Comment partager les ressources dans le projet 2013

Quand une organisation participe à des projets de nature similaire dans le même temps, le dessin d'un pool de ressource centralisée peut les gagner du temps parce qu'ils ne disposent pas de créer des ressources qui existent déjà. Suivi des ressources à travers des projets peut également être utile.

Sommaire

De nombreuses organisations de gérer beaucoup de projets en même temps. Parfois, un projet est le seul projet de ce type dans une entreprise, tels que l'organisation d'un déménagement de bureau. D'autres, comme un projet de conception d'un bâtiment dans un cabinet d'architectes, se produisent simultanément avec plusieurs autres projets similaires et de tirer sur un grand nombre des mêmes ressources, tels que les architectes et les dessinateurs.

Vous pouvez utiliser un autre projet 2013 fonctionnalité de gagner du temps pour tirer les ressources existantes à partir d'un carnet d'adresses de l'entreprise ou de votre propre carnet d'adresses dans Outlook.

Écumer de pools de ressources

Si vous utilisez Project 2013 tout au long de votre entreprise, vous pouvez avoir un pool de ressources, un référentiel centralisé des ressources communes qui permet aux gestionnaires de projet pour affecter ces ressources à leurs différents projets. En utilisant un pool de ressources, vous pouvez former une idée plus réaliste de la façon dont les ressources sont occupés dans tous les projets à tout moment.

Ne pas confondre avec des pools de ressources ressources de l'entreprise, qui exigent que vous configurez Project Professional, Project Server et Microsoft Office Project Web App. Un pool de ressources est tout simplement un fichier de projet qui contient seulement une liste de ressources en vue Fiche de ressource et est enregistré sur un lecteur réseau partagé pour votre groupe de travail ou sur le serveur de votre entreprise.

Toute personne ayant accès au fichier de pool de ressources peut affecter les ressources qu'il contient à des projets. Un pool de ressources sauve tout le monde la peine d'avoir à créer plusieurs reprises ces ressources dans leurs projets individuels.




Si vous combinez des projets distincts en un seul projet de master à tout moment, le projet 2 013 vous permet d'avoir les ressources dupliquées. Si vous liez les projets combinés, puis supprimez une ressource en double dans le projet de master, il est supprimé dans le sous-projet ainsi.

Une meilleure pratique est d'avoir tous les projets ont en commun des ressources distinctes à partir d'un pool de ressources de sorte qu'aucune ressource en double existent lorsque vous créez le fichier de projet principal.

Les ressources à partir d'Outlook d'importation

Projet vous permet de vous économiser le temps passé à entrer des informations des ressources en vous permettant de tirer des ressources à partir d'Outlook.

Pour tirer des ressources à partir d'Outlook, vous devez avoir spécifié comme votre programme de messagerie par défaut: Ouvrez Outlook, et quand on vous demande si vous voulez qu'il soit votre programme par défaut, dire oui.

Lorsque vous insérez une ou plusieurs ressources d'Outlook dans votre projet, ils sont ajoutés à votre liste de projets, en utilisant le nom de la ressource et l'adresse e-mail tels qu'ils existent dans le carnet d'adresses Outlook. La première lettre initiale et le type de travail par défaut sont également préattribuée. Vous pouvez ensuite ajouter à la ressource tous les détails que vous aimez.

Pour insérer les ressources de votre carnet d'adresses Outlook, affichage Tableau des ressources de vue et suivez ces étapes:

  1. Choisissez-ressources Ajouter Livre Ressources-Adresse.

    La boîte de dialogue Sélectionner des ressources apparaît.

  2. Cliquez sur le nom d'une ressource dans la liste Nom.

  3. Cliquez sur Ajouter pour placer le nom sélectionné dans la liste des ressources.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour ajouter à votre projet, tous les noms de ressources que vous souhaitez importer.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Les noms apparaissent maintenant dans la liste des ressources du projet, prêt pour vous de les affecter à des tâches.


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