soit à droite; cliquez sur le dossier et choisissez Propriétés ou afficher le dossier et choisissez Fichier -> Dossier -> Propriétés pour Nom du dossier. Puis, dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez l'onglet archivage automatique. (Parce que pas de date est reliée à des éléments dans le dossier Contacts, vous pouvez les noms et adresses ne archivage automatique.)

Négocier ces options pour établir des règles d'archivage par défaut:

• Exécutez Archiver automatiquement tous: Entrez un numéro de dire combien de fois Perspectives à des éléments d'archives.

• Demander avant Runs Archive: Si vous sélectionnez cette case, vous voyez une boîte de message avant le début de l'archivage, et vous pouvez refuser d'archive si vous voulez en sélectionnant Non dans la boîte de message.

• Supprimer les éléments arrivés (les dossiers de messagerie seulement): Activez cette case à cocher pour supprimer tous les messages électroniques lorsque le délai expire.

• Archiver ou supprimer les anciens éléments: Désélectionner cette option si vous ne voulez pas archiver des éléments.

• Afficher les archives dossier dans la liste des dossiers: Sélectionnez cette option si vous voulez garder le dossier archive dans la liste des dossiers. Ce dossier contient les éléments archivés.

• Effacer les éléments Older Than: Choisissez une période de temps de coupure après lequel archiver les articles.

• Déplacer les anciens éléments vers: Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous voulez stocker le fichier archive dans un certain endroit.

• Supprimer définitivement les anciens éléments: Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, pas d'archives, objets anciens.

Choisissez parmi ces options d'établir des règles d'archivage pour un dossier spécifique:

• Articles font pas archiver dans ce dossier: Sélectionnez cette option si les éléments du dossier ne valent pas l'archivage.

• Articles archive dans ce dossier en utilisant les paramètres par défaut: Sélectionnez cette option pour remettre aux règles d'archivage par défaut pour le dossier.

• Archiver ce dossier en utilisant ces paramètres: Choisissez cette option pour établir des règles d'archivage pour le dossier.

• Effacer les éléments Older Than: Choisissez une période de temps de coupure après lequel archiver les éléments dans le dossier.

• Déplacer les anciens éléments vers: Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous souhaitez stocker les éléments archivés dans un emplacement spécifique.

• Supprimer définitivement les anciens éléments: Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, pas d'archives, élément dans ce dossier.

Périodiquement compact le fichier dans lequel vous stockez des données Outlook pour réduire le fichier et obtenir plus de place sur votre disque dur. Pour compacter le fichier de données Outlook, procédez comme suit:

1. Choisissez Fichier -> Gestion des fichiers de données.

2. Sélectionnez Dossiers personnels dans la boîte de dialogue Fichiers de données Outlook.

3. Cliquez sur le bouton Paramètres.

Une boîte de dialogue apparaît dossiers personnels.

4. Sélectionnez le bouton Compact maintenant.

Compactage d'un fichier Outlook peut prendre du temps si le fichier est bourré de données.