10 façons de communiquer efficacement avec vos micro-entreprise des clients par e-mail

La façon dont vous communiquer avec les prospects et clients par e-mail peuvent faire ou défaire votre micro-entreprise entreprise. Vous devez communication par email fort pour gagner la confiance de vos prospects et de leur Business- faire un commentaire négligente ou envoyez un e-mail mal écrit, et vous pouvez les perdre

Gardez ces points à l'esprit lors de la communication avec des prospects ou clients.

Lire les communications par courriel avant de l'envoyer aux clients

Avant d'envoyer un mail à l'un de vos micro-entrepreneuriale clients ou prospects, surtout si elle est un message sensible, le lire et puis lire à nouveau pour vous assurer que votre message est clair et convaincant et utilise la formule AIDA.

La formule AIDA de copie de vente écrit comporte les éléments de l'attention, l'intérêt, le désir, et l'action. Une communication par email peut utiliser la formule AIDA pour attirer l'attention, l'intérêt et le désir du lecteur, tout en les incitant finalement à l'action.

Si vous écrivez quelque chose de négatif, avoir une personne de confiance a lu et vous donner des commentaires. Assurez-vous que le courriel est exacte et qu'il ne communique pas ce qui est incorrect ou inflammatoire qui pourrait vous causer des ennuis (juridique ou autre).

Rappelez-vous que le courriel est toujours

Chaque fois que vous envoyez un e-mail (en particulier un délicat), faire une seconde nature pour vous demander, “ Si quelqu'un de lire ce retour à moi dans cinq ans, serait-il me dérange ”?;

Aujourd'hui, les gens peuvent indéfiniment sauvegarder les données (telles que les e-mails). Avant d'envoyer une communication électronique, demandez-vous si ce courriel pourrait revenir vous hanter. Si oui, faire les changements appropriés au texte et l'enregistrer dans votre archive avec remarques explicatives afin que vous sachiez tous les détails de l'e-mail, si nécessaire.

Sachez que la communication électronique est pas le même que parler

Avant de vous envoyer un email, lire pour veiller à ce que le ton est approprié. Un e-mail peut se détacher bien différemment que si le même message ont été parlée. Quand les humains parlent, ils auront l'occasion d'entonner leur voix pour ajouter ou soustraire sens, alors que faire la même chose dans la communication écrite peut être plus difficile.

Pensez à combien de fois vous avez reçu un e-mail et la pensée, “ Gee, qui était une réponse sarcastique, ” et l'écrivain avait un but différent.

Gardez les communications par courriel simple et claire

Gardez votre message précis que possible sans mots inutiles. Utiliser des points de balle et des phrases courtes pour rendre votre message plus facile à lire, surtout parce que les gens lisent des courriels plus un plus sur les appareils mobiles tels que les ordinateurs portables, les téléphones, les tablettes et les smartphones.

Répondre rapidement aux client ou prospect emails

Lorsque cela est possible, de revenir à des gens dès que vous le pouvez. Des gens comme une réponse rapide, afin de répondre en temps opportun. Si vous sentez que vous serez absent pendant plus d'un jour ou deux, envisager de faire une réponse automatique qui permet à vos prospects et clients savent que vous ne serez pas obtenir une chance de répondre immédiatement.

Assurez-vous que votre email est plus professionnel

Dans courriels d'affaires, être professionnel à la fois contenu et le style est important. Rappelez-vous que votre email est tout au sujet de l'apparence. Double-vérifier votre orthographe, de grammaire et de ponctuation. Ne pas utiliser tous les bouchons, car il semble que vous êtes en criant. Ces choses ne se transmettent pas à votre prospect ou contact d'affaires une image forte ou positive de vous comme un professionnel, donc soyez très prudent.

Si grammaire et la ponctuation ne sont pas vos points forts, avoir un ami de confiance de lire un e-mail avant de l'envoyer. Ne vous fiez pas entièrement sur haut-correcteurs orthographiques, car ils ne capturent pas tous les fautes d'orthographe ou de grammaire.

Ne pas partager le contenu inapproprié par email

Vous ne voulez pas offenser vos prospects ou clients d'affaires, alors assurez vos e-mails ne comprennent pas toute offensive ou le texte hors-la-mur. Gardez emails professionnels. Vous ne voulez pas risquer de perdre toute entreprise vient de leur envoyer un rire de ventre de quelque chose qu'ils peuvent trouver de mauvais goût.

Toujours dire s'il vous plaît et merci à vos e-mails

Courtoisie va un long chemin, tant à l'oral et par écrit. Utilisez toutes les chances que vous obtenez dans vos e-mails en exprimant fréquemment votre appréciation et gratitude. Le goodwill il construit peut être inestimable et peut même être utile plus tard si un problème ou difficulté surgit.

Ne jamais envoyer un e-mail si vous êtes en colère ou bouleversés

Souvent, les gens souhaitent qu'ils auraient appelé un email renvoyé après qu'il a été envoyé parce qu'ils ont dit quelque chose qu'ils regrettent plus tard. Chaque fois que vous êtes en colère ou bouleversés, ou si vous soupçonnez que l'autre personne et vous êtes sur le point d'envoyer un email, écrire et enregistrer dans votre projet de dossier et attendre pour l'envoyer.

Autoriser les points de conversation ou email à circuler dans votre esprit jusqu'à ce que vous êtes moins bouleversée et avoir une plus grande emprise sur vos pensées (et les émotions).

Utilisez les champs envoyer dans un courrier correctement

Assurez-vous que vous savez comment utiliser les champs d'envoi dans un courriel. Voici un bref verité des champs:

• À: Ce champ dirige le courriel à la personne ou aux personnes dont attention ou une action que vous recherchez.

• CC: Utilisez ce champ essentiellement comme un FYI. Envoyez des copies de courriels à des gens qui vous voulez garder dans la boucle de quelque chose.

• BCC: Utilisez ce champ à votre discrétion. Si vous envoyez un e-mail à un grand groupe de personnes, et que vous voulez respecter leur vie privée, utilisez ce champ. Vous pouvez également utiliser ce champ si vous souhaitez garder quelqu'un dans la boucle, mais vous ne voulez pas les autres destinataires sachent.