Access 2010 tout-en-un pour les nuls

Lorsque vous concevez une base de données dans Access 2010, vous décidez quel type chaque champ sera. Voici quelques conseils pour quand utiliser quel type de champ.

Ces raccourcis clavier sont particulièrement utiles dans Access 2010. Quelques frappes travaillent partout dans Access 2010, tandis que d'autres ne fonctionnent que dans des vues spécifiques, comme l'a noté.

Voici les cinq commandements de la conception de base de données, si vous utilisez Access 2010 ou un autre programme de base de données. Une base de données bien conçu permet de maintenir plus facilement vos données.

• Stocker des informations où il appartient, pas où il apparaît. Où vous stockez des informations n'a rien à voir avec l'endroit où il apparaît. Dans une feuille de calcul, vous tapez l'information où vous souhaitez qu'il apparaisse lorsque vous imprimez la feuille de calcul, mais les bases de données fonctionnent différemment. Dans une base de données, vous stockez des informations dans les tableaux basés sur la structure de l'information. Un élément d'information peut apparaître dans beaucoup de différents rapports, mais vous le stocker dans un seul champ d'une table.

• Stocker des informations comme elle existe vraiment, pas comme vous souhaitez qu'il apparaisse dans un rapport spécifique. Ceci est un corollaire de la première règle. Si vous souhaitez réserver titres à paraître dans toutes les capitales (majuscules) dans vos ordres d'achat, l'accès peut capitaliser les titres pour vous. Conserver les titres de livres avec exactitude la capitalisation de sorte que vous n'êtes pas coincé avec eux dans tous les bouchons sur chaque rapport. Accès a beaucoup de fonctions intégrées permettant d'ajuster la façon dont ce texte, des chiffres et des dates sont formatées.

• Garbage in, garbage out (GIGO). Si vous ne prenez pas la peine de créer une bonne, la conception raisonnable pour votre base de données - et si vous ne faites pas attention à entrer correcte, le nettoyage des données - votre base de données finirez pleine d'ordures.

  Une base de données bien conçu est plus facile à entretenir qu'un un mal conçu parce que chaque élément d'information est stockée une seule fois, dans un champ clairement nommé dans une table bien nommée, avec les règles de validation appropriées en place. Oui, cela ressemble à beaucoup de travail, mais le nettoyage de la base de données de 10.000 enregistrements incorrects est (pardonnez l'euphémisme) encore plus de travail.

• Séparez vos données de vos programmes. Si vous créez une base de données à partager avec (ou distribué à) d'autres personnes, stocker toutes les tables dans une base de données (la extrémité arrière) et tous les autres objets de base de données (le autre l'extrémité avant). Ensuite, vous pouvez lier ces deux bases de données ensemble pour faire tout ce travail. Séparer les tables de tout le reste rationalise l'ensemble du galimatias de requêtes de mise à jour, des formulaires, des rapports ou d'autres choses plus tard sans perturber les données dans les tableaux.

• Sauvegardez tôt et souvent. Ok, cette astuce est pas sur le design, mais il est trop important pour omettre: Faites une sauvegarde de votre base de données chaque jour. Avec de la chance, votre bureau a déjà un système de régulière (probablement tous les soirs) sauvegardes qui inclut votre base de données. Si non, faire une copie de sauvegarde de votre base de données à intervalles réguliers, et certainement avant de faire des changements majeurs. Gardez plusieurs sauvegardes, pas seulement la plus récente, au cas où il faut un certain temps pour découvrir un problème.

Si les données qui va dans votre base de données sous forme de tableaux et de formulaires est des ordures, alors toute sortie ou l'analyse que vous faites avec les requêtes et les rapports vous donnent des ordures trop. Heureusement, Access propose de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui va dans chaque champ est la donnée qui est censé aller dans ce domaine. Vous pouvez trouver de nombreux outils pour garder les ordures dans mode Création de table:

• Type de données: Utilisez le type de données correct pour éviter que les données du mauvais type d'être entré.

• Taille du champ: Limite le nombre de caractères. Par exemple, si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, définissez la taille du champ de 4 caractères.

• Format: Rend les données regarder à droite. Par exemple, vous pouvez changer le texte à tous les bouchons ou tout en minuscules. Les masques de saisie, par exemple, travaillent avec la propriété de champ Format.

• Masque de saisie: Un masque de saisie limite l'information a permis dans un champ en spécifiant quels caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous savez que la forme les données doivent prendre - par exemple, si un numéro d'ordre a deux lettres suivies de quatre chiffres. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de domaines où des masques de saisie sont utiles.

• Valeur par défaut: Définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur est entrée. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur est entrée.

• Règle champ ou validation d'enregistrement: Une règle que les données doivent passer avant qu'il ne soit entré. Cette propriété fonctionne avec le Texte de validation règle sur les biens.

• Nécessaire: Indique que le champ doit avoir une valeur pour que vous enregistrez l'enregistrement. Lorsque aucune valeur est entrée, Access ne crée pas un nouveau record lors Tab ou Entrée est pressé, et le bouton Nouveau record est grisé.

• Autoriser zéro Longueur: Indique si une entrée de longueur nulle comme “ ” (citations sans espace entre eux) est autorisée (uniquement pour Texte, Mémo, et les champs de lien hypertexte). Un champ de longueur zéro vous permet de différencier entre les informations qui ne existe pas, et une valeur nulle (vide) qui est inconnu ou n'a pas été entré. Lorsque cette option est activée, elle permet une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire un champ de longueur nulle aspect différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont acceptés.

• Indexé: Lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucun valeurs en double sont autorisés dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir de la feuille de données - il est une case à cocher sur l'onglet Feuille de données du ruban.

• Lookup champs: Permettre à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ qui est stocké dans un autre domaine. Ceci élimine beaucoup de fautes d'orthographe et standardise les options pour le champ. Utilisez l'Assistant de recherche pour créer un champ de recherche.

Lorsque vous automatisez une application de base de données Access 2010 en utilisant VBA, vous pouvez vous perdre avec une page blanche sur laquelle commencer l'écriture de code. Où allez-vous commencer? Voici quelques règles simples à suivre qui vous fera écrire du code VBA comme un pro:

• Obtenir de l'aide. Oui, cet article répertorie quelques façons d'améliorer l'aide de VBA dans Access, mais appuyez sur F1 à tout moment de démarrer Microsoft Office Aide Access, où vous pourrez apprendre et voir des exemples de code VBA.

• Utilisez l'Explorateur d'objets. L'Explorateur d'objets vous permet d'explorer les différentes propriétés et méthodes des objets dans VBA. De la fenêtre éditeur VBA, choisissez Affichage - Explorateur d'objets - ou appuyez simplement sur F2.

• Obtenir plus d'aide. Bien sûr, les outils d'aide intégrés au sein de VBA Access 2010 sont merveilleux, mais vous pouvez également utiliser votre navigateur favori pour chercher sur Internet pour de l'aide sur une variété de sujets sur l'écriture de code VBA. Vous pouvez même trouver des exemples que vous pouvez voler - ou emprunter - pour votre propre projet.

• Manipulez vos erreurs. Même le programmeur le plus parfait ne peut pas arrêter les erreurs de se produire, mais il ou elle peut les empêcher de mettre un programme à une halte de meulage. Intégré dans la manipulation avec l'erreur de l'utilisation de VBA On Error Goto et Reprise des déclarations à intercepter les erreurs et de changer le déroulement du programme afin que vos applications ne rejette pas la personnes qui les utilisent.

• Utilisez les fonctions et sous-procédures. Utilisez les fonctions et sous-procédures pour gérer les tâches qui seront effectuées par les différentes zones de votre programme. En règle générale, si vous vous trouvez copier et coller le code d'une région d'un programme à un autre, vous pourriez vouloir mettre ce code dans sa propre procédure.

• Convertir des macros pour code VBA. Le dessinateur macro dans Access 2010 vous permet de cliquer et choisissez à partir de listes de tâches prédéfinies pour automatiser votre demande. Construire une macro qui fait ce que vous voulez, puis convertir cette macro à code VBA de sorte que vous pouvez voir comment il aimerait si vous avez tapé à partir de zéro.

Access 2010 est une application de base de données grand sur son propre, mais il joue aussi bien avec les autres. Vous pouvez afficher et récupérer des données à partir d'un certain nombre de programmes différents. Si un programme en charge VBA, alors vous pouvez le contrôler à partir d'Access. Voici une brève liste des applications Microsoft que vous pouvez prendre le contrôle et partager des données avec:

• Excel: De nombreux utilisateurs d'Excel finissent par se impliquer avec accès parce qu'ils ont besoin de plus de structure pour le stockage de leurs données. Cependant, certaines de ces personnes ne le font pas, alors il ya toujours un lien fort entre Access et Excel. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel comme une table dans Access, ou de prendre complètement le contrôle d'une application Excel à partir d'Access VBA.

• SQL Server: SQL Server est comme l'accès sur les stéroïdes - au moins à partir de la table et requête point de vue. Vous pouvez déplacer vos données à partir d'Access vers SQL Server pour améliorer la vitesse et la performance lors de l'utilisation de grandes quantités de données. Une fois les données dans SQL Server, vous pouvez construire vos formulaires d'accès, les rapports, les macros et les modules à utiliser les données du SQL Server.

• Parole: La plupart des gens qui utilisent des accès ont également utilisé Word. Que vous écriviez une lettre ou faire une liste de tâches à faire, Word est l'endroit où beaucoup d'entre nous tourner. Vous pouvez également utiliser Word comme un outil de reporting où vous pouvez créer des signets pour placer les données à partir d'Access, de sorte que vous pouvez avoir quelqu'un familier avec Access modifier les données statiques dans le rapport.

• Point de partage: SharePoint est la vision de Microsoft pour le partage et la collaboration avec des données sur le Web, et à partir d'Access 2010, vous pouvez partager des données avec un serveur SharePoint. Vous pouvez même créer des formulaires et des rapports de l'accès et de les publier sur un site SharePoint afin que les utilisateurs puissent les utiliser au sein de leurs navigateurs - le tout sans avoir Access 2010 installé.

• Perspectives: Outlook est plus que juste un e-mail à outils, il est aussi un système de gestion des contacts. Utilisation d'Access 2010, vous pouvez envoyer des e-mails et recueillir des données directement à partir des e-mails reçus. Vous pouvez également partager le contact, du calendrier et des informations de tâche avec votre demande d'accès afin que vous ayez à saisir ces données en un seul endroit.