Comment se préparer à la collecte de fonds à but non lucratif de votre

Bien que les événements varient considérablement en taille et en complexité, et bien que nous avons tiré des événements ponctuels adéquatement succès dans deux ou trois semaines, essayer de travailler sur un calendrier de six mois. La section suivante présente une liste de contrôle de planification pour un dîner de gala. Il peut facilement être modifié pour tenir d'autres types d'événements.

Les trois premiers mois

La première période de trois mois est, sans surprise, la partie la plus lente de la planification de l'événement. Vous pouvez attendre plusieurs semaines pour entendre de retour d'une célébrité invitée, et vous devrez peut-être plusieurs semaines pour trouver un remplaçant si vous êtes tourné vers le bas.

• Élaborer le plan et de recruter le leadership de l'événement.

• Divertissement sécurisé et un emplacement.

• Sélectionnez un thème et un traiteur.

• Envoyer un communiqué sauver-le-date carte postale et e-mail.

• Créer une page de l'événement et site de réseautage social.

• Demander les permis nécessaires (pour les jeux de bienfaisance, servir des boissons alcoolisées, les fermetures de rues, et ainsi de suite).

Quatre mois et cinq

Comme l'événement se rapproche, vous laissez les autres savent de l'événement à venir et commencer à contacter les bénévoles.

• Recruter un comité d'événement ou d'un noyau de bénévoles.

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  Visitez le site à laquelle l'événement aura lieu, vérifier tous les règlements et recommandations pour son utilisation.

• Solliciter des contributions en nature des matériaux dont vous avez besoin pour l'événement.

• Envoyer des communiqués de presse annonçant votre initiales haut-parleurs, des célébrités, et / ou la direction de l'événement.

• Appel à tous les membres potentiels du comité.

• Développez votre conception d'invitation. Tout le texte sur l'invitation devrait être prêt pour la conception finale, l'impression et la mise en ligne de six semaines avant l'événement.

• Sélectionnez votre menu et commencer à travailler sur des idées de décoration.

• Messagerie et e-mail les invitations.

Quatre semaines avant l'événement

Passer le mois avant l'événement générant l'excitation et finaliser les détails.

• Susciter l'intérêt des mises à jour du site Web fréquentes et les médias sociaux comportant des photos et actualités bits.

• E-mail à un deuxième lot de communiqués de presse.

• Faire des appels téléphoniques aux médias et aux invités de confirmer les plans de couverture et de voyage.

• Concevoir le programme imprimé pour être passé sur à l'événement.

• Aider les personnes honorées avec leurs discours (si nécessaire).

• Rassembler les éléments - des paniers, des bannières, des confettis, et ainsi de suite - nécessaire pour décor.

Dans la conception de matériel promotionnel de votre événement, vous voulez le regard de l'invitation, le programme, la page web de l'événement, la signalisation et les modèles audio-visuel pour être cohérent. Prévoyez du temps pour solliciter des logos de commanditaires corporatifs et revérifier l'orthographe des noms des donateurs et la façon dont ils veulent être reconnus.

La semaine avant l'événement

Ne soyez pas trop souligné dans les jours avant l'événement. Vous devriez avoir seulement quelques détails de dernière minute à régler.

• Confirmez le nombre d'invités que vous attendez. Quelques jours avant la fête, appel tout le monde qui a fait une réservation et de confirmer si il ou elle vient. Quelques personnes auront changé leurs plans, et vous ne voulez pas payer pour les repas non consommés ou manquer de nourriture.

  Lorsque la commande de nourriture de votre traiteur, supposer que dans des circonstances normales, 5 pour cent de vos invités attendus ne participera pas. Si l'événement est gratuite, 10 pour cent d'entre eux ne sera pas assister.

• Planifier le coin de la table lors de l'événement (si nécessaire).

• Préparer les cartes de place et cartes de table.

• Décorez le site.

Vous pensez peut-être que personne ne peut pleuvoir sur votre défilé, mais avoir des plans de sauvegarde d'urgence de toute façon. Que faire si votre interprète est malade, un blizzard arrête les routes, ou votre permis ne sont pas approuvé à temps? Vous avez besoin de se déplacer rapidement, remplacer, reporter ou annuler votre programme. Le plus vite vous pouvez communiquer tout changement, les meilleures sont vos électeurs pensent de coller avec vous et votre cause.