Comment le sous-total des données dans Excel 2,013

Vous pouvez utiliser les sous-totaux d'Excel disposent sous-total des données dans une liste triée. Pour le sous-total d'une liste de données, vous trier d'abord la liste sur le champ pour lequel vous voulez que les sous-totaux, et puis vous désigner le champ qui contient les valeurs que vous voulez résumer - ceux-ci ne doivent pas être les mêmes champs dans la liste de données.

Lorsque vous utilisez la fonction sous-totaux, vous n'êtes pas limité à avoir les valeurs dans le champ désigné ajouté avec la fonction SOMME. Vous pouvez à la place avoir Excel retourner le nombre d'entrées avec la fonction COUNT, la moyenne des entrées avec la fonction MOYENNE, l'entrée la plus élevée avec la fonction maximum, la valeur la plus faible avec la fonction MINIMUM, ou même le produit des entrées avec le Fonction du produit.

Pour le sous-total des salaires au sein de chaque département dans mon exemple la liste des données des employés, trier d'abord la liste de A à Z commande sur la colonne Dept car Excel est de créer un nouveau rapport au montant à chaque changement dans les entrées de service au sein de la liste (comptabilité, administration, ingénierie, etc.).

Excel ne vous permet pas de rapport au montant d'une liste de données sous forme de tableau. Avant que vous pouvez utiliser le bouton de commande Total partiel, vous devez d'abord convertir votre table dans une fourchette normale de cellules. Pour ce faire, cliquez sur une cellule dans le tableau, puis cliquez sur l'onglet Design sur l'onglet contextuel Outils de tableau sur le ruban.

Enfin, cliquez sur Convertir de Range bouton de commande dans le groupe Outils puis sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue d'alerte vous demandant de confirmer cette action. Excel supprime alors les boutons de filtre des colonnes en haut de la liste de données tout en conservant la mise en forme de table d'origine.

La figure suivante illustre combien il est facile d'utiliser les sous-totaux disposent pour obtenir des totaux dans une liste de données. La liste des données sur les employés de l'échantillon est d'abord trié par le champ Dept dans l'ordre croissant, puis par le champ Salaire dans l'ordre décroissant (grand au plus petit) et converti la liste de données à une gamme.

Puis cliquez sur le bouton de commande Sous-total sur l'onglet Données du ruban pour ouvrir la boîte de dialogue Sous-total.

Ici, le champ Département est sélectionné comme domaine pour lequel les sous-totaux doivent être calculées dans le à chaque changement de zone de liste déroulante, somme que la fonction à utiliser dans la zone de liste déroulante utiliser la fonction, et le chèque de salaire boîte comme le champ dont les valeurs doivent être additionnées dans la Sous-total Ajouter zone de liste.

La figure suivante montre les résultats obtenus après avoir cliqué sur OK dans la boîte de dialogue Sous-total. Ici, vous voyez au bas de la liste de données montrant les sous-totaux de salaire pour l'Administration, Ingénierie, Ressources humaines, Services d'information et départements ainsi que le total des salaires pour tous les départements.

Le total est affiché au bas de la liste de données parce que le Résumé case ci-dessous données est sélectionné dans la boîte de dialogue Sous-total - si vous ne voulez pas un grand total, retirez la coche de cette case.

Comme vous pouvez le voir, lorsque vous utilisez la commande des sous-totaux, Excel présente les données en même temps qu'il ajoute les rangées avec les totaux des salaires ministériels et le total. Cela signifie que vous pouvez réduire la liste de données vers le bas juste ses lignes de sous-total départemental ou même juste la ligne du grand total tout simplement par l'effondrement du contour jusqu'à la deuxième ou premier niveau.

(Rappelez-vous que vous pouvez basculer entre afficher ou masquer les symboles du plan sur le bord gauche de la liste de données en appuyant sur Ctrl + 8.)

Dans une grande liste de données, vous voudrez peut-Excel pour insérer des sauts de page (souvent désigné comme pauses) Tous les changements de données en temps dans le domaine sur lequel la liste est sous-total (qui est, le champ désigné dans la à chaque changement de zone de liste déroulante).

Pour ce faire, vous sélectionnez simplement le saut de page entre les groupes de case à cocher dans la boîte de dialogue Sous-total pour mettre une coche en avant de cliquer sur OK pour subtotale la liste.