Budgétisation pour la collecte de fonds

Collecter des fonds coûte de l'argent. Et aucune organisation reçoit chaque subvention ou un cadeau qu'il cherche. A but non lucratif a besoin pour être sûr d'avance qu'il ne peut se permettre les coûts de collecte de fonds potentiels et que les coûts sont appropriées par rapport à l'éventuel retour. Les coûts de collecte de fonds devrait être une partie modeste du budget de l'organisation, mais lorsque cette organisation est en cours de démarrage ou quand il est le lancement d'un nouveau grand effort de collecte de fonds, les coûts de financement vont augmenter. Le recrutement d'un nouveau donateur presque toujours coûte plus de sécuriser un deuxième cadeau d'un défenseur passé.

Dès le début, l'association va vouloir un système qui lui permet de tenir des registres en temps opportun sur tous ses donateurs. Ce système peut être un fichier de la carte manuscrite ou une base de données complexe. Il est important, par exemple, que sans but lucratif se souviennent quand ils reçoivent des subventions, combien d'argent qu'ils reçoivent, lorsque les rapports sont dus, et quel genre de rapports est nécessaire.

Organismes sans but lucratif doivent aussi maintenir les informations à jour sur les donateurs individuels: qui, dans l'organisation sait ou les connaissait, comment et pourquoi ils ont donné leurs cadeaux, et si aucune reconnaissance ou des invitations spéciales ont été promis à eux quand ils ont donné. Parce que sans but lucratif espèrent parler ou rester en contact avec ces personnes au fil du temps, l'enregistrement de leur conjoint et les noms des enfants, leurs intérêts, leurs affiliations d'affaires, et toute autre information pertinente personnelle est important.

Ainsi, le premier investissement dans la collecte de fonds peut être d'acquérir un système de tenue de dossiers. Vous pouvez également avoir un budget pour le temps qu'il faut pour maintenir le système à jour. Les informations actuelles à propos de la collecte de fonds et de logiciels de comptabilité généralement peuvent être consultés sur le site Web de TechSoup. Une bonne, option peu coûteuse est eBase, un programme gratuit qui fonctionne sur FileMaker Pro. Vous ne devez pas FileMaker, sauf si vous souhaitez personnaliser eBase. Des logiciels spécialisés de collecte de fonds est formidable, mais il peut être très coûteux. Pensez à investir dans quand votre collecte de fonds dépend un grand nombre de subventions, cadeaux d'entreprise, et les contributions, et quand votre budget de fonctionnement annuel est de 1 million $ ou plus.

Parmi les autres activités de collecte de fonds et de leurs coûts comprennent

• Subventions et contrats: La plupart des coûts d'obtenir des subventions et des contrats sont les coûts du travail pour la planification et la rédaction de la proposition de subvention. Certaines propositions peuvent exiger des cassettes vidéo, cassettes audio, ou des diapositives de travail passé, qui coûtent de l'argent supplémentaire. Si vous avez besoin de nombreuses copies, qui est trop une dépense, comme l'expédition de la proposition. Parfois, vous voudrez peut-être se rendre à rencontrer en personne avec l'agence attribution de l'argent et si cette fondation est loin de votre emplacement, qui est une autre dépense à considérer. En outre, comme plusieurs fondations sont la création de systèmes d'applications électroniques, vous pouvez avoir besoin d'investir dans l'amélioration de vos systèmes informatiques pour être compatible avec les leurs.

Organismes sans but lucratif ont besoin de prêter attention à des exigences d'un subventionneurs pour la présentation des résultats d'un projet et assurez-vous qu'ils peuvent se permettre de faire le rapport. Certaines subventions nécessitent la collecte et l'analyse des données exhaustives. Certains exigent des états financiers vérifiés.

• Les contributions individuelles: Les coûts liés à l'obtention des contributions individuelles découlent de temps passé par le personnel ou les bénévoles de compilation des listes de donateurs possibles, mener des recherches à propos de ces bailleurs de fonds, et de développer un script pour solliciter un don. Le publipostage est une autre technique commune pour atteindre les donateurs individuels et une forme relativement coûteuse de collecte de fonds. Les dépenses peuvent inclure un consultant pour rédiger les matériaux envoyés par la poste et sélectionnez listes appropriées, et certainement inclure impression et d'affranchissement. Certaines organisations engagent les entreprises à gérer des campagnes de sollicitation téléphonique.

Soyez prudent si vous prenez cette étape: Certaines de ces compagnies facturent un pourcentage très élevé de l'argent amassé en échange de ce service alors que d'autres sont fiables et appréciés par les organismes sans but lucratif qu'ils desservent. Une autre dépense qui peut servir votre organisation ajoute la capacité de son site Web afin que les donateurs peuvent faire des dons par voie électronique.

• Événements spéciaux: La production d'événements spéciaux peut être un des moyens les plus chères pour lever des fonds. Dépenser 50 ou 60 pour cent du revenu d'un événement pour payer les coûts est commun. Impression, la publicité, nourriture, divertissements et coûtent de l'argent. En outre, des événements spéciaux sont de main-d'œuvre. Une agence veut avoir un groupe de bénévoles ou le personnel expérimenté pour des événements spéciaux.

• Les dons planifiés: Si un but non lucratif ne sont pas familiers avec les lois fiscales concernant les testaments et les successions, il voudra employer ou recruter sur contrat (ou d'attirer en tant que membre du conseil d'administration) un expert de dons planifiés. Apporter cette personne à bord peut être coûteux à court terme mais cela peut donner un soutien important à long terme pour l'agence.

Les dons planifiés qui fonctionne le mieux pour les organisations qui ont été autour pendant une longue période et montrent de bonnes perspectives de continuité. Les universités, les musées, les églises et viennent à l'esprit. Petits, de nouveaux groupes ont du mal à attirer des legs.