Comprendre comment SharePoint 2003 ajoute de la valeur de l'entreprise

Si vous vacille d'avant en arrière sur l'implémentation de SharePoint, lisez la suite pour certains moyens spécifiques que cet outil de construction site équipe peut ajouter de la valeur à votre entreprise.

La recherche peut vous coûter

Tout ce temps vos employés passent la recherche de formes, les fichiers et les numéros de téléphone additionne. Pour ne pas mentionner le temps que vos employés passent à la traîne dans le bureau à la recherche de la dernière version d'une image de marque ou la politique de l'entreprise sur (par exemple) de faire des appels téléphoniques personnels sur les téléphones cellulaires fournis par l'entreprise. Gardez vos employés à leur bureau et de travailler à l'aide de SharePoint pour fournir les informations de référence dont ils ont besoin.

Self-service économise de l'argent

Votre organisation peut économiser de l'argent en ne reproduction et la distribution de documents papier tels que des brochures et des présentations pour la distribution interne. Envoi de copies papier est coûteux et inutiles. Vous pouvez envoyer des copies électroniques par e-mail, mais alors vous seriez taxer votre serveur e-mail et alourdir les destinataires de la décision de savoir si (et où) pour enregistrer le fichier joint.

Passer tout ce non-sens et utiliser SharePoint pour stocker et distribuer des versions électroniques de vos documents:

• Utiliser le document, l'image, et les bibliothèques de formulaires pour stocker des versions électroniques de vos fichiers.

• Envoyer un lien hypertexte vers le fichier dans l'e-mail.

• Créer une fiche sur la page d'accueil du portail, annonçant tout document attendu depuis longtemps comme le plan de marketing de l'année prochaine.

En envoyant un lien hypertexte vers un fichier stocké dans une bibliothèque SharePoint, vos employés ne disposent pas à vous soucier de l'endroit où enregistrer le fichier électronique ou papier. Ils peuvent ajouter le lien hypertexte pour leurs listes personnelles de liens hypertexte dans mon site. La prochaine fois qu'ils veulent se rappeler la présentation du séminaire des ventes au dernier trimestre, il ne doit pas être plus loin que la page Mon site.

Combler vos îles

La structure d'une entreprise se prête souvent à créer des îlots d'information. Malheureusement, il est souvent cette structure même qui entrave la productivité de vos employés ou est dans la manière de trouver leur satisfaction pour un client. Au lieu de voir une entreprise en termes de ses départements fonctionnels (tels que le marketing et comptabilité), utiliser SharePoint pour connecter îles et briser les chaînes de votre structure formelle de rapports. Voici comment fonctionnalités de SharePoint aider à faire le travail:

• La flexibilité de l'équipe: Vous pouvez utilisez les sites d'équipe pour créer un espace de travail désigné pour une équipe indépendamment de l'emplacement physique des membres de l'équipe ou qui se rapporte à qui.

• Centré sur le document de collaboration: Vous canallow employés de collaborer autour d'un document, comme un manuel des ressources humaines de la politique mise à jour, en utilisant un document espace de travail.

• Home Sweet travail de réunion: Vous pouvez utilisez des espaces de travail de réunion à soutenir les réunions (individuellement ou en série) avec une place centrale pour tous les participants, ordre du jour, et des éléments d'action associés.

• Vues de processus métier: Vous candocument vos processus d'affaires en les mettant sur un site d'équipe pour l'ensemble de l'entreprise ou de l'équipe à voir et à utiliser.

• Formaliser l'informel: Vous candig dans vos départements et amener des feuilles de calcul, les orientations et les formulaires dans SharePoint.

Envoi d'un message unifié

Utilisez le portail de communiquer une vision commune à vos employés sur votre entreprise à travers les éléments suivants:

• Page d'accueil: Communiquer la valeur d'un message, comme l'énoncé de vision de l'entreprise, en le plaçant à droite sur la page d'accueil du portail pour tout le monde à voir.

• Navigation: Utilisez les fonctions de navigation de votre portail pour diriger les employés à l'information sur les produits et les promotions.

• Listes: Utilisez les listes - les liens et les annonces - sur votre portail pour diriger l'attention des employés aux sites d'équipes internes et nouvelles de la société que vous voulez qu'ils remarquent.

• Audiences: Les groupes cibles de travailleurs, comme les superviseurs ou tout le monde dans le service à la clientèle, avec des annonces qui renforcent un message, comme la valeur de la vente incitative.

• Regarde et ressent: Utilisez le schéma de couleurs et l'image de marque de votre portail pour transformer votre portail SharePoint à partir d'une pièce impersonnelle de logiciels pour lasource interne nouvelles de la société et de l'information.

Création d'un sens de la communauté

Utilisez SharePoint pour tenir vos employés à jour avec le nouveau-bébé et le nouveau-location annonces. Vous ou vos employés pouvez même utiliser SharePoint pour créer un groupe de covoiturage ou de trouver un copain de déjeuner.

Réduire le coût des systèmes d'information

Imaginez la réduction du nombre de solutions départementales du cru qui utilisent des tableurs et des bases de données Access. En remplaçant ces derniers avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint, vous obtenez quelques améliorations immédiates:

• Facilité d'administration: Vos solutions métiers seront plus cohérente - ce qui les rend plus faciles à administrer, de soutien, de sauvegarder et de restaurer que des dizaines de solutions ponctuelles concoctés par des jockeys de tableur.

• Accessibilité, la transférabilité et la réutilisation: Les données stockées dans les listes et les bibliothèques de SharePoint sont enregistrées dans une base de données SQL Server. Les informations importantes sont pas enfermé dans une feuille de calcul qui est utilisé uniquement par un seul ministère.

• Une sécurité accrue: SharePoint fournit un modèle intégré pour la sécurité et les autorisations qui se fonde sur votre investissement existant dans Active Directory. Encore mieux, vos départements peuvent utiliser ce modèle pour gérer qui a accès à quoi -sans appelant le help desk.

• Capacité à éliminer clients Office: En utilisant des listes et des bibliothèques dans SharePoint, vous ne pouvez pas besoin d'avoir des applications bureautiques comme Excel installé sur toutes les machines clientes. Les gens peuvent utiliser le navigateur pour rechercher des données (ou ajouter des données à une liste) dans SharePoint. Cette liste peut même être lié à une feuille de calcul qui met à jour alors qu'un autre utilisateur l'ajout de données en utilisant le navigateur.

• La planification simplifiée: En réunissant tout ce contenu sous un même toit et sur le radar, planification de la capacité est grandement simplifiée.

• Aides à la formation: Parce que SharePoint fournit une apparence cohérente et la sensation, la formation est plus facile.