Création d'un index d'un mot de Document de référence 2007

Si vous voulez créer un index pour votre document Word 2007, la première tâche est de marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l'indice. La façon la plus courante de le faire est d'insérer un marqueur d'index dans le document à chaque occurrence de chaque article que vous souhaitez voir apparaître dans l'index.

Marquage des entrées d'index

Pour marquer les entrées d'index manuellement, suivez ces étapes aussi longtemps que vous pouvez rester éveillé:

1. Ouvrez le document que vous souhaitez indexer.

2. Sélectionnez le mot ou la phrase que vous voulez dans l'indice en utilisant la souris ou le clavier.

3. Appuyez sur le raccourci clavier Alt + Maj + X.

Alt + Maj + X est l'un des raccourcis clavier les plus mémorables de Word, pour être sûr. Il ouvre la boîte de dialogue Index Mark Entrée.

4. Double-vérifier le contenu dans le champ de saisie principal. Si elle est correcte, cliquez sur le bouton Mark. Si non, corriger et puis cliquez sur Mark.

Le texte ne doit pas apparaître dans l'index tel qu'il apparaît dans le document. Vous pouvez mettre en évidence une abréviation à inclure dans l'index, par exemple, mais alors modifier le champ d'entrée principale de sorte que l'orthographe exacte du mot, plutôt que de l'abréviation, apparaît dans l'indice.

5. Pour indexer une entrée sous un autre mot, tapez l'entrée alternative dans le champ d'entrée principal et cliquez sur le bouton Mark.

Par exemple, vous pouvez créer une entrée pour «Mutt, galeux" en plus de "cabot galeux."

6. Mark aucun Les entrées d'index supplémentaires en les surlignant dans le document et en cliquant sur le bouton Mark.

La boîte de dialogue Index Mark Entrée fonctionne un peu comme la boîte de dialogue Orthographe dans la façon dont il reste à l'écran afin que vous puissiez efficacement marquer les entrées d'index supplémentaires. Ainsi, alors que la boîte de dialogue Index Mark entrée reste visible, vous pouvez sélectionner le texte pour une autre entrée d'index, puis cliquez sur Marquer pour le marquer. Vous pouvez garder l'indexation pour aussi longtemps que vous avez l'énergie.

7. Après avoir marqué toutes les entrées d'index que vous souhaitez, cliquez sur le bouton Fermer.

Les entrées d'index sont marqués avec des codes spéciaux formatés en texte caché de sorte que vous ne pouvez pas les voir normalement et ils ne sont pas imprimées. Ils sont là, cependant, attendent d'être comptés lorsque vous créez l'index.

Voici quelques conseils en temps opportun pour la préparation de vos entrées d'index:

• Le moyen le plus efficace pour créer un index est après vous écrivez et modifiez votre document. Création des entrées d'index que vous écrivez votre document, vous ralentit juste en bas et vous distrait de votre tâche première: l'écriture.

• Si vous tombez sur un mot ou une phrase tout en marquant les entrées d'index que vous connaissez se produit ailleurs dans votre document, cliquez sur le bouton Marquer tout dans la boîte de dialogue Index Mark Entrée. En cliquant sur le bouton Marquer tout, vous créez une entrée d'index non seulement pour le texte sélectionné, mais aussi pour toute autre occurrence du texte sélectionné dans le document.

• Chaque fois que vous marquez une entrée d'index, Word active l'option Afficher tous Marques de format, qui révèle non seulement le texte caché utilisé pour marquer les entrées d'index, mais aussi d'autres personnages normalement cachés de la vue, tels que des codes de champ, les caractères de tabulation, traits d'union, et ainsi de suite. Ce comportement est normal, alors ne soyez pas surpris quand il arrive

• Les entrées d'index ressemblent à ceci: {XE "Mutt galeux"}, formatée comme texte masqué. Vous pouvez modifier le texte d'entrée d'index (la partie entre guillemets) si vous souhaitez modifier une entrée d'index après l'avoir créé.

Création de l'indice

Après avoir marqué les entrées d'index, le processus de génération de l'index est relativement facile:

1. Placez le point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez l'indice de comparaître.

L'indice commence généralement sur une nouvelle page à la fin du document.

2. Ouvrez l'onglet Références sur le ruban, puis cliquez sur le bouton Insérer un index trouvé dans le groupe Index.

La boîte de dialogue Index affiche.

3. Sélectionnez le style d'index que vous voulez dans la liste déroulante Formats.

4. Jouer avec les autres contrôles dans l'onglet Index pour affiner l'indice.

# 8226- Type: Vous permet de placer des sous-entrées d'index sur les lignes dentelées séparées (retrait) ou d'exécuter ensemble (Run-in).

# 8226- Colonnes: Définit le nombre de colonnes que vous voulez dans l'index. Deux est la norme.

# 8226- Langue: Si vous disposez de plusieurs options de langue installés dans Word, vous pouvez sélectionner la langue à utiliser ici.

# 8226- Bons chiffres Aligner la page: Sélectionnez cette case si vous souhaitez que les numéros de page placés sur le bord droit de l'indice.

# 8226- Chef Tab: Les changements ou supprime la ligne pointillée qui relie chaque entrée d'index pour le numéro de page. Vous pouvez supprimer la ligne pointillée uniquement lorsque vous sélectionnez l'option Aligné à droite la page Numbers.

# 8226- Formats: Vous permet de choisir l'un des formats prédéfinis pour l'indice. Ou, vous pouvez spécifier à partir du modèle d'utiliser les styles dans le modèle de document pour déterminer la mise en forme de l'indice.

5. Cliquez sur OK.

L'indice est insérée dans le document.