Gestion des dossiers sur les disques locaux et réseau

La quantité d'information électronique a connu une croissance exponentielle au cours de la dernière décennie. Local (C: Drives) et les lecteurs réseau sont de plus en cimetières numériques. Un programme de gestion des dossiers efficace vous fournira les connaissances et les outils dont vous avez besoin pour assurer que les fichiers électroniques sont correctement gérés.

Structures de dossier et des noms. Création d'une structure de dossier électronique qui répond aux besoins de chaque département et de veiller à ce que les dossiers à l'intérieur de la structure sont logiquement nommé sont essentiels pour le dépôt électronique précise, la récupération et la maintenance de fichier (nettoyage).
Déposer les conventions de nommage. Après avoir créé la structure du dossier électronique proprement dite, il est important de veiller à ce que vos fichiers sont également nommés d'une manière appropriée. Une règle de base pour nommer vos fichiers est que vous devriez être en mesure de déterminer le contenu d'un fichier sans avoir à l'ouvrir. Cela signifie éviter noms cryptiques telles que les abréviations, acronymes et des nombres.
Entretien. Il est important d'examiner régulièrement vos dossiers et fichiers afin de déterminer ce qui est plus nécessaire. Microsoft Windows vous permet de déterminer les dernières dates d'un fichier accès et de modification. Ceci est un bon point de départ pour déterminer si un fichier peut être supprimé. Cependant, les employés devraient toujours faire référence dossier calendrier de conservation de l'organisation avant de supprimer tous les fichiers afin de déterminer si le fichier est éligible pour la suppression.

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