Partage acte! 2005 et Carnets d'adresses Outlook

Une idée fausse commune parmi les ACT potentiel! les utilisateurs est qu'ils ne doivent ACT! parce qu'ils utilisent Outlook. Vous pouvez ricaner à cette suggestion si vous vous rendez compte que Outlook est un PIM (gestionnaire d'informations personnelles), tandis que ACT! est un véritable gestionnaire de contacts. Pensez ACT! comme Outlook sur Steroids- essayer de faire un publipostage, personnaliser les champs, ou vous connecter notes dans Outlook et vous comprendrez.

Pourtant, certains ACT! utilisateurs ressentent le besoin d'utiliser Outlook pour une variété de raisons:

• Sa société est actuellement utilise Outlook pour maintenir le calendrier de la société.

• Elle pourrait utiliser Outlook pour garder une trace des adresses personnelles et les informations qui ne font pas partie dans ACT!

Heureusement, vous pouvez enseigner ACT! et Outlook de partager à la fois leurs carnets d'adresses et calendriers avec l'autre.

Lors de l'utilisation à la fois ACT! et Outlook carnets d'adresses, vous devez être au courant de la façon dont l'intégration fonctionne:

• Vous pouvez importer tous vos informations de contact Outlook - y compris les nominations, tâches, notes, et les écritures de journal - dans ACT !.

• Vous pouvez voir tous les ACT! S 'adresses e-mail dans Outlook.

• Vous pouvez voir les adresses e-mail de tous Outlook dans ACT !.

• Vous ne voyez pas de nouvelles informations de contact Outlook, rendez-vous, tâches, notes, et les entrées de journal à moins que vous réimporter vos données Outlook.

Importation Outlook dans ACT!

ACT! très bien comprend Outlook comme l'une de ses options d'importation. Après tout, plus de gens passent d'Outlook pour agir! à partir de ACT! à Outlook. Voici tout ce que vous devez faire pour importer les données Outlook:

1. De toute ACT! écran, sélectionnez Fichier -> Importer.

Sauvegarde de votre base de données est une bonne idée avant de tenter d'essayer quelque chose aussi difficile que d'une importation de données.

L'Assistant Importation ouvre avec un bel écran de bienvenue que vous pouvez sauter par-dessus en cliquant sur Suivant.

2. Sélectionnez Outlook comme le type de données que vous voulez importer et cliquez sur Suivant.

3. Spécifiez que vous souhaitez importer les enregistrements de contact et cliquez sur Suivant.

Vos enregistrements de contact comprennent les bonnes choses, telles que le nom, l'entreprise de la personne, adresse, numéro de téléphone, et la taille de la chaussure.

4. Indiquez vos options d'importation et cliquez sur Suivant.

L'écran de spécifier les options d'importation ouvre.

# 8226- contacts Outlook: Importe vos contacts Outlook dans ACT !.

# 8226- contacts Exchange: Importe vos contacts Exchange dans ACT !. Utilisez cette option uniquement si vous travaillez pour une grande entreprise qui partage vos informations Outlook sur un réseau.

# 8226- nominations et les tâches que ACT! Activités: convertit vos rendez-vous Outlook et tâches dans ACT! activités.

# 8226- billets à titre ACT! Notes: convertit vos notes Outlook dans un ACT! Note.

# 8226- entrées de journal que ACT! Notes: Importations vos entrées de journal Outlook comme ACT! notes.

5. Plan vos champs Outlook à l'ACT! champs et cliquez sur Suivant.

ACT! a les champs Outlook existants déjà «traduit» en ACT! domaines. Par exemple, l'adresse d'affaires d'Outlook Code postal devient champ Code postal de l 'ACT!.

6. Cliquez sur Terminer.

Le carnet d'adresses de Configuration d'Outlook pour inclure ACT!

Utilisation d'Outlook pour votre e-mail personnelle? Vous pouvez afficher les adresses e-mail stockées dans Outlook à partir de ACT! et vice versa. Bien que ACT! détecte automatiquement votre carnet d'adresses Outlook par défaut (s), Outlook est pas tout à fait clair; vous avez à dire Perspectives où trouver votre ACT! données. Suivez ces étapes pour le faire:

1. Dans Outlook, sélectionnez Outils -> Comptes de messagerie.

L'Assistant des comptes E-mails __gVirt_NP_NN_NNPS<__ ouvre.

2. Sélectionnez le Ajouter un nouveau répertoire ou l'adresse possibilité livre et cliquez sur Suivant.

3. Dans l'annuaire ou carnet d'adresses de type fenêtre, sélectionnez l'option supplémentaire des carnets d'adresses, puis cliquez sur Suivant.

4. Sélectionnez l'ACT! 2,005 option de carnet d'adresses, puis cliquez sur Suivant.

L'acte! Boîte de dialogue de 2005 carnet d'adresses ouvre. Vous pouvez spécifier trois ACT! bases de données si vous voulez.

5. Cliquez sur Parcourir pour localiser et sélectionner votre ACT! base de données dans la première section du carnet d'adresses.

6. Entrez votre ACT! nom d'utilisateur et mot de passe et cliquez sur OK.

Vous recevez un message vous demandant de quitter Outlook et puis rouvrez-le à nouveau pour que vos changements prennent effet. Ainsi. . .

7. Quittez Outlook et rouvrez-le à nouveau afin que vos modifications prennent effet.

Utilisation de ACT! avec l'e-mail d'Outlook

Après avoir configuré Outlook pour jouer bien avec ACT !, vous pouvez créer l'histoire qui apparaît sur l'onglet Historique du contact dans ACT !. Vous pouvez le faire soit pour les messages reçus ou pour les messages que vous créez.

Création d'ACT! l'histoire d'un e-mail reçu dans Outlook

Si vous souhaitez joindre un message Outlook e-mail à l'onglet Historique d'un contact, procédez comme suit:

1. Dans Outlook, ouvrez le message auquel vous souhaitez joindre l'histoire.

2. Choisissez une option dans le ACT! Histoire liste déroulante.

Vous ne trouvez pas l'ACT! Option de l'Histoire? droit; cliquez sur la barre d'outils d'Outlook et sélectionnez ACT! Histoire.

3. Cliquez sur l'attachement à l'ACT! Bouton 2005 Contact (s) sur la barre d'outils Outlook.

Pas sûr de ce que le bouton ressemble? Il devrait y avoir un bouton vaguement familier à l'extrémité droite de la barre d'outils - il est le graphique associé à l'ACT !. Si vous avez ajouté plus d'un ACT! carnet d'adresses Outlook, vous êtes invité à sélectionner la base de données dans laquelle le contact est stocké.

4. Sélectionnez un contact dans la Fixez E-mail à contacter fenêtre et cliquez sur OK.

Un lien vers le message e-mail apparaît sur l'onglet Historique du contact.

Création d'ACT! e-mails dans Outlook

Si vous êtes dans Outlook et sentez le désir irrésistible d'envoyer un e-mail à votre ACT! contacts, vous pouvez le faire en suivant ces étapes:

1. Créez un nouveau message dans Outlook.

2. Choisissez une option dans le ACT! Histoire liste déroulante.

Vous ne trouvez pas l'ACT! Option de l'Histoire? droit; cliquez sur la barre d'outils d'Outlook et sélectionnez ACT! Histoire.

3. Cliquez sur le bouton Pour le nouveau message.

La boîte de dialogue Choisir des noms ouvre.

4. Sélectionnez le nom de votre ACT! base de données des Afficher les noms de domaine.

5. Sélectionnez un contact dans la Type Nom ou Sélectionner dans la liste la liste déroulante.

Pour accélérer le processus, tapez le premier couple de lettres du prénom de votre destinataire.

6. Cliquez sur OK.

Cliquez sur le bouton Envoyer et vous êtes prêt à aller. Encore une fois, vous arrivez à s'asseoir autour de tourner les pouces alors que l'ACT! esclaves à l'extérieur, créant une histoire de l'e-mail envoyé sur l'onglet Historique du contact.

E-mailing à des contacts Outlook dans ACT!

Envoi d'un ACT! e-mail à l'un de vos contacts Outlook est presque trop facile. Tout ce que vous devez faire est de suivre ces étapes:

1. Générer une nouvelle ACT! e-mail un message en cliquant sur l'icône E-Mail sur la barre de navigation de l 'ACT! et puis en cliquant sur Nouveau.

La nouvelle fenêtre de message apparaît.

2. Cliquez sur le bouton À.

La boîte de dialogue Sélectionner les destinataires ouvre, qui ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Sélectionner des noms.

3. Sélectionnez Microsoft Outlook à partir de la liste déroulante Carnet d'adresses.

Vous voyez maintenant une liste de tous vos contacts Outlook. Pour accélérer le processus, vous pourriez envisager de taper dans le premier couple de lettres du prénom de la personne dans le type dans / Choisissez la zone déroulante Nom.

4. Sélectionnez le nom désiré dans la liste et cliquez sur OK.