Le contenu en ligne Sharepoint et types de contenu

Une des nombreuses fonctionnalités intéressantes offre SharePoint Online est la possibilité pour les utilisateurs non seulement de télécharger des documents mais aussi de créer dès la bibliothèque de documents d'un nouveau document Word en cliquant documents provenant des Outils de bibliothèque sur le ruban et en cliquant sur Nouveau, puis. Cette action ouvre un nouveau document vierge dans Microsoft Word qui sera sauvegardé en ligne après que vous lui donnez un nom de fichier.

Qu'est-ce que la plupart des nouveaux utilisateurs de SharePoint ne savent pas est que vous pouvez réellement “ télécharger ” un lien vers un document dans une autre bibliothèque ou créer de nouveaux documents Microsoft Office autres que Word. Dans le cas de l'ancien, ce qui élimine les documents en double qui pourrait devenir un cauchemar pour synchroniser. Pour ce dernier, il simplifie la création de documents basés sur des formulaires.

Téléchargement d'un lien à la place d'un fichier est rendu possible par le contenu et le contenu SharePoint types caractéristiques. Pensez contenu que le document Word que vous avez téléchargé ou le nouveau fichier que vous avez créé à partir de la bibliothèque de documents. La façon dont vous avez défini les paramètres de vos documents est le type de contenu.

Gardez une version d'un document dans plusieurs sites SharePoint Online

Vous gérer deux sites SharePoint distinctes et vous avez un document que vous souhaitez partager entre les deux sites. Si vous créez deux documents à télécharger un pour chaque site, vous devez mettre à jour deux documents quand quelque chose change. Pour éviter la surcharge de travail, vous pouvez télécharger un document en un seul site, et “ télécharger ” un lien vers le document à l'autre site. Pour ce faire, suivez ces étapes:

1. Dans la bibliothèque de documents où vous souhaitez ajouter le lien vers, cliquez sur l'onglet Bibliothèque dans le menu bibliothèque d'outils sur le ruban.

2. Cliquez sur Paramètres de la bibliothèque sur le ruban.

3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

4. Sous Autoriser la gestion des types de contenu, sélectionnez Oui. Faites défiler la liste et cliquez sur OK.

5. Sous types de contenu que vous voyez que le document est déjà inscrit comme le type de contenu par défaut.

6. 
   
   
   
   

   Cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants lien ci-dessous le type de contenu du document.

7. Sur la page Types, sélectionnez le lien Ajouter un à un document ci-dessous les types de contenu disponibles du site: case.

8. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le milieu pour ajouter le type de contenu sélectionné dans les types de contenu d'ajouter: boîte sur la droite.

9. Cliquez sur OK.

   Vous êtes redirigé vers la page Paramètres de la bibliothèque de documents.

Maintenant que vous avez ajouté des liens comme un type de contenu, nous allons le voir en action. Quittez l'écran des paramètres de bibliothèque et de revenir à votre bibliothèque de documents. Pour ce faire, suivez ces étapes:

1. Cliquez sur l'onglet Document dans le menu bibliothèque d'outils sur le ruban.

2. Cliquez sur l'icône Nouveau document pour afficher les types de contenu disponibles. Sélectionnez lien vers un document.

3. Sur le New lien vers une fenêtre de document qui apparaît, saisissez le nom du document et l'URL.

4. Cliquez sur OK.

   Vous êtes redirigé vers votre bibliothèque de documents.

Viola! Maintenant, vous pouvez voir le lien ci comme si elle était un vrai document dans la bibliothèque. Lorsque vous mettez à jour le fichier d'origine, le lien ouvrira toujours la dernière version du fichier, il est lié.

Ajouter un modèle Excel dans le type de contenu SharePoint Online

Vous voulez être en mesure de créer non seulement des documents Word de votre bibliothèque, mais aussi des fichiers Excel. Le fichier Excel que vous souhaitez utiliser lorsque vous créez de nouveaux fichiers Excel est un modèle de formulaire pour une facture que vous avez créé. Pour ce faire, vous devez d'abord ajouter votre modèle de facture comme un nouveau type de contenu dans la collection de sites.

La deuxième étape consiste à ajouter ensuite ce nouveau type de contenu à votre bibliothèque de documents suivant les étapes 1 à 9 dans la section précédente, mais en remplaçant le lien vers un document avec le nouveau modèle de formulaire Excel.

Pour ajouter votre modèle de facture comme un nouveau type de contenu dans la collection de sites, suivez ces étapes:

1. Sur le site parent, aller sur le site Paramètres Actions-site.

2. Sous Galeries, cliquez sur le site types de contenu et cliquez sur Créer.

3. Donnez-lui un nom (Modèle de facture), entrez une description si nécessaire, et sélectionnez Document Type de contenu sous Sélectionner le type de contenu parent.

4. Sélectionnez le document sous Parent type de contenu et choisir parmi l'un des groupes existants ou en créer un nouveau groupe pour votre nouveau type de contenu, puis cliquez sur OK.

5. Cliquez sur Avancé, sous Paramètres, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle de document, recherchez votre modèle, puis cliquez sur OK.

Votre nouveau modèle affiche désormais comme une option lorsque vous créez de nouveaux documents à votre bibliothèque de documents.