Quickbooks: 8 conseils financiers pour les propriétaires d'entreprise

Les propriétaires d'entreprises doivent jouer un rôle actif dans l'aspect financier de l'entreprise afin de prévenir toute tentative de détournement ou la falsification. Passez en revue vos états financiers QuickBooks, garder un œil attentif sur où va l'argent, et de savoir qui gère les finances. Gardez votre entreprise en toute sécurité et en bon ordre en suivant ces huit conseils financiers.

Connectez-vous toutes vos propres contrôles

Cela ne veut pas un slam contre comptables. Dans une petite entreprise, cependant, les gens (en particulier les teneurs de livres de pleine charge) ont la possibilité de vous embobiner facilement. En signant toutes les vérifications vous-même, vous gardez vos doigts sur le pouls de votre sortie de trésorerie. Oui, cette pratique peut être un problème - vous devez parcourir paperasse chaque fois que vous signez une pile de chèques - mais rappelez-vous l'alternative.

En passant, si vous êtes dans un partenariat, vous devez avoir au moins un couple de partenaires co-signer les chèques - ou du moins les gros chèques.

Ne pas signer un chèque dans le mauvais sens

Si vous signez de nombreux contrôles, vous pouvez être tenté d'utiliser un (forcément illisible) la signature rapide et furieux. Bien que griffonner votre nom rend illisible grand sens lorsque vous dédicacer balles de baseball, ne pas faire lorsque vous signer les chèques. Une signature claire, en particulier avec un sens du style personnel, est distinctif. Une ligne ondulée avec une croix et un couple de points est facile à contrefaire.

Revue chèques annulés avant votre comptable fait

Assurez-vous que vous passez en revue vos chèques annulés (l'image à cocher qui apparaît sur votre relevé de compte bancaire) avant tout le monde voit le relevé bancaire mensuel.

Cette information est certainement pas pour intimider les teneurs de livres. Pourtant, un propriétaire d'entreprise peut déterminer si quelqu'un est falsifié des signatures sur les chèques seulement en étant le premier à ouvrir le relevé bancaire et en examinant chacune des signatures sur les chèques annulés.

Si vous ne examinent pas les chèques, les employés peu scrupuleux - en particulier les aides-comptables qui peuvent mettre à jour les relevés de compte bancaires - peuvent forger votre signature avec l'impunité. Et ils ne seront pas pris si elles ne le compte à découvert.

Ne vous sentez pas enclin à suivre ces procédures? Ensuite, vous - et non la banque - probablement manger les pertes.

Choisissez un comptable qui sait les ordinateurs et les procédures de la paie

Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas obligé de demander une vérification des antécédents du FBI lors de l'embauche d'un comptable. En fait, si vous utilisez QuickBooks, vous ne devez pas embaucher des gens qui sont familiers avec les petits systèmes de comptabilité d'entreprise. Il suffit de trouver des gens qui savent comment garder un chéquier et travaillent avec un ordinateur. Ils ne devraient pas avoir de problème à comprendre QuickBooks.

Bien sûr, vous ne voulez pas quelqu'un qui vient de tomber du camion de navet. Mais même si vous faites embaucher quelqu'un qui montait en ville sur un, tu ne vas pas avoir beaucoup de difficulté à obtenir cette personne mise à la vitesse avec QuickBooks.

Un comptable qui sait comptabilité à double entrée est super serviable. Mais pour être juste, une telle connaissance est probablement pas essentielle. Mais rappelez-vous: Lorsque vous êtes l'embauche, trouver quelqu'un qui sait comment faire la paie - et pas seulement la substance de l'impôt sur la masse salariale du gouvernement fédéral, mais aussi le singe de l'impôt sur la masse salariale des affaires de l'Etat.

Examiner régulièrement vos états financiers

Régulièrement produire et regarder par-dessus le compte de pertes et profits que génère QuickBooks effort. Obtenez habituelle à propos de regarder par-dessus votre bilan avec ses listes des actifs et passifs. Explorer et trouver un autre rapport ou deux qui vous donne des indications utiles sur les rythmes et les rimes de votre entreprise. (Toutes les erreurs que vous faites vont probablement montrer des numéros que maladroit sur votre bilan, par le chemin.)

Probablement, vous pouvez garder une poignée assez ferme sur le fonctionnement en regardant deux ou trois faciles à comprendre les rapports. Et par furtivement régulièrement à ces états financiers - dites une ou deux fois par semaine - vous mettez votre système de comptabilité en un outil utile à la fois pour repérer les opportunités alléchantes et pour éviter les pièges dangereux.

Voici une façon de diriger vos entreprises en examinant trois rapports de QuickBooks:

• Une déclaration de profits et pertes qui compare les numéros year-to-date de l'année précédente de l'année en cours et (de sorte que vous pouvez voir comment vous faites dans l'année en cours par rapport à l'année précédente)

• Les comptes débiteurs sommaires vieillissement (de sorte que vous pouvez voir où les clients et les clients sont en souffrance)

• Le bilan (de sorte que vous pouvez contrôler votre argent et de fonds de roulement et repérer toute substance drôle).

Choisissez un système comptable approprié

Lorsque vous utilisez QuickBooks, vous utilisez soit la comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice. La comptabilité de caisse est très bien lorsque l'argent le flux d'une entreprise reflète ses ventes et de sa sortie de trésorerie reflète ses dépenses. Cette situation est pas le cas, cependant, dans de nombreuses entreprises. Un contrat constructeur de maisons unifamiliales, par exemple, peut avoir de l'argent à venir dans (par des emprunts auprès des banques), mais ne peut pas faire de l'argent. Alternativement, un propriétaire de prêteur sur gages qui prête de l'argent à 22 pour cent d'intérêt pourrait faire des hordes de l'argent, même si l'argent liquide se déverse sur le quotidien économique.

En règle générale, lorsque vous êtes achat et la vente des stocks, comptabilité d'exercice fonctionne mieux que la comptabilité de caisse. Cependant, la comptabilité de caisse reporte généralement impôts sur le revenu.

Si QuickBooks ne fonctionne pas pour votre entreprise. . .

QuickBooks est un excellent programme de comptabilité de petite entreprise. Mais si QuickBooks ne semble pas répondre à vos besoins - si, par exemple, vous avez besoin d'un programme qui fonctionne mieux pour un fabricant ou qui comprend certains particularité spécifique à l'industrie - vous voudrez peut-être l'un des plus compliqué (mais aussi plus puissant ) petits paquets de comptabilité d'entreprise.

Avant de vous lancer à partir de QuickBooks Simple Start ou QuickBooks Pro, assurez-vous de vérifier la version Solutions d'entreprise de QuickBooks, qui coûte plus cher, mais fonctionne également pour les grandes entreprises. La version Enterprise de QuickBooks ressemble et fonctionne presque à l'identique aux versions «régulières». Si vous connaissez QuickBooks Pro, en conséquence, vous savez déjà (ou le savez pour la plupart) QuickBooks Enterprise.

Si la version Enterprise de QuickBooks ne fonctionne pas, vous pouvez parler à votre comptable sur les paquets spécifiques à l'industrie. (Par exemple, si vous êtes un imprimeur commercial, un vendeur peut avoir développé un logiciel de comptabilité spéciale juste pour les imprimeurs commerciaux.)

Gardez les choses simples

Lorsque la gestion de petites affaires financières d'affaires, garder les choses aussi simples que possible. En fait, garder vos affaires assez simple que vous pouvez facilement dire si vous faites de l'argent et si l'entreprise est en bonne santé.

Ces conseils sur la simplicité peut sembler étrange, mais parfois des gens très brillants peut construire des structures financières monstrueusement complexes pour leurs entreprises, y compris les arrangements complexes de crédit-bail, le partenariat labyrinthique et structures d'entreprise, et l'intéressement et la participation aux coûts arrangements sophistiqués avec d'autres entreprises. Ces arrangements financiers des super-sophistiqué ne produisent pas un profit quand on considère tous les coûts. Qui plus est, ces arrangements complexes tournent presque toujours dans les maux de tête de gestion et de tenue de dossiers.