Comment garder de bons dossiers sur les donneurs de votre but non lucratif

Avant qu'il ne commence à recueillir de l'argent, vous avez besoin de mettre en place un système de conservation des documents en temps opportun sur l'ensemble des bailleurs de fonds de votre but non lucratif. Ce système est généralement une feuille de calcul Microsoft Excel ou une base de données électronique spécialisé, mais il peut même être aussi simple que d'un fichier de la carte manuscrite et agenda. Pour les subventions de la fondation, un tel système peut aider à vous souvenir des délais pour les demandes de subventions et de soumettre des rapports finaux.

Pour les donateurs individuels, un système de bons dossiers peut vous aider à garder l'information à jour sur quand et comment vous les avez contacté, qui, dans l'organisation les connaît, comment et pourquoi ils ont donné leurs cadeaux, et si vous leur a promis toute spéciale reconnaissance ou invitations quand ils ont contribué. Enregistrement de leur conjoint et les noms des enfants, leurs intérêts, leurs affiliations d'affaires, et toute autre information personnelle pertinente aussi est intéressant.

Si vous décidez d'utiliser un système de base de données électronique pour gérer vos dossiers de donateurs, vous pouvez choisir un programme qui se concentre spécifiquement sur la collecte de fonds, ou vous pouvez garder une trace de chaque connexion que vous avez avec tout le monde et tout le monde, y compris les clients, les acheteurs de billets, les pairs professionnels, les donateurs et les bénévoles.

Des logiciels spécialisés de collecte de fonds peut vraiment augmenter votre efficacité dans la tenue de dossiers, mais soyez prudent lorsque vous choisissez votre programme, car il peut être très coûteux. Considérons le prix d'achat, frais d'installation, et la disponibilité du soutien technique de sauvegarde. Par exemple, les logiciels open source ne peut pas facturer vous permet de télécharger et d'utiliser leur logiciel, mais ils peuvent aussi ne pas fournir un appui technique cohérente si vous rencontrez des problèmes.

Vous pouvez trouver des critiques et des articles pour vous aider à choisir entre différents types de donateurs, membre, et les systèmes de gestion constitutifs à Idealware. Pour vous aider à commencer votre recherche, voici un rapide coup d'oeil à certaines de vos options:

• CivicCRM est à but non lucratif disponible sans licence. Bien qu'il soit un excellent outil, vous aurez probablement besoin de quelqu'un avec des compétences technologiques afin de mettre en place pour vous. Il intègre facilement avec les systèmes de gestion de contenu Drupal et Joomla.

• DonorPerfect se concentre sur les bailleurs de fonds, mais a un certain soutien pour les membres, les bénévoles et autres contacts. Il dispose d'une version en ligne moyennant un abonnement mensuel raisonnable.

• eBase est un bon, option peu coûteuse. Ce programme fonctionne sur FileMaker Pro, mais vous ne devez pas FileMaker, sauf si vous souhaitez personnaliser eBase.

• eTapestry offre un essai gratuit de 30 jours pour essayer son système. Vous pouvez vous abonner à différents niveaux et les prix en fonction de votre estimation du nombre de dossiers de donateurs. (Le service de base peut accueillir jusqu'à 1000 enregistrements.) ETapestry vise principalement à gérer les bailleurs de fonds.

• GiftWorks est une option logicielle à prix raisonnable avec la réputation d'être facile à utiliser. Il est principalement conçu pour le suivi des dons et des donateurs.

• Salesforce.com propose un produit haut de gamme gratuitement à but non lucratif avec un maximum de dix utilisateurs. Salesforce propose un nombre croissant de fonctionnalités pour les donateurs de suivi et d'autres constituants.

Après avoir choisi le système qui est bon pour votre organisation, consultez Techsoup.org pour voir si vous pouvez le trouver à un prix réduit.

Initialement, lorsque vous avez besoin de toute urgence de subventions et de dons pour démarrer votre entreprise, gardant de bons dossiers peut sembler être une activité perte de temps, mais dans le long terme, les dossiers complets de vous permettre de recueillir plus d'argent. Vous pouvez commencer avec une approche simple et le mettre à jour au fil du temps, mais chaque fois que vous passez à un nouveau système, assurez-vous d'investir du temps dans le changement.