Gérer le contenu avec SharePoint ensembles de documents en ligne

Dans SharePoint Online, l'un des Microsoft Office 365 suite de produits, un ensemble de documents vous permet de regrouper des documents sur la base de certains critères et ensuite travailler avec le groupe de documents comme une seule entité.

Par exemple, vous pouvez avoir un projet sur lequel vous travaillez pour le marketing et un projet sur lequel vous travaillez pour la comptabilité. Vous pouvez regrouper vos documents de marketing et de groupe ainsi que vos documents comptables ensemble. Vous pouvez ensuite interagir avec les documents comptables ou de marketing comme un seul groupe plutôt qu'individuellement.

Utilisation des ensembles de documents, vous pouvez envoyer tous vos documents de marketing grâce à un flux de travail dans un lot simultanément ou de la vue des versions pour tous les documents comme un ensemble à un point donné dans le temps.

Pour commencer à utiliser ensembles de documents, vous devez d'abord activer la fonction de votre collection de sites. Pour ce faire, suivez ces étapes:

  1. Cliquez sur le bouton Actions du site et puis cliquez sur Paramètres du site.

    La page Paramètres du site apparaît vous montrant tous les paramètres de ce site SharePoint particulier.

  2. Accédez au site Administration de la collection de regroupement et cliquez sur le site Collection Caractéristiques lien.

    La page des fonctionnalités pour cette collection de sites spécifique apparaît.




  3. Cliquez sur le bouton Activer à côté du document définit disposent.

Après Le document établit fonction est activée, vous pouvez ajouter la fonctionnalité à toute bibliothèque. L'ensemble du document prend la forme d'un type de contenu dans SharePoint. Un type de contenu est le regroupement des champs de métadonnées en un seul groupe. Par exemple, vous pouvez avoir une recette qui a un type de contenu qui inclut des métadonnées, tels que les ingrédients, temps de cuisson et les assaisonnements nécessaires.

Le type de contenu de documents SharePoint ensemble comprend toutes les fonctionnalités requises pour regrouper plusieurs documents en une seule entité.

Une bibliothèque de documents dans SharePoint commune est le Documents bibliothèque partagée. Vous pouvez ajouter la fonctionnalité ensemble de documents à la bibliothèque Documents partagés en suivant ces étapes:

  1. Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter la fonctionnalité des ensembles de documents.

  2. Cliquez sur le bouton Paramètres de la bibliothèque située sur l'onglet Bibliothèque.

    Pour ajouter un type de contenu à cette bibliothèque, vous devez d'abord activer l'édition.

  3. Sur la page Paramètres de la bibliothèque, cliquez sur le lien Paramètres avancés.

    La page Paramètres avancés apparaît et vous permet d'effectuer la configuration avancée pour cette bibliothèque.

  4. Dans la section Type de contenu, sélectionnez Oui pour permettre l'édition des types de contenu.

  5. Cliquez sur OK pour revenir à la page Paramètres de la bibliothèque.

    Notez qu'une nouvelle section apparaît sur la page maintenant appelés des types de contenu.

  6. Cliquez sur le Ajouter à partir de types de contenu de site existants lien pour ajouter un type de contenu de site existant.

  7. Sélectionnez le type de contenu du document Ensemble, cliquez sur le bouton Ajouter, puis cliquez sur OK.

Maintenant que la fonctionnalité ensemble de documents a été ajoutée à la bibliothèque, vous pouvez créer un nouveau jeu de documents. Pour créer un nouveau jeu de document, cliquez sur l'onglet Documents du ruban, puis dans le menu déroulant Nouveau document, sélectionnez Document Set.

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Un ensemble de documents apparaît dans la bibliothèque Documents partagés, tout comme un autre document. Vous pouvez interagir avec un ensemble de documents, tout comme vous interagissez avec un seul document dans la bibliothèque. La différence, cependant, est que lorsque vous cliquez sur un ensemble de documents, vous ouvrez le regroupement des documents plutôt que d'un seul document.

Lorsque l'ensemble de documents est ouvert, un nouvel onglet Jeu de documents apparaîtra sur le Ruban. Cet onglet vous permet de gérer l'ensemble des documents avec des fonctionnalités, telles que la modification des propriétés, la modification des autorisations de sécurité, le partage de documents, la capture versions, ou en poussant tous les documents par flux de travail dans un lot.

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