Comment trier les listes de données sur un seul champ dans Excel 2013

Chaque liste de données que vous mettez ensemble dans Excel 2013 aura un peu d'ordre pratique pour la tenue des dossiers. Vous pouvez trier sur un champs simples ou multiples. Selon la liste, vous pouvez voir les dossiers dans l'ordre alphabétique par nom de famille.

Dans le cas d'un tableau de données client, vous pouvez voir les dossiers classés alphabétiquement par nom de société. Dans le cas de la liste des données des employés, l'ordre de préférence est dans l'ordre numérique par le numéro d'identification attribué à chaque employé quand il ou elle est engagée.

Lorsque vous entrez d'abord les dossiers pour une nouvelle liste de données, vous entrez sans aucun doute leur soit dans l'ordre de préférence ou de l'ordre dans lequel vous récupérez leurs dossiers. Vous allez bientôt découvrir, vous ne devez pas la possibilité d'ajouter les enregistrements suivants dans cet ordre préféré. Chaque fois que vous ajoutez un nouvel enregistrement, punaises Excel ce dossier sur le fond de la base de données en ajoutant une nouvelle ligne.

Supposons que vous entrez à l'origine de tous les enregistrements d'une liste de données client dans l'ordre alphabétique par entreprise, puis vous ajoutez le record pour un nouveau client: Pasta Palais Pammy. Excel met le nouveau record au fond du baril - dans la dernière ligne droite après Zastrow and Sons - lieu de l'insérer dans sa position correcte, ce qui est quelque part après Fournitures Acme animaux.

Ce ne sont pas le seul problème que vous pouvez avoir avec l'ordre d'enregistrement original. Même si les enregistrements de la liste de données restent stables, l'ordre préféré représente simplement l'ordre que vous utilisez les plus du temps. Que dire de ces moments où vous avez besoin de voir les enregistrements d'une autre, commande spéciale?

Par exemple, si vous travaillez habituellement avec une liste de données client dans l'ordre numérique par numéro de cas, vous pourriez plutôt besoin de voir les dossiers dans l'ordre alphabétique par nom de famille du client pour localiser rapidement un client et rechercher son solde dû dans un imprimer.

Lors de l'utilisation des dossiers de générer des étiquettes de publipostage pour une diffusion de masse, vous voulez que les enregistrements dans l'ordre de votre code postal. Lors de la génération d'un rapport pour votre représentants de compte montrant quels clients sont sur le territoire duquel, vous devez les enregistrements dans l'ordre alphabétique par l'Etat et peut-être même par ville.

Pour avoir Excel trier correctement les enregistrements dans une liste de données, vous devez spécifier quel champ de valeurs déterminent le nouvel ordre des enregistrements. (Ces champs sont techniquement connu sous le nom tri clés dans le jargon de l'amateur de base de données). En outre, vous devez spécifier quel type d'ordre que vous voulez créer en utilisant les informations dans ces domaines. Choisissez parmi deux ordres possibles:

• Ordre croissant: Entrées de texte sont placés dans l'ordre alphabétique de A à Z, les valeurs sont placées dans l'ordre numérique du plus petit au plus grand, et les dates sont placés dans l'ordre du plus ancien au plus récent.

• Ordre décroissant: Ceci est l'inverse de l'ordre alphabétique de Z à A, l'ordre numérique du plus grand au plus petit, et les dates du plus récent au plus ancien.

Lorsque vous avez besoin de trier la liste de données sur un seul domaine particulier (comme le numéro d'enregistrement, nom de famille, ou un champ de l'entreprise), vous cliquez simplement sur le bouton de ce champ filtre automatique, puis cliquez sur l'option de tri approprié sur sa liste déroulante:

• Trier A à Z ou Trier Z à A dans un champ de texte

• Trier petit au plus grand ou Trier grand au plus petit dans un champ de numéro

• Trier ancien au plus récent ou Trier récent au plus ancien dans un champ de date

Excel puis re-commandes tous les dossiers dans la liste de données en conformité avec la nouvelle ordre croissant ou décroissant dans le champ sélectionné. Si vous trouvez que vous avez trié la liste par erreur, cliquez simplement sur le bouton Annuler de la barre d'outils Accès rapide ou appuyez sur Ctrl + Z tout de suite pour retourner la liste à son ordre avant que vous avez sélectionné une de ces options de tri.

Excel montre quand un champ a été utilisé pour trier la liste de données en ajoutant une flèche vers le haut ou vers le bas pour le bouton de filtre automatique. Une flèche pointant vers le haut indique que l'ordre de tri ascendant a été utilisé et une flèche pointant vers le bas indique que l'ordre de tri décroissant a été utilisé.