Exécution d'un rapport en acte! 2,005

Les étapes suivantes sont applicables à tous les ACT! rapports. La boîte de dialogue est la même pour tous les rapports. Selon le rapport que vous utilisez, cependant, certaines options peuvent ne pas être disponibles et donc apparaissent en gris.

Pour exécuter une ACT! rapport, il suffit de suivre ces étapes:

1. Effectuer une recherche ou afficher la fiche de contact ou les dossiers que vous souhaitez inclure dans le rapport.

Toutes les routes de ACT! conduire - ou au moins passer par - la recherche. Avant d'exécuter un rapport, décidez quel contact du ou des données de groupe que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Par exemple, vous pouvez exécuter un rapport d'historique de synthèse pour un seul contact ou d'un contact Rapport pour tous les contacts dans un état ou une région. Vous pouvez inclure les données de contact en cours ou enregistrement de groupe, le contact ou la recherche de groupe en cours, ou à partir de tous les contacts ou groupes.

2. Classez les contacts avant d'exécuter le rapport si vous souhaitez que les contacts dans le rapport apparaissent dans un ordre particulier.

Veux-tu les contacts apparaissent par ordre alphabétique par nom de société ou par nom de famille? Si vous avez de nombreux contacts avec le nom de famille Smith, voulez-vous ensuite de les trier par la société ou l'État? Vous devez prendre ces décisions avant de lancer un ACT! rapport.

Trier vos contacts dans l'une des deux manières: Trier par jusqu'à trois critères en choisissant Modifier -> Trier ou Trier vos contacts par un critère en cliquant sur la rubrique dans la liste des contacts contact approprié.

3. Choisissez le menu Rapports, puis sélectionnez le nom du rapport que vous voulez exécuter. (Pour exécuter un rapport qui ne figure pas dans le menu, choisissez Rapports -> Autres rapports de contact et sélectionnez le rapport approprié.)

La boîte de dialogue Définir des filtres ouvre. L'onglet Général est identique pour toute ACT! rapports que vous créez.

4. Dans l'envoyer le rapport de sortie Pour liste déroulante, sélectionnez une sortie pour le rapport:

# 8226- Aperçu: Choisissez l'option Aperçu si vous êtes à tout hésitant sur vos capacités de reporting. Un aperçu du rapport apparaît à l'écran. Après avoir visionné le rapport, l'imprimer ou l'exécuter à nouveau si elle ne cherche pas exactement de la façon que vous vouliez qu'il regarde.

# 8226- fichier RTF: Enregistre le rapport comme un fichier RTF, que vous pouvez ouvrir dans Word.

# 8226- fichier HTML: Enregistre le rapport comme un fichier HTML. Choisissez cette option si vous souhaitez utiliser le rapport sur votre site Web.

# 8226- Fichier PDF: enregistre le rapport sous forme de fichier PDF qui peut être lu dans Adobe Reader.

# 8226- fichier texte: Enregistre le rapport comme un fichier TXT, que vous pouvez lire avec une grande variété de logiciels, y compris Excel.

# 8226- imprimante: Si vous êtes pleinement convaincus que votre rapport sera imprimer correctement la première fois, allez-y! Cette option envoie le rapport directement à votre imprimante par défaut.

# 8226- E-mail: Envoie le rapport enregistré comme pièce jointe à un message e-mail. L'attachement a une extension .rpt et peut être lu que par les bénéficiaires qui ont ACT! installé sur leurs ordinateurs.

5. Dans les Créer un rapport Pour la zone, spécifier les contacts à inclure dans le rapport.

Les choix sont explicites. Vous êtes soit va exécuter le rapport pour le contact en cours, la recherche actuelle, ou tous les contacts.

Si vous avez trié les contacts, sélectionnez le bouton radio de recherche actuel, même si vous voulez inclure tous les contacts dans la base de données. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les contacts dans le rapport ne figurent pas dans l'ordre de tri que vous avez spécifié.

6. Sélectionnez la case à cocher «My Record 'Exclure pour exclure les informations de votre My Record dans le rapport.

Cette option est pas disponibles pour tous les rapports.

7. Dans les données Utilisez Géré par zone, sélectionnez le gestionnaire de la fiche des contacts que vous y compris dans votre rapport.

# 8226- Tous les utilisateurs: Comprend les documents de contact gérés par tous les utilisateurs de la base de données.

# 8226- utilisateurs sélectionnés: Comprend les documents de contact gérés par les utilisateurs sélectionnés de la base de données. Si vous êtes le seul utilisateur de la base de données, seul votre nom apparaît dans la liste.

8. sur les activités, note, et / ou des onglets de l'histoire, faire les sélections appropriées.

# 8226- Dans l'onglet Activités, sélectionnez le type d'activités et de la gamme de date correspondante des activités à inclure dans votre rapport.

# 8226- sur la note et onglet Historique, sélectionnez le type d'histoires et de la plage de dates correspondant que vous inclure dans votre rapport.

# 8226- Dans la zone Utiliser données gérées par zone, sélectionnez les utilisateurs dont les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport.

9. Cliquez sur l'onglet d'opportunité si vous exécutez un rapport de vente.

# 8226- Dans le domaine de la vente des chances, choisissez si vous voulez inclure des chances ventes, les ventes Fermé / gagnantes, et / ou des ventes perdues dans votre rapport.

# 8226- Dans le menu déroulant entre les dates suivantes, indiquez la plage de dates des opportunités de vente à inclure dans le rapport.

# 8226- Dans la zone Utiliser données gérées par zone, choisir d'inclure des informations de tous les utilisateurs ou les utilisateurs sélectionnés de votre base de données.

10. Cliquez sur OK.

ACT! exécute le rapport. Si vous n'êtes pas heureux avec les résultats, exécutez le même rapport une deuxième fois en utilisant différents critères, ou essayer d'exécuter un rapport différent.