Création d'une liste de contacts d'affaires uniforme dans les perspectives 2003

Une base de données de contacts d'affaires est toujours en évolution, mais Outlook 2003 peut aider à maintenir l'ordre. Que ce soit des clients ou fournisseurs, les gens vont et viennent, les numéros de téléphone de changement, les gens sont promus, et ainsi de suite. Garder la liste de contacts mise à jour est un défi qui intensifie quand vous prenez en compte l'emplacement. Très souvent, la liste est répartie entre le système de facturation, le service des achats, et de diverses archives de chaque vendeur (Rolodex, ordinateurs Pocket PC, et même la carte de visite oubliée dans le tiroir du haut). Sans une base de données mise à jour, vous ne pouvez pas bien communiquer avec vos clients.

Voici quelques solutions possibles à ce problème:

• Utilisez votre liste de contacts en tant que votre base de données clients et fournisseurs. Mettre à jour toute information que vous le recevez, lorsque vous travaillez par vous-même.

• Utilisez la liste de contacts d'une personne que la liste de l'entreprise. Faire de cette règle de la société: Toutes les nouvelles mises à jour que quiconque reçoit (comme une carte de visite, un appel téléphonique avec de nouvelles informations, ou un e-mail) va à une personne centrale pour la mise à jour de base de données.

• Créer une liste publique sur le serveur Exchange et choisissez une personne pour être la liste gardien. Vous pouvez utiliser le Business Contact Manager version 2.0, qui est un complément gratuit à Outlook dans les éditions de bureau professionnels et petites entreprises. Vous pouvez partager les contacts d'affaires et les comptes comme une seule liste avec le reste de votre entreprise.

Vous devez mettre à jour les changements d'adresse et ajouter de nouvelles informations de contact immédiatement. La première option est bonne lorsque vous travaillez seul. La deuxième option fonctionne lorsque vous ne disposez pas d'un serveur Exchange disponibles ou ne pas utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels Version 2.0. La meilleure option est la troisième, parce que la liste de contacts est disponible à toute l'équipe à tout moment, n'importe où avec Outlook Web Access. Vous tapez simplement les nouveaux contacts dans votre liste de contacts, de l'enregistrer, puis de l'envoyer en tant que vCard à la liste des contacts gardien comme suit:

1. Ouvrez le contact enregistré.

2. Choisissez Actions, avant que vCard.

Un nouvel e-mail ouvre avec la vCard joint.

3. Envoyez-le à la liste des contacts gardien.

La liste des contacts gardien reçoit l'e-mail et peut tout simplement faire glisser et déposer le fichier vCard de l'e-mail dans la liste de contacts.

Ajout d'un contact de cette manière enregistre automatiquement la date du contact a été créé (en utilisant le nom de domaine créé) et maintient une date de dernière modification (en utilisant le champ modifié). Vous pouvez personnaliser votre contacts en vue d'inclure les champs créés et modifiés si vous voulez garder une trace de cette information.

Vous êtes susceptible de recevoir des informations de contact à partir de plusieurs sources, telles que le système de vente interne, chaque vendeur, ou l'équipe de gestion. Associer le contact avec la personne qui l'a généré facilite le suivi.

Vous pouvez utiliser les catégories pour vous aider à suivre cette information:

1. Créez une nouvelle catégorie pour chaque membre de l'équipe des ventes.

2. Insérez un nouveau contact sur la liste.

3. Avec l'ouverture de contact, cliquez sur le bouton Catégories.

La boîte de dialogue Catégories apparaît.

4. Sélectionnez la catégorie de l'expéditeur Nom et enregistrer le contact.

Le contact est associé à la source.