Définition des options de journal dans Outlook 2002

Stardate 2002 Sur ,

le capitaine du vaisseau Entreprise rend fidèlement entrées quotidiennes dans le journal des étoiles. L'information sur les enregistrements du capitaine sur les planètes l'équipage a explorés, les étrangers ils ont lutté, et les phénomènes bizarres qu'ils ont observé dans l'espace profond, là où aucun homme (ou une femme) est allé avant!

Maintenant c'est ton tour. Tout comme le capitaine de la Enterprise, vous pouvez enregistrer vos interactions quotidiennes avec des êtres étranges dans des environnements bizarres dans des circonstances stressantes, même si les êtres étranges sont tous dans votre propre bureau. Le Journal Outlook est votre journal des étoiles.

Nul doute que les Muck-a-mucks élevés de la galaxie utiliser le journal du capitaine des choses terriblement importantes, mais votre Journal vous sert plus directement. Parfois, quand vous avez besoin de trouver un document ou d'un dossier d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous appelez le document ou où vous avez enregistré, mais vous ne vous souvenez quand vous avez créé ou reçu l'article. Dans ce cas, vous pouvez aller à la Revue et vérifier la date lorsque vous souvenez traitant de la question et de trouver ce que vous devez savoir.

Pour obtenir un bon usage du Journal cependant, vous avez besoin de l'utiliser. Vous pouvez configurer Outlook pour faire des entrées de journal pour presque tout que vous faites, ou vous pouvez fermer la Journal of entièrement et ne font aucune des entrées. Si vous mettez rien dans le Journal, vous obtiendrez rien.

Quelle est la meilleure façon de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Le Journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans une application Office XP. Le Journal a également suivi automatique des e-mails, les demandes de réunion et les réponses, et les demandes de tâche et les réponses. Quelques programmes autres que les applications Microsoft Office ont aussi la capacité de faire des entrées dans le Journal, mais cette fonctionnalité est le plus souvent utilisés avec les programmes Office XP.

Il ya un hic: Vous devez dire Outlook que vous voulez enregistrement Journal automatique est activée. (Très bien, alors vous avez à faire un petit quelque chose.) Heureusement, si vous ne l'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du Journal, Outlook 2002 vous demande si vous voulez activer la fonction chaque fois que vous cliquez sur l'icône Journal.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du Journal, suivez ces étapes:

1. Choisissez TOUTILS ->Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le JJournal bouton Options.

La boîte de dialogue Options du journal apparaît, comme le montre la figure 1, avec des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement et les noms de toutes les personnes pour qui vous pouvez automatiquement enregistrer les transactions, telles que l'e-mail.

Figure 1: La boîte de dialogue Options du journal.

3. Cliquez pour placer une coche dans la case à cocher pour les articles et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts dont vous souhaitez des informations enregistrées.

La liste des personnes dans le pour ces Contacts boîte est la même que la liste des personnes dans votre liste de contacts. Vous pouvez créer manuellement des entrées de journal pour les personnes qui ne sont pas dans votre Contacter LIST- voir la section suivante "Enregistrement d'un élément Outlook dans le Journal manuellement."

Lorsque vous ajoutez des noms à votre liste de contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définies pour l'enregistrement automatique dans le Journal. Vous devez, soit vérifier le nom dans la boîte de dialogue Options du journal ou d'ouvrir l'enregistrement de contact, cliquez sur l'onglet Journal, et vérifiez enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le Journal enregistre automatiquement ces éléments et fichiers que vous avez sélectionnée pour les contacts que vous avez cités.

Enregistrement d'un élément Outlook dans le Journal manuellement

Si vous ne voulez pas encombrer votre Journal en enregistrant tout automatiquement, vous pouvez saisir des éléments sélectionnés manuellement - il suffit de les glisser sur l'icône Journal. Par exemple, vous ne pouvez pas vouloir enregistrer chaque transaction avec un client potentiel jusqu'à ce que vous êtes certain que vous faites des affaires avec ce client. Vous pouvez faire glisser des messages électroniques pertinents pour le Journal et conserver un registre des enquêtes sérieuses. Lorsque vous commencez réellement à faire des affaires avec un nouveau client, vous pouvez configurer l'enregistrement automatique.

Pour enregistrer manuellement des éléments dans le Journal, procédez comme suit:

1. Faites glisser l'élément que vous souhaitez enregistrer (comme un message e-mail) de l'icône Journal.

Le formulaire d'inscription Journal apparaît (voir la figure 2). Au bas de la forme est une icône représentant l'élément que vous enregistrez, avec le nom de l'élément.

Figure 2: Une entrée Journal avec un raccourci à un message e-mail ci-joint dans la zone de texte.

2. Remplissez les informations que vous souhaitez enregistrer.

Vous ne devez pas enregistrer quoi que ce soit, cependant. La zone de texte au bas de l'écran vous donne l'espace pour faire une note pour vous-même, si vous voulez l'utiliser.

3. Cliquez sur SAve et fermer.

L'article que vous avez enregistré est entré dans le Journal.

Enregistrement d'un document dans le Journal

Si votre programme favori, comme un programme de dessin ou d'éditique, ne se présente pas dans la liste des programmes qui peuvent faire des écritures automatiques dans le Journal, tout est pas perdu - vous pouvez faire glisser les documents du dossier Mes informatique de Outlook pour la dossier Journal à créer des entrées de journal pour les fichiers de ces programmes, aussi. Parce que le journal peut garder la trace de nombreux types d'informations sur un document autre que la date et l'heure (comme client, sous réserve, et quelques notes), vous pouvez utiliser le Journal de garder une trace des fichiers que vous créez dans les programmes qui ne font pas partie de Microsoft Office. Si vous avez choisi de laisser Perspectives créer automatiquement des entrées de journal pour vos applications Office XP, vous ne devez pas faire des entrées pour les documents Office XP.

Pour enregistrer un document dans le Journal, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la barre de séparation Autres raccourcis dans la barre Outlook.

Les icônes dans l'autre groupe des raccourcis apparaissent, y compris l'icône Poste de travail.

2. Cliquez sur l'icône Poste de travail dans la barre Outlook.

Votre liste de lecteurs apparaît (voir Figure 3).

Figure 3: Une liste de lecteurs dans mon ordinateur.

3. Trouver le document que vous souhaitez enregistrer.

Double-cliquez sur le lecteur qui contient le document que vous souhaitez enregistrer. Puis double-cliquez sur le dossier dans lequel vous enregistrez vos documents pour trouver le document que vous souhaitez enregistrer. Mettre en surbrillance.

4. Cliquez sur la barre de séparation raccourcis Outlook dans la barre Outlook.

Les icônes dans le groupe de raccourcis Outlook apparaissent, y compris l'icône Journal.

5. Faites glisser le document sur l'icône Journal.

Le formulaire d'inscription Journal apparaît avec une icône dans la zone de texte représentant le fichier que vous enregistrez.

6. Cliquez sur SAve et fermer.

Votre document est enregistré dans le Journal.

Le grand avantage de l'enregistrement de documents dans le Journal est le fait que les entrées de journal sont vraiment des raccourcis vers les documents eux-mêmes. Lorsque vous entrez dans un document dans le Journal, vous avez un accès rapide à l'information que vous avez enregistré sur le document, et vous êtes en un seul clic à partir du document lui-même. Donc, si vous utilisez un exercice non XP programme qui crée des fichiers qui ne tiennent pas la trace de beaucoup d'informations sur eux-mêmes, le Journal est un emplacement central idéal pour garder la trace des informations du document. Par exemple, si vous enregistrez les images d'un programme de dessin sur votre ordinateur, vous pouvez enregistrer plus d'informations sur chaque image que juste le nom du fichier. Si vous créez des entrées de journal pour chaque fichier, vous pouvez conserver des notes sur chaque image dans le Journal. Lorsque vous trouvez l'entrée de journal pour l'image que vous voulez, il suffit de double-cliquer sur l'icône de l'image. Le programme que vous utilisez pour voir le tableau d'ouvre.