Organisation des informations avec Outlook 2007 catégories

Une bonne collecte d'informations a beaucoup de valeur. Cependant, vous ne pouvez pas serrer la pleine valeur à partir d'une liste de contacts ou les tâches si vous ne pouvez pas obtenir une poignée rapide sur les éléments qui sont importants et qui ne sont pas. Les Catégories fonctionnalité dans Outlook est conçu pour vous aider à distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre.

Attribution d'une catégorie

Lorsque vous configurez Outlook 2007, vous pouvez découvrir ce que les catégories sont disponibles en cliquant sur le bouton Catégoriser en haut de l'écran Boîte de réception, juste à droite du bouton avant, ou en choisissant Actions -> Catégoriser. Le bouton Catégoriser ressemble à un petit, carré multicolore tic-tac-toe. Plusieurs autres modules Outlook affichent également le Catégoriser button- il fait le même travail partout où vous le trouverez. Cliquez sur le bouton Catégoriser apporte une liste de (surprise!) Catégories, chaque nom d'une couleur. Si vous voulez simplement code couleur vos articles en utilisant la valeur par défaut, le processus est assez simple.

Suivez ces étapes pour attribuer une catégorie à un article:

1. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez classer.

L'article est mis en surbrillance.

2. Cliquez sur le bouton classer et choisir la catégorie que vous souhaitez dans la liste.

Un bloc de couleur apparaît dans l'article pour indiquer la catégorie à laquelle vous choisissez.

Vous pouvez attribuer plusieurs catégories à chaque élément, bien que mettant un trop grand nombre sur un élément peut être plus déroutant que l'attribution a pas de catégories du tout.

Renommer une catégorie

Vous pouvez associer un nom à chaque couleur afin que vous savez pourquoi vous affectez une certaine catégorie à un certain point.

Pour renommer une catégorie, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue catégories de couleurs apparaît.

2. Cliquez sur la catégorie que vous souhaitez renommer.

La catégorie que vous sélectionnez est mis en surbrillance.

3. Cliquez sur le bouton Renommer.

La catégorie que vous choisissez à l'étape 2 est entouré par une case pour montrer que vous pouvez le modifier.

4. Tapez le nouveau nom que vous souhaitez attribuer à cette catégorie.

Le nom que vous tapez apparaît à la place de l'ancien nom.

5. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue catégories de couleurs ferme.

Si vous modifiez le nom d'une catégorie que vous aviez déjà attribué à certains éléments Outlook, ce nom de la catégorie des changements sur ces articles automatiquement.

Modification d'une catégorie de couleur

Vous pouvez changer la couleur d'une catégorie ainsi que son nom. Affectation des couleurs mémorables peuvent donner des indices importants sur la façon dont votre travail va ou comment bien vous gardez avec les projets en cours.

Suivez les étapes pour changer la couleur d'une catégorie:

1. Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue catégories de couleurs apparaît.

2. Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez attribuer une nouvelle couleur.

La catégorie que vous sélectionnez est mis en surbrillance.

3. Cliquez sur le bouton Couleur.

Une liste déroulante apparaît, montrant les couleurs que vous pouvez choisir.

4. Cliquez sur la couleur que vous souhaitez attribuer.

La couleur que vous choisissez apparaît à la place de l'ancienne couleur.

5. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue catégories de couleurs ferme.

Vous pouvez également choisir None et créer une catégorie incolore. Voilà sorte de terne, mais si elle correspond à votre humeur, allez-y. Vous pouvez créer des catégories incolores car Outlook ne propose que 25 couleurs, et vous pouvez avoir plus de 25 catégories. Mais après que vous avez passé 25 catégories, vous pourriez envisager de couper vers le bas sur le nombre de catégories de réduire la confusion.

Attribution d'une touche de raccourci catégorie

Vous pouvez donner à chaque catégorie une touche de raccourci, ce qui vous permet d'assigner une catégorie sans toucher votre souris. Cela est très pratique lorsque vous souhaitez zoomer à travers un écran plein de messages e-mail ou les tâches et mettre le tout dans un certain ordre.

Pour attribuer une touche de raccourci à une catégorie, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.

La boîte de dialogue catégories de couleurs apparaît.

2. Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez attribuer une touche de raccourci.

La catégorie que vous sélectionnez est mis en évidence pour montrer que vous l'avez sélectionné.

3. Cliquez sur le menu Touche de raccourci.

La liste des touches de raccourci apparaît.

4. Cliquez sur la touche de raccourci que vous voulez affecter.

Le nom de la touche de raccourci que vous choisissez apparaît à la droite de la catégorie.

5. Cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas affecter plus d'un raccourci clavier à une catégorie- qui serait source de confusion. Toutefois, vous pouvez affecter plus d'une catégorie à un élément.