Comment faire pour créer une piste de vérification pour faciliter l'examen des documents comptables

Un piste de vérification

est un système de documenter et de déposer une preuve de vos opérations comptables. Une piste de vérification bien conçu aide les vérificateurs effectuent des vérifications plus efficacement dans ces trois façons:

• Permettant aux auditeurs de compléter leur travail plus rapidement.

• Accroître la confiance du vérificateur dans les contrôles internes de la société.

• Réduire la quantité de temps les auditeurs passent dans le domaine avec le client (ce qui devrait réduire les frais de vérification ainsi).

La piste de vérification a aussi des avantages pour votre personnel de la comptabilité. Après tout, les comptables ont souvent besoin de trouver des informations sur les opérations comptables. Peut-être un gestionnaire veut plus d'informations sur une transaction particulière. Un examen peut être nécessaire pour corriger une erreur de comptabilité. Une piste de vérification efficace peut sauver des centaines d'heures de temps d'examen pour votre personnel comptable, longtemps avant que les auditeurs montrent dans votre bureau.

Les sections suivantes expliquent certaines approches pratiques pour la mise en place d'une piste de vérification efficace.

L'utilisation de formulaires numérotés

Toute forme que vous utilisez fréquemment doit être numérotée à l'impression, tout comme les chèques de banque sont numérotés. Cela comprend les factures, les bons de commande, et les documents d'expédition, pour ne nommer que quelques-uns.

Si chaque forme a un certain nombre, toute forme qui a été utilisé peut être pris en compte. Par exemple, les factures numérotées signifient que chaque vente peut être accepté (adapté) à une facture numérotée spécifique. Si une facture numérotée est manquant, un comptable ou un vérificateur peut examiner d'autres documents pour déterminer si la vente est légitime.

Pour vérifier la vente, un vérificateur peut examiner les documents d'expédition, qui sont également numérotés. Ce système permet à un auditeur pour tester le concept de état complet, veiller à ce que chaque transaction a bien été enregistrée.

Le maintien d'un manuel de procédures écrite

Les manuels de procédures sont essentielles, parce qu'ils documentent la façon dont les opérations comptables sont enregistrées. Si comptables ou vérificateurs veulent examiner une transaction, le manuel de procédures leur montre les étapes du processus, de sorte qu'ils ont une meilleure chance de trouver ce qu'ils recherchent. Un des plus grands défis pour une entreprise est de maintenir et mettre à jour un manuel de procédures, car il est tellement de temps et exige une vigilance constante. Chaque fois qu'un processus change, votre personnel a besoin d'arrêter et de documenter le changement.

Supposons que vous êtes un auditeur besoin de vérifier la trésorerie. Le manuel des procédures devrait vous dire qui effectue le rapprochement bancaire et où sont situés ces enregistrements. Vous devriez être en mesure de savoir quel tiroir les documents sont classés et trouver le chemin du fichier pour obtenir les dossiers en ligne.

Croix-formation du personnel comptable

Un autre élément important de maintenir une piste de vérification est d'employés de la Croix-train sur des tâches de comptabilité. Formation de la Croix offre plusieurs avantages:

• Un employé peut effectuer le travail de comptabilité employé de B lorsque B est pas dans le bureau.

• Si A et B peuvent effectuer les procédures, ils peuvent à la fois expliquer le processus aux commissaires aux comptes et les aider à tirer des registres comptables.

• Si chaque tâche de la comptabilité peut être effectuée par au moins deux personnes, les vérificateurs ont un temps plus facile obtenir de l'aide de toute question comptable.

Un manuel de procédures bien entretenu peut aider énormément à la formation croisée, ainsi que face à des situations où un employé quitte l'entreprise. Utilisation du manuel de procédures, d'autres membres du personnel peuvent remplir, et le remplacement qui a finalement embauché auront moins de mal à se lever à la vitesse.

Un système logique de conservation des dossiers permet également d'accélérer le processus de vérification. Les objectifs de ces tâches sont de soutenir le processus de vérification et de simplifier le travail au jour le jour la comptabilité.