Comment définir les options comptables généraux dans QuickBooks 2013

Société Préférences sur l'onglet de QuickBooks 2013 comprend des cinq généraux cases suivantes de la comptabilité, ainsi que la date des avertissements et des réglages de la date de clôture. (Les cases à cocher sont probablement auto-explicative de quelqu'un qui a fait un peu de comptabilité QuickBooks, mais pour les nouveaux utilisateurs de QuickBooks, voici une brève description de ce que chacun fait.)

• Utiliser des numéros de compte: La boîte de numéros à cocher Utiliser le compte, si elle est sélectionnée, vous permet d'entrer un numéro de compte pour une transaction. La case à cocher associée, Montrer le meilleur Subaccount Seulement, dit QuickBooks pour afficher uniquement le nom et le numéro de compte un sous-compte (si vous en utilisez un) à la place du patrimoine complète du compte.

  Si vous utilisez beaucoup de niveaux de sous-comptes, cette option peut vraiment nettoyer vues, qui rend plus facile de dire ce que compte vous cherchez à.

• Exiger des comptes: Les comptes Exiger case à cocher, si elle est sélectionnée, raconte QuickBooks que vous devez spécifier un compte pour une transaction. Cela a un sens. Si vous n'êtes pas en utilisant des comptes pour suivre les montants qui se jettent dans et hors de l'entreprise, vous n'êtes pas vraiment en train de faire la comptabilité. Il ne ferait jamais de sens pour désélectionner les comptes Exiger case à cocher.

• Utilisez le suivi de classe pour Transaction: La case à cocher Utiliser le suivi de classe vous permet d'indiquer QuickBooks que vous souhaitez utiliser non seulement des comptes pour suivre vos informations financières, mais aussi classes. Classes vous permettent de diviser les informations de niveau de compte d'une autre manière. Cela semble compliqué, mais il est vraiment très simple.

  
  
  
  
  

  La liste de compte, par exemple, vous permet de suivre revenus et les dépenses par catégories de revenus et dépenses. Vous pouvez suivre les dépenses en utilisant des catégories telles que les salaires, les loyers, et les fournitures. Classes, par conséquent, vous offrent un moyen de suivre cette information dans une autre dimension.

  Par exemple, vous pouvez diviser les salaires dépens dans ces salaires dépensés pour deux endroits différents de votre entreprise. Un restaurateur avec deux restaurants peut vouloir faire cela. Notez que QuickBooks fournit également une boîte, vous pouvez vérifier pour indiquer que QuickBooks devrait vous invite à attribuer des classes.

• Attribuer automatiquement générale Journal Nombre d'entrée: Cette case à cocher indique QuickBooks pour attribuer des numéros aux écritures de journal généraux que vous entrez en utilisant la commande d'entrée Assurez-Journal. Vous voulez laisser cette case cochée. Inscriptions générales de revues, en passant, sont généralement entrés par votre expert-comptable ou votre comptable professionnel sur le personnel.

• Avertir lors de la publication d'une transaction à des bénéfices non répartis: Cette case à cocher indique QuickBooks pour afficher un message d'avertissement à chaque fois que vous ou quelqu'un d'autre pour tentatives directement de son compte de report à nouveau débit ou de crédit. (Normalement, vous ne voulez pas directement à débiter ou créditer le compte des bénéfices non répartis, et seuls les comptables qualifiés souhaitez saisir des transactions directement dans les bénéfices non répartis, en tout cas.)

• La date Avertissements: Les boîtes date Avertissements disent QuickBooks pour vous avertir lorsque vous ou quelqu'un d'autre entre dans une transaction avec une date trop loin dans le passé ou trop loin dans l'avenir. Si vous marquez une des deux boîtes date Avertissements, vous aussi vous voulez spécifier combien de jours sont trop loin dans le passé ou trop loin dans l'avenir.

• Date de clôture des paramètres: La boîte de date de clôture vous permet d'identifier une date avant laquelle votre fichier de données QuickBooks ne peut pas être changé. En d'autres termes, si vous définissez la date de clôture au 31 Décembre 2011, vous dites QuickBooks que vous ne voulez pas les modifications apportées au fichier de données QuickBooks avant cette date.

  Cela signifie que quelqu'un ne peut pas modifier une transaction qui est daté avant votre date de clôture sans obtenir un message d'avertissement effrayant. Cela signifie également que quelqu'un ne peut pas entrer dans une transaction en utilisant une date antérieure à cette date de clôture.

  Vous pouvez cliquer sur le bouton Set Date / mot de passe pour afficher une boîte de dialogue qui vous permet de spécifier une date de clôture et de créer le mot de passe nécessaire quand quelqu'un veut ajouter une vieille transaction ou de modifier une ancienne transaction.

Il ya bien longtemps, les dernières versions de QuickBooks vous permettent également activer et de désactiver une fonction de piste de vérification en utilisant l'onglet Préférences des Préférences comptables Société. Cependant, toutes les versions récentes de QuickBooks fournissent une toujours sur piste d'audit, de sorte que vous ne voyez pas une préférence case à cocher comptable Audit Trail plus.

Une piste de vérification, par la manière, conserve simplement une liste de qui fait qui change à des transactions. Comptables, de façon prévisible, l'amour des pistes d'audit. Les pistes de vérification permettent quelqu'un, comme votre CPA, à venir après le fait et comprendre pourquoi un solde de compte est ce qu'elle est.