QuickBooks ne vous oblige pas à vous laisser ou même N ° 147, à proximité ” mois et des années, les anciens systèmes comptables manuels façon fait. (Quand tu “ fermé ” une période comptable vieux, vous avez réellement réduites à zéro les comptes de recettes et de dépenses, et transféré le montant net dans les comptes de capitaux propres du propriétaire.)
Cependant, QuickBooks ne vous permettent d'utiliser une date de clôture et mot de passe. La date de clôture sorte de empêche quelqu'un de saisie de transactions plus tôt que la date indiquée. Si vous définissez un mot de passe de fermeture, par exemple, quelqu'un a besoin de fournir ce mot de passe avant d'entrer dans une transaction ou de modifier une transaction en date avant la date de clôture. Si vous ne définissez pas un mot de passe de fermeture, quelqu'un qui essaie de saisir ou modifier une transaction datée avant la date de clôture est averti, mais il ou elle peut encore créer ou modifier l'entrée.
Pour définir une date de clôture, choisissez Edition-Préférences, cliquez sur l'icône de la comptabilité, cliquez sur l'onglet Préférences Société, puis entrez la date de clôture (probablement la fin de l'année le plus récent) dans la date jusqu'à laquelle les livres sont boîte fermée. Pour utiliser un mot de passe de fermeture, cliquez sur le bouton Définir mot de passe, et utilisez la boîte de dialogue qui affiche QuickBooks pour créer le mot de passe de clôture.
Se prépare à faire la paie avec QuickBooks 2008
Si vous souhaitez utiliser l'une des options de services de paie QuickBooks parce que vous voulez économiser de l'argent, vous n'êtes pas peur d'un peu de paperasse, ou peut-être vous voulez la flexibilité supplémentaire qui vient avec faire vous-même, vous devez vous inscrire pour le la saveur de service approprié.
Pour mettre en place une option de service de paie, préparez-vous à sauter sur l'Internet. Suivez ces étapes:
Dans QuickBooks, choisissez employés-paie-Order Services de paie.
QuickBooks se connecte à Internet et affiche la première page d'un formulaire web multi-page qui vous permet de signer et de mettre en place le service de paie QuickBooks.
Suivez les instructions à l'écran.
Note: Mise en place du service de paie QuickBooks nécessite que vous ayez des informations précises year-to-date de paie pour tous vos employés ainsi que des informations de taux de retenue de l'Etat. Vous aurez envie de recueillir toutes ces informations avant de commencer. Le processus de mise en place de la paie - en supposant que vous avez les informations à portée de main et que vous avez seulement une poignée d'employés - ne devrait pas prendre beaucoup plus d'une demi-heure.
Planifiez votre paie.
Après vous vous inscrivez pour (et indirectement mis en place) le service de paie QuickBooks, vous avez besoin pour planifier vos activités de paie à venir. Pour ce faire, choisissez la commande Modifier ou employés -Ajouter paie annexes.
Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre Paie Schedule List, cliquez sur le bouton de calendrier de paie, puis sur Nouveau. Lorsque vous êtes invité par QuickBooks, décrire la masse salariale vous ordonnancement. Par exemple, si vous êtes à la mise en place d'une paie hebdomadaire, nommez la liste de paie quelque chose comme Vendredi paie. En outre, décrire la fréquence hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, et ainsi de suite.
Décrivez vos employés.
Vous devez décrire chacun de vos employés, et vous devez identifier qui paie horaire auquel ils appartiennent. Choisissez Centre employés-employé. Cliquez sur le bouton nouvel employé. Ensuite, utilisez les onglets de la fenêtre que QuickBooks affiche de fournir le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale de l'employé, et ainsi de suite. Notez que vous utilisez l'onglet Paie et de la rémunération de préciser le salaire ou le salaire de l'employé et à affecter le salarié à une masse salariale prévue.
Inactiver éléments de liste dans QuickBooks 2008
Une des caractéristiques soignées dans QuickBooks est qu'il vous permet de simplifier vos listes en cachant des éléments qui ne sont plus actifs, y compris ceux que vous vous attendez à être actif plus tard. Si vous avez des employés saisonniers, vous pouvez les masquer à partir de votre liste d'employés pendant les périodes de l'année où ils ne travaillent pas. Ou si vous vendez des porte-clés commémoratives seulement tous les cinq ans, vous pouvez les garder d'encombrer votre liste d'objet dans les années large. Vous pouvez également inactiver clients et les fournisseurs de leurs listes respectives.
Pour inactiver quelque chose à partir d'une liste, tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir la liste et double-cliquez sur l'élément. Lorsque QuickBooks ouvre l'élément, employé, client, fournisseur ou que vous souhaitez désactiver, sélectionnez l'élément est case Inactif. (Le nom de la boîte de contrôle des changements, en fonction de ce que vous essayez d'inactiver.) Puis cliquez sur OK. QuickBooks cache ce membre de votre liste. La prochaine fois que vous affichez la liste, la case Inclure Inactif apparaît.
Pour afficher et modifier membres masqués de votre liste, cliquez simplement sur le case Inclure inactif. Tous les membres inactifs présentent avec X icônes à côté d'eux. Si vous souhaitez réactiver un membre, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône de X, et le membre est réactivé.
QuickBooks conserve la trace des commandes d'achat
Vous pouvez créer QuickBooks OP, même si vous commandez des produits par téléphone ou via le World Wide Web - qui est, à chaque fois que vous ne demandez pas produits par écrit. Remplir des bons de commande vous permet de déterminer ce que les articles que vous avez sur commande et quand les articles arriveront. Tout ce que vous aurez à faire est de demander QuickBooks, “ Quel est sur commande, et quand ça se passe, de toute façon ”?; Jamais plus vous aurez à crémaillère votre cerveau à se rappeler si vous avez commandé ces machins et bidules.
Et quand la facture arrive, vous aurez déjà l'avis donne sur le formulaire de PO. Après avoir écrit sur tous les éléments sur votre bon de commande, vous ne devez pas remplir un onglet Articles sur votre chèque lorsque vous payez la facture. Ou, si vous payez des factures avec les comptes payables méthode, vous ne devez remplir l'onglet Éléments dans la fenêtre Entrez projets de loi. Lorsque les articles arrivent, tout ce que vous avez à faire est de laisser savoir-QuickBooks les articles sont immédiatement ajoutés à votre liste d'inventaire.
Utilisez les OP pour les articles que vous commandez - qui est, pour les articles que vous recevoir et de payer à l'avenir. Si vous achetez des articles sur le comptoir ou recevez des éléments que vous ne commandez, vous avez évidemment pas besoin d'un PO. Ce que vous devez faire est de simplement payer la facture et l'inventaire des éléments que vous venez d'acheter.
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