La gestion des documents pour les nuls
Bien gérer vos dossiers peut vous aider à réduire les charges d'exploitation, améliorer le service client et vous assurer que votre entreprise est en conformité avec les lois et la réglementation.
Réduire les frais d'exploitation. Bien gérer vos dossiers et des moyens d'information que vous conserviez seulement pour une période spécifique ce que vous avez besoin pour, et des fins de conformité juridiques opérationnelles et en disposer ensuite de manière appropriée de celui-ci. Cette approche peut éliminer la nécessité d'acheter de l'équipement de dépôt de papier supplémentaire et le stockage électronique. Il peut également réduire le coût de stockage hors site d'enregistrement.
Améliorer le service à la clientèle. Une bonne stratégie de gestion des dossiers garantit que vous ne conserviez informations inutiles. Cela réduit la quantité de désordre que vous avez par le biais de la recherche. Être capable de localiser rapidement la bonne information vous permet de mieux servir vos clients.
Juridique et de la conformité. Mettre en œuvre un programme de gestion efficace des documents vous permettra d'identifier les documents qui sont nécessaires à des fins juridiques et de conformité et assurer qu'ils sont assignés les périodes de conservation appropriées. Cela profite organisations en cas de poursuites judiciaires, des vérifications et des enquêtes gouvernementales.
L'évaluation des dossiers et gestion rétention Scheduling
Une partie fondamentale d'un programme dossiers et l'information est d'identifier avec succès la gestion des documents et renseignements que possède votre entreprise et en appliquant ensuite des périodes de conservation appropriées.
L'évaluation des documents. Il existe différentes méthodes pour évaluer vos dossiers et d'informations, y compris les inventaires, des interviews, et des questionnaires. Cueillette de la méthode d'évaluation pour votre organisation est importante. L'évaluation vous permet d'identifier des documents et renseignements à l'organisation possède et constitue la base pour l'enregistrement calendrier de conservation de votre entreprise.
Calendrier de conservation. Le calendrier de conservation est généralement le document du programme de gestion des dossiers plus référencé. Elle permet aux employés afin de déterminer combien de temps ils doivent conserver leurs documents et d'informations. Records Management For Dummies adresses distinctes trois méthodes de planification de rétention: seau départementale, fonctionnel et grand.
Gestion des dossiers sur les disques locaux et réseau
La quantité d'information électronique a connu une croissance exponentielle au cours de la dernière décennie. Local (C: Drives) et les lecteurs réseau sont de plus en cimetières numériques. Un programme de gestion des dossiers efficace vous fournira les connaissances et les outils dont vous avez besoin pour assurer que les fichiers électroniques sont correctement gérés.
Structures de dossier et des noms. Création d'une structure de dossier électronique qui répond aux besoins de chaque département et de veiller à ce que les dossiers à l'intérieur de la structure sont logiquement nommé sont essentiels pour le dépôt électronique précise, la récupération et la maintenance de fichier (nettoyage).
Déposer les conventions de nommage. Après avoir créé la structure du dossier électronique proprement dite, il est important de veiller à ce que vos fichiers sont également nommés d'une manière appropriée. Une règle de base pour nommer vos fichiers est que vous devriez être en mesure de déterminer le contenu d'un fichier sans avoir à l'ouvrir. Cela signifie éviter noms cryptiques telles que les abréviations, acronymes et des nombres.
Entretien. Il est important d'examiner régulièrement vos dossiers et fichiers afin de déterminer ce qui est plus nécessaire. Microsoft Windows vous permet de déterminer les dernières dates d'un fichier accès et de modification. Ceci est un bon point de départ pour déterminer si un fichier peut être supprimé. Cependant, les employés devraient toujours faire référence dossier calendrier de conservation de l'organisation avant de supprimer tous les fichiers afin de déterminer si le fichier est éligible pour la suppression.
A propos Auteur
L'inscription et la gestion de SkyDrive dans Office 2011 pour Mac SkyDrive offre de stockage de fichiers en ligne et le partage de fichiers d'Office 2011 pour les utilisateurs de Mac en échange d'être soumis à la publicité. Si vous avez déjà un compte Hotmail, Microsoft Messenger ou Windows Live compte, vous…
Exactement ce sont des dossiers et des bibliothèques dans Windows 8? Comprendre ce que les dossiers et les bibliothèques sont et ce que Windows 8 appelle les articles sur votre bureau peut être terriblement ennuyeux, mais si vous ne le lisez pas, vous serez tout aussi perdu que vos fichiers.UN dossier est une zone…
Comment créer des dossiers dans Windows 8.1 à organiser vos fichiers Ne vous inquiétez pas trop à propos de la création de dossiers, parce que les dossiers de Windows 8.1 fournit peut-être tout ce que vous avez besoin. Comme vous accumulez plusieurs fichiers, toutefois, de les placer dans d'autres dossiers…
Comment documents dans des fenêtres 10 sont organisées Toutes les données, que ce soit pour les fichiers de Windows 10 de programme, des applications ou des pilotes d'imprimante même, l'intérieur de votre ordinateur est stocké sur un disque. Votre ordinateur a un disque primaire, officiellement…
L'organisation de votre projet avec l'explorateur de solution Solutions et projets tiennent formes et de composants tels que les fichiers dans des dossiers. En fait, des solutions et des projets sont représentés par des dossiers dans le répertoire Visual Studio Projects de votre dossier Mes documents.…
Pour les aînés: comment Microsoft Windows organiser les données Lorsque vous travaillez dans un logiciel, comme un traitement de texte, vous enregistrez votre document comme un fichier. Vous pouvez enregistrer des fichiers sur votre disque dur de l'ordinateur, des supports de stockage amovibles tels que les…
Pour les aînés: comment créer un nouveau dossier sur votre ordinateur Vous pouvez stocker des documents sur votre ordinateur à l'intérieur des dossiers. Pour créer un nouveau dossier, commencer par aller dans le dossier ou la bibliothèque que vous voulez que votre nouveau dossier pour faire partie de.Ne vous…
Pour les aînés: ouvrir un fichier sur votre ordinateur portable Fichiers contiennent des données, et quand vous les ouvrez, vous pouvez faire des changements. Une façon d'ouvrir un fichier est de localiser le premier dans l'Explorateur Windows / ordinateur (le programme de gestion de fichiers dans…
Mon menu de l'application des documents sur la TI-Nspire Le My Documents menu sur la TI-Nspire diffère légèrement selon si vous avez un dossier ou un fichier en surbrillance. Pour accéder au menu Mes Documents, appuyez sur la [MENU] clé. Voici les options de menu disponibles pour un dossier en…
Organisation des dossiers de comptabilité pour votre entreprise Rester organisé est essentiel de comptabilité efficace et précis. Organisez vos registres comptables en décidant ce qu'il faut garder, et comment trouver des informations rapidement lorsque vous en avez besoin. Tout ce que vous faites dans votre…
Propriété et la conservation de la documentation de vérification Votre entreprise possède tous les documents de vérification qu'elle prépare. Il ne fait aucune différence que le client avait payé pour la Audit- la documentation ne sont pas la propriété du client.Cependant, juste parce que votre entreprise…
Évaluer les dossiers et de gestion de la planification de rétention Une partie fondamentale d'un programme dossiers et l'information est d'identifier avec succès la gestion des documents et renseignements que possède votre entreprise et en appliquant ensuite des périodes de conservation appropriées.L'évaluation…
Avantages de la gestion des dossiers Bien gérer vos dossiers peut vous aider à réduire les charges d'exploitation, améliorer le service client et vous assurer que votre entreprise est en conformité avec les lois et la réglementation.Réduire les frais d'exploitation. Bien gérer…
Gestion des dossiers sur les disques locaux et réseau La quantité d'information électronique a connu une croissance exponentielle au cours de la dernière décennie. Local (C: Drives) et les lecteurs réseau sont de plus en cimetières numériques. Un programme de gestion des dossiers efficace vous…
