Comment utiliser votre web hébergé e-mail auto-répondeur

Auto-répondeurs, ou des réponses automatiques, peuvent être des outils web vraiment utiles ou le fléau de votre existence, selon la façon dont vous les utilisez. Beaucoup de gens ne pas aimer la réception des réponses automatisées quand ils ont passé du temps à l'artisanat un e-mail, mais utilisés de la bonne façon, des réponses automatiques peuvent être utiles.

L'idée d'un auto-répondeur est qu'il répond automatiquement à chaque e-mail que vous recevez. Cela peut être utile lorsque

• Vous partez en vacances et que vous voulez que les gens sachent que vous ne serez pas répondre qu'après une certaine date.

• Vous êtes particulièrement occupé et besoin d'un moyen de dire aux gens qu'ils peuvent obtenir une réponse retardée à leurs e-mails.

• La boîte e-mail est une adresse ou quelque chose de semblable e-mail du service client. Un auto-répondeur peut laisser le client sait que sa requête a été reçue et peut lui donner un temps de réponse estimé.

• Vous avez une adresse e-mail qui est utilisé uniquement pour l'envoi de courrier et les réponses ne sont pas lus par quiconque, et que vous souhaitez informer l'expéditeur qu'elle a contacté cette adresse e-mail.

Pour configurer un répondeur automatique, vous devez créer un message e-mail qui est envoyé automatiquement lorsque cela est nécessaire. Les étapes suivantes montrent comment mettre en place un répondeur automatique dans cPanel. D'autres panneaux de commande diffèrent légèrement dans les étapes nécessaires pour créer un, mais le processus général est le même:

1. Connectez-vous à votre panneau de contrôle et accédez à la section de messagerie.

2. 
   
   
   
   

   Cliquez sur les répondeurs automatiques.

   L'Modifier / Ajouter répondeur automatique écran ouvre.

   

3. Dans la boîte e-mail, entrez le compte e-mail que vous voulez que le répondeur automatique à être associé.

4. Dans la zone De, tapez le nom que vous voulez l'e-mail pour dire qu'il est à partir.

   Ce pourrait être votre nom ou Service à la clientèle équipe ou ce qui est le plus pertinent.

5. Dans la zone Objet, tapez la ligne de sujet que vous voulez le lecteur à voir.

   Cela pourrait être quelque chose comme Absent du bureau ou Merci pour votre demande.

6. Tapez le sujet principal de votre message e-mail dans la zone du corps.

   Qu'est-ce que vous entrez ici variera en fonction de l'objectif de l'auto-répondeur, mais en général, votre message doit expliquer pourquoi l'auto-réponse a été envoyé et donner un peu de délai pour une réponse non automatisée.

7. Définir le début et dates de la réponse automatique arrêter.

   C'est important. Vous ne voulez pas que votre auto-répondeur toujours dire aux gens que vous êtes en vacances quand vous avez été de retour d'une semaine.

Une des plus grandes frustrations des utilisateurs du courrier électronique est d'obtenir inutiles messages auto-répondeur. Voici quelques règles que vous devez suivre lorsque vous utilisez des auto-répondeurs:

• Assurez-vous que votre notification de vacances est éteint quand vous rentrez.

• Ne pas mettre en place un répondeur automatique qui dit que vous répondrons dans les deux heures si vous répondez rarement le même jour.

• Ne pas donner trop peu d'informations. “ je suis en vacances ” ne dites pas rien au destinataire. Il ne sait pas quand attendre une réponse.

• Ne donnez pas trop d'informations. Les gens ne doivent pas votre horaire pour les deux prochaines semaines. Une explication simple que vous êtes occupé et une idée du moment qu'ils peuvent attendre une réponse sont suffisantes.