Mettre à jour automatiquement votre journal dans Outlook 2000

Stardate 2001: à Star Trek, le capitaine du vaisseau Entreprise rend fidèlement entrées quotidiennes dans le journal du capitaine. L'information sur les enregistrements du capitaine sur les planètes l'équipage a explorés, les étrangers ils ont lutté, et les phénomènes bizarres qu'ils ont observé dans l'espace profond, où personne ne nous a précédés!

Maintenant c'est ton tour. Tout comme le capitaine de la Enterprise, vous pouvez enregistrer vos interactions quotidiennes avec des êtres étranges dans des environnements bizarres dans des circonstances stressantes, même si les êtres étranges sont tous dans votre propre bureau. Le Journal Outlook est le journal du capitaine.

Sans aucun doute, les muckity-mucks élevés de la galaxie utilisent le journal du capitaine des choses terriblement importantes, mais votre Journal vous sert plus directement. Parfois, quand vous avez besoin de trouver un document ou d'un dossier d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous appelez le document ou où vous avez enregistré, mais vous ne vous souvenez quand vous avez créé ou reçu l'article. Dans ce cas, vous pouvez aller à la Revue et vérifier la date lorsque vous souvenez traitant de la question et de trouver ce que vous devez savoir.

Pour obtenir un bon usage du Journal, vous avez besoin de l'utiliser, cependant. Vous pouvez configurer Outlook pour faire des entrées de journal pour presque tout que vous faites, ou vous pouvez fermer la Journal of entièrement et ne font aucune des entrées. Si vous mettez rien dans le Journal, vous obtiendrez rien.

Quelle est la meilleure façon de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Le Journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans toute application Office 2000. Le Journal a également suivi automatique des e-mails, les demandes de réunion et les réponses, et les demandes de tâche et les réponses. Dans l'avenir, les programmes autres que la suite Microsoft Office peuvent avoir la capacité de faire des entrées dans le Journal, mais en ce moment, cette fonctionnalité est limitée à des programmes Office 2000.

Il ya un hic: Vous devez dire Outlook que vous voulez enregistrement Journal automatique est activée. Heureusement, si vous ne l'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du Journal, Outlook 2000 vous demande si vous voulez activer la fonction chaque fois que vous cliquez sur l'icône Journal.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du Journal, suivez ces étapes:

1. Choisissez Outils -> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Options du journal.

La boîte de dialogue Options du journal apparaît (voir figure 1) avec des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement et les noms de toutes les personnes pour qui vous pouvez automatiquement enregistrer les transactions, telles que l'e-mail.

Figure 1: La boîte de dialogue Options du journal.

3. Cliquez pour placer une coche dans la case à cocher pour les articles et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts dont vous souhaitez des informations enregistrées.

La liste des personnes dans la zone de ces contacts est la même que la liste des personnes dans votre liste de contacts. Vous pouvez créer manuellement des entrées de journal pour les personnes qui ne sont pas dans votre liste de contacts.

Lorsque vous ajoutez des noms à votre liste de contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définies pour l'enregistrement automatique dans le Journal. Vous devez, soit vérifier le nom dans la boîte de dialogue Options du journal ou d'ouvrir l'enregistrement de contact, cliquez sur l'onglet Journal, et vérifiez enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le Journal enregistre automatiquement ces éléments et fichiers que vous avez sélectionnée pour les contacts que vous avez cités.