Découvrir les nombreuses façons d'afficher vos messages dans Outlook 2000

Vous pouvez afficher vos messages dans au moins dix façons, à commencer par l'ensemble qui est livré avec Microsoft Outlook. Vous pouvez modifier chaque vue en triant sur une colonne d'informations dans une vue en cliquant sur le titre de cette colonne.

Pour changer votre point de vue de vos messages dans Outlook, choisissez VIEW -> actuelle VIEW, puis choisissez l'une des vues suivantes dans le menu:

• Messages. Ceci est le sans fioritures photo de votre boîte de réception - De, À, Sujet - juste l'essentiel. Les messages que vous avez pas encore lus sont répertoriés en gras type- les autres sont cités en plaine.

• Messages avec aperçu. Lorsque vous ne possédez pas le temps de lire tous les messages que vous recevez, un aperçu est utile. Les premières lignes peuvent vous donner un indice quant aux messages que vous voulez lire. AutoPreview vous montre ces quelques premières lignes.

Normalement, vous voyez seulement des aperçus de messages que vous avez pas encore lu. Vous ne voyez que les titres des messages que vous avez lus. En fait, Outlook suppose que vous avez lu un message que vous avez ouvert. Vous pouvez également marquer un message lus ou non lus de droit; cliquant dessus et en choisissant Marquer comme lu ou Marquer comme non lu.

• Par Drapeau suivi. Vous pouvez marquer les messages entrants pour vous aider à garder une trace de ce que vous avez à faire en réponse à chaque message. Marqué groupes de vue vos messages selon que les drapeaux sont définis sur les messages et les listes de ce genre sont les drapeaux définis et quand ils sont dus.

Certains experts disent que la façon la plus efficace pour faire face à tous vos messages entrants est de les déposer en fonction de ce que vous devez faire avec eux et ensuite agir sur eux en fonction de la priorité et le calendrier de chaque message. Drapeaux de message sont un moyen pratique d'obtenir une poignée sur ce que vous avez à faire avec les messages que vous recevez. En vue de Suivi Drapeau organise automatiquement vos messages en fonction de l'action qu'ils exigent, vous rendant instantanément efficace, non?

• Derniers Jours Sept. Lorsque vous êtes invité à prendre des mesures immédiates sur un message que vous avez reçu il ya quelques jours, il est pas toujours facile de trouver le message que vous a dit quoi faire, surtout si vous avez beaucoup de e-mail. Dernière vue sept jours, vous montre uniquement les messages que vous avez obtenu dans la semaine passé. Trouver un élément dans une liste courte est plus facile que dans un long.

La dernière liste Seven Days limite vue pour les messages qui arrivent dans une période de sept jours. Il ne trie pas les messages en fonction de ce qui est en eux, ou qui les ont envoyés. Vous pouvez trier vos messages selon le nom de l'expéditeur et l'objet du message en cliquant sur les titres en haut des colonnes de la vue.

• Marqué pour Sept prochains jours. Si vous êtes marquage des messages qui sont vraiment importantes, les messages que vous avez marqués comme devant attirer votre attention dans les prochains jours sont susceptibles de nécessiter votre attention en premier. Pour un coup d'oeil sur le plus chaud des plats chauds, l'utilisation Marqué pour Sept prochains Jours.

Comme vue Signalé, Marqué pour Sept prochains jours voir des coupes à l'essentiel: qui a envoyé le message, ce que le sujet du message est, et quand l'action est due sur le message qui est marqué.

• Par sujet de conversation. Vous devez toujours inclure une ligne d'objet qui est facile à comprendre pour que la personne qui reçoit votre message sait à première vue le sujet de votre message et ce qu'il faut faire à ce sujet. Avec un peu de chance, d'autres personnes font la même chose pour vous. Ensuite, vous pouvez vraiment obtenir quelque kilométrage de vos messages en les triant dans Par vue Conversation Topic.

• Par expéditeur. Quand le patron appelle et demande: «Avez-vous reçu le message e-mail sur les bonus que je vous ai envoyé il ya trois semaines?" vous ne voulez probablement pas passer beaucoup de temps de tri à travers les messages de tout le monde depuis les trois dernières semaines. La meilleure façon de répondre à la question du patron délai est de passer à En vue de l'expéditeur.

Vous pouvez trouver instantanément le nom du patron En vue de l'expéditeur. Double-cliquez sur le message intitulé Bonus. Ensuite, vous pouvez dire au patron, "Je suis certainement DID il est ici devant moi." Vous serez en mesure de répondre si rapidement que le patron sera heureux de vous donner ce bonus.

• Messages non lus. Vous ne disposez pas de lire chaque message qui vient à travers votre écran, mais la loi de Murphy dit que les informations les plus importantes sera dans un message que vous avez pas encore lu. Les messages non lus vue vous donne un coup d'oeil rapide sur les choses que vous ne l'avez pas pris un coup d'œil à l'instant.

Ne laissez pas votre boîte de réception dans les messages non lus voir tout le temps parce que les messages seront semblent disparaître lorsque vous avez fini de les lire. Il est plus facile d'utiliser des messages voir la plupart du temps et passer à messages non lus considèrent maintenant et puis comme une stratégie pour trouver des choses.

• Envoyé à. Il peut sembler idiot d'avoir une vue de votre boîte de réception triés selon le nom de la personne de chaque message envoyé. Après tout, il est de votre tout Inbox- doit être envoyé à vous, ou il ne serait pas ici, non?

Vous avez deux raisons pour utiliser Envoyé à voir. Certains messages qui viennent à vous sont adressées à tout le monde dans votre entreprise, par exemple, il est donc bon de savoir que certains messages ne doivent pas être prises personnellement. La deuxième raison est que le même ensemble de points de vue est disponible dans la boîte de réception et le dossier Éléments envoyés. Le dossier Éléments envoyés est où Outlook conserve des copies des messages que vous avez envoyés à d'autres personnes. Savoir ce que vous avez envoyé à qui peut être très utile.

Envoyé à voir est seulement triés, pas regroupés, ce qui signifie que les messages apparaissent dans l'ordre des noms des personnes qui les ont envoyés. Une vue groupée serait afficher comme en-tête d'un groupe du nom de chaque personne qui a envoyé vous postez. Si vous cliquez sur la colonne Objet, vous perdez l'avantage d'avoir la liste classée par l'expéditeur. Si votre Envoyé à la liste semble être triés de manière incorrecte, il suffit de cliquer sur le mot en haut de la colonne To.

• Message Timeline. La vue message Timeline est l'une des vues les plus intéressants dans Outlook- il vous dessine un graphique de tous vos messages selon quand ils sont arrivés. Vue Message Timeline est conçu pour vous aider à trouver des messages lorsque vous pouvez vous rappeler quand ils sont arrivés, mais pas pourquoi ils sont arrivés ou qui les ont envoyés.

Les petites icônes qui représentent les messages sont en fait des raccourcis vers les messages qu'ils représentent. Vous pouvez ouvrir un message en double-cliquant sur l'icône de ce message. Vous pouvez également le droit; cliquez sur l'icône de message pour répondre à un message, supprimer un message, ou déplacer un message vers un autre dossier.