Organisation des dossiers de comptabilité pour votre entreprise

Rester organisé est essentiel de comptabilité efficace et précis. Organisez vos registres comptables en décidant ce qu'il faut garder, et comment trouver des informations rapidement lorsque vous en avez besoin. Tout ce que vous faites dans votre entreprise génère paperasse qui peut facilement devenir écrasante si vous ne gardez pas sous contrôle.

Si vous informatiser votre comptabilité vous ne pouvez pas besoin de garder autant de papier, mais vous voulez toujours une piste de papier en cas quelque chose arrive à vos dossiers informatiques ou vous avez besoin les informations de sauvegarde pour une transaction qui est remis en question à une date ultérieure.

De toute évidence, les classeurs sont là où vous allez stocker la plupart de vos dossiers pour l'année en cours et l'année précédente. Les fichiers plus anciens vous pouvez stocker dans des boîtes dans un entrepôt ou un magasin à manger si vous ne disposez pas de place dans vos classeurs. Comment vous définissez les fichiers peut être critique pour votre capacité à trouver quelque chose quand vous en avez besoin.

Méthodes de stockage de Comptabilité

Beaucoup de comptables utilisent quatre méthodes différentes pour stocker les informations comptables:

• Fichier de dossiers: ceux-ci sont utilisés pour le dépôt de la facture, le paiement, et le contrat d'informations sur vendors- informations sur les employés individuels, tels que les formulaires liés à la paie et des informations de données et sur les comptes individuels des clients.

• Reliures à trois anneaux: Votre plan comptable, General Ledger et revues sont habituellement conservés dans des classeurs à trois anneaux. Même si vous utilisez un système de comptabilité informatisé, il est une bonne idée de garder une copie de ce pour le mois le plus récemment fermé et le mois en cours en copie papier au cas où votre système informatique tombe en panne et vous avez besoin de vérifier rapidement des informations.

• Fichiers extensibles: Ces types de fichiers sont bonnes pour la gestion des factures impayées et de l'activité de fournisseur. Vous pouvez obtenir des fichiers extensibles alphabétique pour la gestion des factures fournisseurs en attente et les ordres d'achat. Vous pouvez utiliser 30 jours et 12 mois fichiers extensibles pour la gestion des factures impayées.

  Comme factures arrivent en vous pouvez les placer dans le fichier de 12 mois pour le mois ils sont dus. Puis déplacez les factures du mois en cours dans le fichier de 30 jours par le jour où ils sont dus. Vous pourriez être en mesure d'éviter d'utiliser ces fichiers si vous utilisez un système de comptabilité informatisé et mis en place le système de rappel masse salariale dans votre programme de comptabilité.

• Média de stockage de données de l'ordinateur de sauvegarde: Si vous souhaitez conserver les livres sur ordinateur, être certain que vous faites au moins une copie de sauvegarde de toutes vos données quotidienne et de le stocker dans un endroit sûr - un endroit où les données ne seront pas détruits si il ya un incendie. Une bonne alternative pourrait être un petit feu en toute sécurité si votre entreprise ne dispose pas d'un coffre-fort intégré.

Quand garder ou jeter paperasse

Vous verrez qu'il ne faut pas longtemps pour construire beaucoup de papier et ne pas avoir de place pour stocker tout cela. Heureusement tout ne doit pas être conservé pour toujours. Généralement tout ce qui concerne les déclarations d'impôt doit être maintenue pendant au moins trois ans, mais une fois que vous êtes passé trois ans l'IRS ne peut pas vous auditer moins qu'il suspecte une fraude. Ainsi, vous pouvez vous débarrasser de la plupart de vos documents une fois qu'il est âgé de quatre ans.

Certaines exceptions incluent les employés. Ces dossiers vous devez garder jusqu'à ce que l'employé a quitté l'emploi de l'entreprise depuis au moins trois ans. Le délai de prescription pour la plupart des actions qui peuvent être déposée par un ex-employé est de trois ans après leur départ.

Dans la quatrième année, vous serez en mesure de se débarrasser de la plupart de vos documents, mais vous voudrez peut-être de garder certaines données sensibles plus. Toute information sur les actifs qui sont encore détenus par la société doit être maintenue. Vous devez également conserver toute information sur les questions en suspens juridiques. Vérifiez auprès de votre avocat et votre comptable avant de détruire la vieille paperasse et être certain que vous n'êtes pas jeter quelque chose qui pourrait être nécessaire.