5 contrôles comptables bon que minimiser le vol

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Voici un résumé de cinq puissantes techniques pour minimiser les problèmes qui surgissent lorsque vous avez des gens avec différents niveaux de compétence et des niveaux de fiabilité travaillant avec vos données QuickBooks:

  • Compare régulièrement des inventaires physiques avec les registres comptables d'inventaire. Une des choses que vous pouvez faire, à la fois pour minimiser vos pertes d'inventaire et de tenir des registres comptables précis, est de comparer régulièrement les comptes physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent.

    Cette approche à compter souvent les plus précieux et le plus facile à voler des objets accomplit deux choses:

  • Inventaire retrait est rapidement identifié.

  • Le propriétaire d'une entreprise peut réduire la freinte des stocks en identifiant le type d'inventaire qui est le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.

  • Concilier les comptes bancaires. Une autre méthode que les propriétaires d'entreprises doivent utiliser est de concilier leurs propres comptes bancaires. Souvent, le vol des employés par le personnel de la comptabilité se produit que les employés à comprendre comment des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas.




    Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est d'avoir le propriétaire concilier le relevé bancaire. En outre, toutes les transactions suspectes, feuilletés ont tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire d'une entreprise examine de près les chèques.

  • Séparer comptabilité de la garde physique lorsque cela est possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou la responsabilité physique pour cette activité.

    Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou l'accès à cet inventaire. Un commis de magasin, par exemple, peut facilement être en mesure de voler des cigarettes et aussi ajuster les registres d'inventaire grâce à la vente de la caisse enregistreuse pour les cigarettes. Néanmoins, partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification d'erreur intégré se produit. La personne qui fait les chèques représentant indirectement sur le gardiennage de l'actif les gardiens physiques.

  • Former des employés sur l'utilisation de QuickBooks. Vous devez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:

    • Tout d'abord, quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs involontaires.

    • Deuxièmement, les registres comptables désordre camoufler le vol des employés.

    • Fermez votre fichier QuickBooks. Bien que vous n'êtes pas obligé de clôturer l'exercice dans QuickBooks, vous pouvez toujours vouloir faire cela pour maintenir l'intégrité de vos données. Voici comment:

      1. Choisissez la commande Modifier-Préférences

      2. Sélectionnez l'onglet Préférences Comptabilité- Société

      3. Cliquez sur le bouton Date de clôture Set Date / mot de passe.

        Lorsque QuickBooks vous invite, spécifier une date de clôture et mot de passe.

        Après avoir fourni ces informations, QuickBooks interdit ou limite les utilisateurs de modifier ou de conclure des transactions datées avant la date de clôture.

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