Organiser votre courrier dans Outlook 2016

Mail Box ballonnement. Tout le monde l'obtient au fil du temps. Votre boîte de réception d'Outlook 2016 se remplit de messages que vous avez oublié de supprimer ou de limer, et avant que vous savez que vous avez reçu des milliers de messages, en prenant place dans votre fichier de données et vous empêche de parcourant les nouveaux trucs facilement. Voici quelques idées pour briser ce sabot.

Sommaire

Nettoyer conversations

Une conversation est un échange de courriels qui se compose de plusieurs va-et-vient des messages. Parce que la plupart des gens touchés Répondre à continuer une conversation sans effacer tout le texte précédent, vous vous retrouvez avec beaucoup de messages qui sont fondamentalement sous-ensembles de l'un d'un autre contenu. La Conversation fonction Nettoyer traverse et trouve ceux-ci, la suppression de tous les messages qui sont complètement intégrés dans au moins un autre message.

Choisissez Home-Clean Up-Clean Up Conversation pour utiliser cette fonctionnalité sur un message particulier. (Sélectionnez le premier message.) Pour nettoyer un dossier entier, choisissez Accueil-Clean Up-Clean Up dossier. Ou, pour le faire pour tous vos dossiers de messagerie, sélectionnez la boîte de réception, puis choisissez Home-Clean Up-Clean Up Folder Sous-dossiers.

Archives des anciens messages




Vous pouvez configurer Outlook pour archiver les messages qui ont des propriétés spécifiques, tels que ceux qui sont plus âgés que d'une certaine date. Archivage des messages qui les pousse à un fichier de données séparé appelé Archive.pst. Effacement de votre fichier principal Outlook rend plus petit, de sorte que Outlook démarre plus rapidement. Vous pouvez ouvrir le fichier de données Archive tout moment vous avez besoin de se référer à quelque chose.

Pour archiver des messages, choisissez Fichier-Info-Mailbox Cleanup-Archives. Définissez vos préférences dans la boîte de dialogue Archiver et cliquez sur OK.

Pour ouvrir le fichier de données Archives tard pour récupérer quelque chose, choisissez Fichier-Ouvrir Exporter le fichier-ouvert de données Outlook. Recherchez le fichier de l'archive, sélectionnez-le et cliquez sur OK. Le fichier d'archive apparaît maintenant dans le volet de navigation à gauche; vous pouvez travailler avec elle il comme vous le feriez de votre fichier principal.

Pour encore plus approfondie nettoyage, choisissez Fichier-Info-Mailbox Cleanup-Mailbox Cleanup. Dans la boîte de dialogue de nettoyage de boîte, vous pouvez spécifier des paramètres pour l'archivage automatique. Par exemple, vous pouvez trouver des articles de plus de un certain nombre de jours ou plus d'un certain nombre de kilo-octets.

Créer des dossiers de messagerie

Un moyen efficace pour organiser votre courrier est de créer des sous-dossiers de votre boîte de réception. Ensuite, vous pouvez déplacer les messages dans l'un des sous-dossiers pour le sortir de la boîte de réception principale. Par exemple, vous pourriez avoir un sous-dossier pour chaque organisation volontaire pour vous, ou un sous-dossier pour chaque membre de la famille qui vous envoie des messages.

Pour créer un nouveau dossier, à droite; cliquez sur le dossier Boîte de réception dans le volet de navigation et choisissez Nouveau dossier. Tapez le nouveau nom du dossier et appuyez sur Entrée. Puis les messages glisser-déposer à partir de votre boîte de réception ONTO le nom du nouveau dossier dans le volet de navigation.

Création de règles de traitement de courrier

Avoir plusieurs dossiers de messagerie est grande, mais vous devez vous rappeler de faire glisser-déposer des messages dans ces dossiers. Heureusement, vous pouvez automatiser le processus en créant des règles de traitement de courrier. Une règle peut évaluer la adresse e-mail de l'expéditeur et de rediriger le message vers un sous-dossier si elle est d'une certaine personne, par exemple.

Pour créer une règle de traitement de courrier, commencer avec un message sélectionné qui répond aux critères souhaités. Ensuite, choisissez Accueil-Rules-Créer une règle. Puis remplissez la boîte de dialogue pour décrire le message que vous souhaitez cibler. Par exemple, vous pouvez spécifier ce que le sujet contient ou qui il est envoyé. Cliquez sur Options avancées pour plus de choix.

Pour le configurer, sélectionnez Fichier-Partager-Présent en ligne Online-Présent. Un lien sera apparence copier ce lien et l'envoyer à vos membres de l'auditoire par message texte, email, ou la méthode que vous aimez. Attendre pour eux d'obtenir, puis cliquez sur le bouton Démarrer la présentation dans la boîte de dialogue qui apparaît pour obtenir le spectacle a commencé.