Comment importer des tâches à partir de Microsoft Outlook

Microsoft fournit une fonctionnalité facile à utiliser l'importation qui transfère les tâches que vous créez dans Outlook à Project 2013. Après vous commencez à penser à ce qui doit être accompli dans un projet, les tâches commencent ressemblant Lapins- de reproduction ce qui pourrait commencer comme une série de simples Les tâches à effectuer dans Outlook devient souvent un projet à part entière. Voilà où l'importation entre en jeu.

Sommaire

Les Perspectives importer des tâches disposent est essentiellement un plan d'importation qui est préréglé pour travailler avec des champs de tâches Outlook. Suivez ces étapes pour importer des tâches Outlook dans Project:

  1. Ouvrez le plan que vous souhaitez insérer dans les tâches, ou d'ouvrir un nouveau projet (choisissez Fichier-Nouveau, cliquez sur Projet vide, et cliquez sur Créer).

  2. Cliquez sur l'onglet Groupe sur le ruban, cliquez sur la partie inférieure (avec la flèche vers le bas) de la touche Groupe dans le groupe Insertion, et cliquez sur Tâches Importer Outlook.

  3. Si un message d'avertissement Microsoft Outlook apparaît, cliquez sur Autoriser.

    La boîte de dialogue Tâches d'importation d'Outlook apparaît.

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  4. Cochez la case en regard de chaque tâche que vous souhaitez importer, ou cliquez sur le bouton Sélectionner tout pour importer toutes les tâches de Outlook.

    Par défaut, Outlook stocke les tâches dans le dossier Tâches. Sélection du dossier: Tâches case à cocher est une autre façon pour sélectionner toutes les tâches dans Outlook.

  5. Cliquez sur le bouton OK.

    Les tâches sont importées puis apparaissent à la fin de la liste des tâches avec évidence des modifications appliquées.

Lorsque vous importez une tâche à partir d'Outlook, son nom, la durée et les notes (le cas échéant) sont également importés. Si une tâche dans Outlook n'a pas de durée, et que vous avez mis en annexe Auto comme mode de tâche de projet, projet crée la tâche avec une trame estimée d'une journée de temps.

Insertion de liens hypertextes

Vous pouvez insérer des liens hypertexte dans une esquisse de projet, qui offre un moyen pratique pour ouvrir rapidement un autre projet, un autre fichier de tout type, ou une page web.




Vous pouvez insérer un lien hypertexte et créer une tâche que vous pouvez utiliser pour représenter le calendrier ou les coûts d'un autre projet ou sous-projet dans le plan parce que le timing et information sur les coûts ne sont pas transportés par le projet hyperlien. Les liens hypertexte sont le plus souvent utilisés pour créer un lien vers la documentation pour une tâche existante, comme la documentation technique, des hypothèses ou des informations externes.

Pour insérer un lien hypertexte vers un autre dans le projet, procédez comme suit:

  1. Tapez le nom de la nouvelle tâche dans un nom de tâche cellule vide.

  2. droit; cliquez sur le nouveau nom de la tâche cellule pour laquelle vous voulez que la tâche lien hypertexte apparaisse.

  3. Choisissez un lien hypertexte.

    La boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte apparaît.

    image1.jpg
  4. Dans le texte de case Afficher, tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître pour le lien hypertexte.

    Assurez-vous que ce texte indique clairement quelle information est résumée.

  5. Dans la zone Lien vers, cliquez sur le fichier ou une page Web icône existante.

    Vous pouvez créer un lien vers un document de tout type ou à une page web.

  6. Dans la liste Regarder dans, recherchez et sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez insérer un lien hypertexte.

  7. Cliquez sur le bouton OK.

    Le texte du lien est inséré, et un symbole de lien hypertexte apparaît dans le champ indicateur. Vous pouvez simplement cliquer sur ce symbole de lien pour ouvrir l'autre fichier.

Insertion d'un projet dans un autre

Vous pouvez également insérer des tâches d'un projet dans un autre. Vous faites cela en insérant un ensemble, projet existant dans un autre projet. Le projet qui est inséré est un sous-projet. Cette méthode est utile lorsque plusieurs membres de l'équipe du projet de gérer différentes phases d'un projet plus vaste.

La capacité à assembler des sous-projets en un seul endroit vous permet de créer un schéma directeur à partir de laquelle vous pouvez voir, en un seul endroit, toutes les pièces d'un projet plus vaste, plus complexe.

Si vous insérez plusieurs sous-projets, créer un pool de ressources que vous mettez à disposition à tous les sous-projets pour la cohérence de l'allocation des ressources.

Suivez ces étapes pour insérer un autre fichier de projet dans le calendrier:

  1. Dans diagramme de Gantt, sélectionnez la tâche dans la liste des tâches ci-dessus qui vous voulez l'autre projet à insérer.

  2. Choisissez Projet-sous-projet.

    La commande de sous-projet est dans le groupe Insertion.

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  3. Utilisation de la liste du volet de navigation et le fichier, recherchez le fichier que vous souhaitez insérer, et cliquez dessus pour la sélectionner.

  4. Si vous souhaitez créer un lien à l'autre fichier de sorte que ses mises à jour sont reflétées dans la copie du projet que vous insérez, assurez-vous que le lien vers Project case à cocher est sélectionnée.

  5. Cliquez sur le bouton Insérer pour insérer le fichier.

    Le projet inséré apparaît au-dessus de la tâche que vous avez sélectionné lorsque vous avez commencé le processus d'insertion.

La tâche de plus haut niveau du projet inséré apparaît au niveau de la tâche que vous avez sélectionné lorsque vous avez inséré le projet, avec toutes les autres tâches en dessous dans les grandes lignes l'ordre. Si vous devez, utiliser les outils outdent et le retrait dans la barre d'outils Mise en forme pour placer les tâches insérées au niveau approprié dans le projet.


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