Le maintien d'un dossier de contacts heureux et en santé dans les perspectives

En pathologie, qui est l'étude des maladies et la façon dont ils sont transmis, un contact est une personne qui passe sur une maladie transmissible, mais dans Outlook, un contact est quelqu'un dont vous gardez l'information. Informations sur les contacts est conservé dans le dossier Contacts. Ce dossier est un carnet d'adresses super-puissance. Il a des endroits pour stocker les noms des personnes, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mails, pages Web, les numéros de téléavertisseurs, les anniversaires, les surnoms, et d'autres choses. Lorsque vous vous adressez un message e-mail, vous pouvez obtenir l'adresse directement à partir du dossier Contacts pour être sûr que l'adresse est correctement saisi.

Un dossier Contacts est seulement aussi bon et aussi approfondie que les informations sur les contacts que vous y mettez. Ces pages expliquent comment saisir des informations sur un contact et mettre à jour les informations si elle arrive à changer.

Saisie d'un nouveau contact dans le dossier Contacts

Pour placer quelqu'un sur la liste des contacts, ouvrez le dossier Contacts et commencer par faire une des actions suivantes:

• Cliquez sur le bouton Nouveau contact.

• Appuyez sur Ctrl + N (dans la fenêtre du dossier Contacts) ou Ctrl + Maj + C.

• Choisissez Fichier -> Nouveau -> Contact.

Vous voyez le formulaire de contact. Sur ce formulaire sont des endroits pour entrer à peu près tout ce qu'il ya à savoir sur une personne, sauf sa vie d'amour et de vices secrets. Entrez toutes les informations vous vous souciez de dossier, en gardant à l'esprit ces règles de la route que vous avancez:

• Noms, adresses, et ainsi de suite: Bien que vous pourriez être tenté de vous suffit de saisir des adresses, des numéros de téléphone, noms, et ainsi de suite dans les zones de texte, ne le faites pas! Cliquez sur le bouton Nom complet sur l'onglet Général, par exemple, pour entrer un nom. Cliquez sur le bouton entreprise ou à domicile pour entrer une adresse dans la boîte de dialogue Vérifier l'Adresse. En cliquant sur les boutons et de saisie des données dans les boîtes de dialogue, vous autorisez Outlook pour séparer les composants de noms, adresses et numéros de téléphone. En tant que tel, Outlook peut trier les noms et adresses plus facilement, et il peut utiliser des noms et des adresses comme source pour les envois de masse et e-mailings de masse avec Microsoft Word.

Lors de la saisie d'informations sur une entreprise, pas une personne, laissez le champ Nom complet vide et entrez le nom de la société dans le domaine de l'entreprise.

• L'information qui est important pour vous: Si la forme ne semble pas avoir une place pour entrer dans un certain type d'information, essayez de cliquer sur un bouton triangle et en choisissant une nouvelle catégorie de l'information dans le menu pop-up. Cliquez sur le bouton triangle à côté du bouton d'affaires et de choisir la maison, par exemple, si vous voulez entrer une adresse de la maison plutôt que d'une adresse d'affaires.

• Fichier: Ouvrir le fichier en menu déroulant et choisissez une option pour le dépôt du contact dans le dossier Contacts. Les contacts sont classés par ordre alphabétique de nom de famille, prénom, nom de la société, ou des combinaisons de trois. Choisissez l'option qui décrit le mieux la façon dont vous vous attendez à trouver le contact dans le dossier Contacts.

• Adresse postale: Si vous continuez à plus d'une adresse d'un contact, afficher l'adresse à laquelle vous souhaitez envoyer le courrier et sélectionnez le This Is the case postale d'adresses.

• Adresses mail: Vous pouvez entrer jusqu'à trois adresses e-mail pour chaque contact (cliquez sur le bouton triangle et choisissez E-mail 2 ou E-mail 3 pour saisir une deuxième ou une troisième adresse). À l'écran comme zone de texte, Outlook vous montre ce que la ligne À messages e-mail va ressembler quand vous envoyez un e-mail à un contact. Par défaut, la ligne À montre le nom du contact suivi par son adresse e-mail entre parenthèses. Cependant, vous pouvez entrer ce que vous voulez à l'écran comme zone de texte, et si quelque chose de différent entrant vous permet de distinguer entre les adresses e-mail, saisissez quelque chose de différent. Par exemple, entrez Lydia - personnel de sorte que vous pouvez dire quand vous envoyez un e-mail à l'adresse personnelle du Lydia, par opposition à l'adresse de son entreprise.

• Photos: Pour mettre une photo numérique sur un formulaire de contact, cliquez sur le bouton photo Ajouter de contact et, dans la boîte de dialogue Ajouter un contact image, sélectionnez une image et cliquez sur le bouton OK.

Soyez sûr d'écrire quelques mots sur l'onglet Général pour décrire comment et où vous avez rencontré le contact. Lorsque vient le temps d'éliminer les contacts dans la liste du dossier Contacts, lisant les descriptions peuvent vous aider à décider qui obtient désherbé et qui ne le fait pas.

Lorsque vous avez terminé la saisie des informations, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Si vous êtes pressé d'entrer des informations de contact, cliquez sur le bouton Enregistrer et Nouveau. Cela ouvre une forme vide de sorte que vous pouvez enregistrer des informations sur un autre contact.

Voici un moyen rapide pour saisir les informations de contact pour quelqu'un qui vous a envoyé un message e-mail: Ouvrez le message, à droite; cliquez sur le nom de l'expéditeur sur la ligne À, et choisissez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel. Vous voyez le formulaire de contact. Saisissez plus d'informations sur l'expéditeur si vous pouvez et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Importation e-mail et les adresses d'un autre programme

Supposons que vous avez été en utilisant Outlook Express, Eudora ou Lotus Organizer pour gérer votre e-mail et adresses de contact, mais maintenant vous êtes devenu un converti à Outlook. Que faites-vous avec les messages e-mail et les noms et adresses dans l'autre programme? Vous ne pouvez pas laisser juste assis là. Vous pouvez les importer dans Outlook et reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Pour importer e-mail et les adresses de contact d'un autre programme, commencez par choisir Fichier -> Importer et exporter. Vous voyez l'Assistant Importation et Exportation. Ce que vous faites ensuite dépend de l'endroit où vous faites maintenant votre e-mailing et l'adresse de suivi:

• Outlook Express: Sélectionnez Importer des messages et adresses, et cliquez sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Outil d'importation d'Outlook, sélectionnez Outlook Express, cochez les cases pour décider quoi exporter (messagerie, adresses, et / ou règles), et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez les options de décider quoi faire au sujet entries- double puis cliquez sur le bouton Terminer.

• Eudora: Sélectionnez Importer des messages et adresses, et cliquez sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Outil d'importation d'Outlook, sélectionnez Eudora, choisir des options pour décider quoi faire au sujet des entrées en double, et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Rechercher un dossier, sélectionnez le fichier où les données Eudora est conservé et cliquez sur le bouton OK.

• Lotus Organizer: Sélectionnez Importer à partir d'un autre programme ou fichier, cliquez sur le bouton Suivant, sélectionnez une version Lotus Organizer (4.x ou 5.x), et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant. En cliquant sur le bouton Suivant que vous avancez, vous êtes invité comment gérer les doublons, pour localiser le fichier de données Lotus Organizer, et de sélectionner un dossier Outlook de mettre les données.

Certains filtres importation et d'exportation ne sont pas installés automatiquement par Outlook. Outlook peut vous demander d'insérer le CD-ROM Office de sorte qu'il peut installer un filtre.