Organiser votre e-mail dans Outlook 2003

Personne obtient un petit peu d'e-mail plus. Si vous obtenez un message, vous obtenez une tonne de 'em. Heureusement, Outlook vous offre tout un tas de différentes façons d'organiser ce désordre des messages si vous avez une chance de se battre pour comprendre ce qui est important et ce qui peut attendre.

Lorsque Outlook est configuré pour afficher le volet de lecture sur le côté droit de l'écran, vous verrez deux boutons en haut de la liste des messages. La gauche, la plupart bouton a une étiquette qui dit quelque chose comme "Arrangé par: Date." Le Arrangé par bouton décrit le système Outlook utilise pour organiser vos messages. Pour le droit de la Arrangé par bouton se trouve un autre bouton avec une étiquette qui offre quelques détails sur les Perspectives de l'arrangement utilise actuellement. (Par exemple, si vos messages sont actuellement organisées par date, le bouton sur la droite va dire soit "Date on Top" ou "plus anciens en haut.")

Pour changer la façon dont Outlook est l'organisation de vos messages, cliquez simplement sur le bouton Réorganiser par pour afficher un menu contextuel de tous les arrangements que vous pouvez utiliser. Ce sont les arrangements Perspectives offre:

• Date: La façon la plus courante est d'organiser les messages par date. Lorsque vous configurer Outlook voilà comment vos messages seront organisées. Cliquez sur le bouton sur la droite pour alterner entre les messages les plus récents sur le dessus et les plus anciens messages sur le dessus.

• Conversation: Cet arrangement groupes messages du même sujet ensemble. Si vous avez échangé une série de messages avec quelqu'un à propos d'un projet spécifique ou une idée, vous pouvez choisir l'agencement de conversation de suivre le fil de la conversation.

• De: Comme vous pouvez le deviner, cette disposition organise votre collection de message selon la personne à qui le message a été envoyé. Choisir le De arrangement est un peu plus rapide que la création d'un dossier de recherche, mais parfois un dossier de recherche est encore la meilleure façon de suivre les messages à partir de spécifique personnes importantes.

• À: La plupart des messages que vous recevez sont adressés à vous, mais pas toujours. Parfois, vous recevez les messages adressés à une liste de personnes, de sorte que votre nom ne figure pas sur la ligne À du message. Cet arrangement sépare vos messages selon que votre nom est sur la ligne A de chaque message.

• Dossier: Lorsque vous regardez les messages dans un dossier de recherche, les messages que vous regardez peuvent effectivement être situés dans une variété de différents dossiers. Si vous voulez savoir exactement quel dossier contient chaque message, utilisez la disposition des dossiers. Lorsque vous consultez votre boîte de réception, l'agencement de dossier ne sont pas Disponibles il est seulement pour les dossiers de recherche.

• Taille: Tout le monde sait que la taille ne Cervin pas que ce soit le sentiment qui compte. Bon, d'accord, pas toujours. La taille est importante à certains administrateurs système - et il est pas toujours un problème personnel. Certains messages électroniques comprennent des photographies, de la musique, et toutes sortes de fichiers lourds qui peuvent vraiment obstruer les serveurs e-mail de votre entreprise. Ainsi, lorsque votre administrateur système vous demande d'éclaircir votre boîte de réception, faire un peu d'utilisation de cette fonctionnalité: Identifier et supprimer les messages qui sont le plus en surpoids.

• Objet: Cette disposition est similaire à la disposition de la conversation, sauf qu'il ne suit pas le fil d'une conversation, elle mélange tout ensemble des messages qui ont le même sujet.

• Type: Non chaque article qui arrive dans votre boîte de réception est un message- simple, vous pouvez également recevoir des invitations à des réunions, demandes spéciales, et toutes sortes d'autres articles. Lorsque vous voulez séparer les messages des demandes de réunion, passer à l'arrangement de type de sorte que les messages les plus intéressants remontent vers le haut de la liste.

• Drapeau: Lorsque vous marquez un message, vous envisagez probablement de revenir à elle. Cet arrangement met messages marqués en haut de la liste et les messages UNFLAGGED au fond. Si vous utilisez plusieurs couleurs du drapeau différentes, cet arrangement trie selon la couleur de drapeau ainsi.

• Pièce jointe: Quand vous allez à votre boîte de réception, vous ne pouvez pas être à la recherche d'un message, vous pouvez être la chasse pour une pièce jointe. Organiser vos messages en pièce jointe, vous permet d'examiner les suspects probables premier.

• Comptes E-mail: Vous pouvez configurer Outlook pour recueillir e-mail à partir de plusieurs adresses e-mail différentes. Parfois, vous voulez savoir quel message est venu de laquelle de ces adresses, ou tout simplement pour regarder les messages envoyés à l'une de ces adresses. Si vous ne voulez voir que les messages envoyés à une seule adresse, choisissez l'arrangement E Comptes de messagerie, puis cliquez sur le signe moins (-) à côté des noms de comptes que vous ne voulez pas voir. Avec cet arrangement, Outlook vous montre uniquement les messages provenant des comptes qui vous intéressent.

• Importance: Tout d'abord - Vous connaissez le dicton. Lorsque vous avez besoin de voir les messages marqués d'une grande importance première, ceci est l'arrangement que vous souhaitez utiliser.

• Catégories: Vous pouvez attribuer des catégories à tout message que vous envoyez, et parfois d'autres personnes pouvez attribuer des catégories aux messages qu'ils vous envoient. Pour voir quel message tombe dans quelle catégorie, utiliser les catégories arrangement.

Le bouton Réorganiser par apparaît que le haut de votre liste de messages que lorsque le volet de lecture est réglée pour apparaître sur le côté droit de l'écran. Vous pouvez activer le volet de lecture en choisissant sur Affichage -> Volet de lecture -> Droit. Si vous souhaitez organiser vos messages lorsque le volet de lecture est désactivé, choisissez Affichage -> Réorganiser par pour voir la liste des arrangements et ensuite choisir celui que vous voulez.