Améliorer vos rapports Excel avec nombre effectif formatage

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Comment une table est conçu a un effet direct sur la façon dont une audience absorbe et interprète les données dans ce tableau. Dans les rapports Excel, chaque élément d'information dans votre table doit avoir une raison d'être là. Dans un effort pour clarifier, tables inondent souvent le public avec de l'encre superflue qui ne pas ajouter de la valeur à l'information.

Par exemple, vous verrez souvent des tableaux qui montrent un certain nombre comme 145,57 $ lors d'une simple 145 serait très bien.

Pourquoi inclure les décimales supplémentaires, qui ne servent qu'à ajouter à la masse de chiffres que votre auditoire doit labourer?

Voici quelques lignes directrices à garder à l'esprit lors de l'application formats pour les numéros à votre table:




  • Utilisez décimales que si ce niveau de précision est requise.

  • En pourcentages, utilisez uniquement le nombre minimum de décimales nécessaires pour représenter efficacement les données.

  • Au lieu d'utiliser les symboles de devises (comme $ ou # 163-), laissez vos étiquettes précisent que vous faites référence à des valeurs monétaires.

  • Format très grand nombre à l'milliers ou des millions lieu.

  • droit; aligner les numéros de sorte qu'ils sont plus faciles à lire et à comparer.

Cette figure montre un tableau mal conçu.

image0.jpg

Cette figure montre la même table avec le nombre approprié formatage appliqué. Notez que les grandes quantités de revenus et de la marge dollar ont été convertis à l'endroit des milliers. En outre, les étiquettes au-dessus des nombres maintenant indiquent clairement que tel.

image1.jpg

Les pourcentages ont été tronquées pour montrer aucun décimales. En outre, le codage couleur attire l'attention sur la colonne% Marge, l'indicateur clé dans ce tableau.

Étonnamment, l'ensemble de ces améliorations ont été apportées tout simplement avec le numéro de formatage. C'est vrai; pas de formules ont été utilisés pour convertir un grand nombre à l'endroit des milliers, aucune mise en forme conditionnelle a été utilisé pour le code de couleur le champ% de marge, et il n'y avait pas d'autres trucs périphériques de toute nature.

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