Reléguant vos reliques à l'archivage dans Outlook 2003

Il ne faut pas longtemps pour accumuler plus de messages e-mail que vous pouvez traiter. Certaines personnes ne supprimer des messages comme ils les lisent. D'autres tiennent à d'anciens messages à des fins de référence.

Le problème est, Outlook ralentit lorsque vous stockez beaucoup de messages e-mail. Par ailleurs, une énorme collection de messages est lourd à gérer. Aussi, si vous êtes sur un système d'e-mail d'entreprise, vos administrateurs système peuvent ne pas vous permettre de stocker plus d'une certaine quantité d'e-mail car il obstrue le système.

L'archivage est une fonctionnalité intégrée à droite dans Outlook pour vous aider à stocker les messages et autres éléments Outlook vous ne devez regarder en ce moment, mais vous avez encore peut-être envie de se référer à l'avenir. Si vous utilisez Outlook sur un réseau d'échange au travail, d'archivage, il est facile pour vous d'obtenir avec vos administrateurs système en dégraissant le nombre de messages que vous stockez dans le système e-mail.

Même si vous ne voulez pas utiliser la fonction d'archivage en ce moment, vous voudrez peut-être de comprendre comment cela fonctionne. Perspectives parfois archives Articles automatiquement - ce qui peut sembler à vous comme si vos éléments Outlook sont en train de disparaître.

Si la fonctionnalité d'archivage automatique semble effrayant et compliqué pour vous, essayez de ne pas vous inquiéter. Microsoft peut ne pas avoir fait de la fonctionnalité d'archivage aisément déchiffrables. Lorsque vous obtenez le coup de lui, cependant, AutoArchiving pourrait devenir intéressant pour vous.

Bien que les messages e-mail sont ce que les gens archiver le plus souvent, tous les éléments Outlook peuvent être envoyés à l'archive - rendez-vous, tâches, tout. Les gens ne sont généralement pas les contacts archives et les notes, mais vous pouvez même archiver ceux si vous voulez.

Mise en place de l'archivage automatique

Vous n'êtes pas obligé de faire quelque chose pour rendre Perspectives archiver votre articles- le programme est configuré pour archiver automatiquement les éléments. Si vous voulez voir comment Outlook est configuré pour archiver vos vieux objets, ou de changer la façon dont Outlook ne le travail, procédez comme suit:

1. Choisissez Outils -> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur l'onglet Autre.

La page Autres options apparaît.

3. Cliquez sur le bouton d'archivage automatique.

La boîte de dialogue correspondante apparaît.

Ne pas aller irruption à travers la boîte de dialogue d'archivage automatique de changer les choses bon gré mal gré - du moins pas jusqu'à ce que vous regardez pour voir ce qui a déjà mis en place. Quatre bouchées importants que la boîte de dialogue d'archivage automatique vous indique normalement sont les suivantes:

• Combien de fois les archives d'Outlook articles

• Comment éléments ancienne à être pour Outlook pour les envoyer à l'archive

• Le nom et l'emplacement du fichier d'archive

• Si la fonctionnalité d'archivage automatique est activée

Lorsque vous installez Outlook, le programme automatiquement les anciennes archives articles tous les 14 jours, l'envoi d'articles plus de 6 mois dans le fichier de l'archive répertorié dans la boîte de dialogue d'archivage automatique. Pour la plupart des gens, ces paramètres sont très bien. Certaines personnes préfèrent éteindre la fonctionnalité d'archivage automatique et de lancer le processus Archive manuellement. Vous pouvez désactiver le processus d'archivage automatique en cliquant sur la case à cocher "Exécuter l'archivage automatique tous les 14 jours» en haut de la boîte de dialogue d'archivage automatique.

Activer le processus manuellement Archives

Vous pouvez archiver les messages tout moment vous voulez en choisissant Fichier -> Archive dans le menu Outlook et en suivant les instructions. L'avantage de l'exécution du processus Archive manuellement est que vous obtenez un peu mieux le contrôle de la Process- vous pouvez donner Perspectives une date limite pour les articles d'archivage, dit le premier de l'année. Vous pouvez aussi dire Perspectives dossiers à archiver et où envoyer les éléments archivés. Vous pouvez même archiver différents dossiers Outlook à différents fichiers d'archive. L'inconvénient de tout ce contrôle est qu'il est possible de faire une erreur innocente et envoyer les éléments archivés à un endroit où vous ne pouvez pas retrouver facilement. Essayez de ne pas modifier le nom ou l'emplacement des fichiers auxquels vos éléments archivés sont envoyés, car il est étonnamment facile de perdre la trace de ce qui se passait, où, et Outlook ne fournit pas beaucoup d'aide à garder la trace des fichiers archivés.

Trouver et voir des éléments archivés

Parfois, l'archivage automatique semble comme par magie. Articles plus anciens sont mystérieusement déposé distance sans aucune action de votre part. Est pas si facile? Sure - jusqu'à ce que vous avez soudainement besoin trouver un de ces articles qui se sont déplacés par magie à votre archive. Ensuite, vous devez déterminer où il est allé et comment l'obtenir à nouveau.

Lorsque vous voulez prendre un autre regard sur les articles que vous avez archivés, ouvrez le dossier d'archives, lequel Outlook se réfère également à un fichier de données.

Pour ouvrir un fichier de données contenant vos éléments d'archives, suivez ces étapes:

1. Choisissez Fichier -> Ouvrir -> Fichier de données Outlook.

La boîte de dialogue Ouvrir un fichier de données Outlook apparaît.

2. Tapez le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir dans la zone Nom du fichier.

Le nom que vous entrez apparaît dans la zone Nom de fichier.

3. Cliquez sur OK.

Le nom du fichier de données que vous avez ouvert apparaît dans le titre de dossier en grosses lettres. Votre liste des dossiers apparaît également, montrant deux ensembles de dossiers: Normal et Archive.

Assez simple, non? Oui, mais il ya une mouche dans la pommade virtuelle virtuelle. Vous ne savez probablement pas le nom du fichier d'archive que vous souhaitez ouvrir, et il ne montre pas habituellement dans la liste dans la boîte de dialogue Créer ou ouvrir le fichier de données Outlook.

Pour connaître le nom du fichier de l'archive ouverte, choisissez Fichier -> Archive et de regarder dans la case "fichier archive." Veillez à ne pas changer quoi que ce soit à propos de l'information dans la boîte de fichier d'archive. Sinon, Outlook peut commencer à envoyer vos articles archivés ailleurs. Les informations contenues dans la boîte de fichier d'archive est généralement charabia complexe avec deux-points et des barres obliques et toutes sortes de choses que les gens normaux ne peuvent pas se souvenir.

Une façon de capturer un nom long dans une boîte de dialogue est de copier l'information. Voici à quoi il ressemble en avance rapide: Cliquez sur le nom une fois, appuyez sur Tab, appuyez sur Maj + Tab, appuyez sur Ctrl + C, puis cliquez sur Annuler. Après avoir copié le nom du fichier, vous pouvez suivre les étapes indiquées précédemment dans cet article - collant le nom que vous voulez dans la zone Nom de fichier en appuyant sur Ctrl + V, et se réjouissant que vous ne devez vous rappeler que longtemps, nom de fichier fou .

Fermeture du fichier d'archive

Vous pouvez garder votre fichier d'archive ouverte dans la liste des dossiers Outlook tant que vous voulez, mais la plupart des gens préfèrent fermer après ils trouvent ce dont ils ont besoin. Perspectives fonctionne un peu plus vite quand vous fermez tous les fichiers de données inutiles.

Pour fermer un fichier de données, procédez comme suit:

1. Avec la liste des dossiers ouverts, à droite; cliquez sur le nom de votre dossier Archive.

Un menu contextuel apparaît.

2. Choisissez Fermer le dossier dans le menu contextuel.

Votre dossier d'archive disparaît de la liste des dossiers.

La façon dont les dossiers sont nommés dans Outlook est impair. Vous pouvez trouver «Dossiers personnels» apparaissant plusieurs fois dans votre liste de dossiers. Pour faire exécutez Outlook aussi rapidement que possible, proche que beaucoup d'entre eux que vous le pouvez. Votre principale ensemble de dossiers - le jeu que vous utilisez tous les jours - ne sera pas close, de sorte que vous ne devez pas vous inquiéter à propos de la fermeture des dossiers que vous utilisez tous les jours.