E-mail l'étiquette sur le tas

Il ya quelques années, l'e-mail a dépassé courrier postal comme support-plus grand volume de messages. Sa popularité est en plein essor depuis et ne montre aucun signe de ralentissement. Bien que les volumes ont été écrits sur e-mail l'étiquette, bon nombre des pires délinquants ne semblent pas être la lecture. Que pouvez-vous faire pour garder vos affaires e-mails bon?

Communiquer clairement

La meilleure caractéristique de l'e-mail est aussi le pire: Communication avec une ou plusieurs personnes, à travers le hall ou à travers le monde, peut se produire immédiatement. Ce immédiateté peut être un atout formidable quand vous avez besoin de ce genre de pouvoir. Il peut également être un réel problème lorsque vous l'utilisez comme un substitut pour réfléchie, une communication significative.

Un problème avec l'utilisation excessive e-mail est que le ton peut facilement être mal compris. En personne ou au téléphone, les auditeurs peuvent obtenir des indices visuels ou verbaux et ramasser les émotions et les nuances, en particulier le sarcasme. Même à l'ère de l'ironie, et même si vous utilisez le smiley omniprésente, les lecteurs peuvent manquer votre point. "Je l'ai entendu réunion du personnel de jeudi a vraiment bien!" a un sens complètement différent quand il est parlé dans un ton sarcastique (la réunion ne va pas bien du tout) qu'il fait quand il est parlé dans un ton heureux, directe. Les chances sont bonnes que vos lecteurs se méprendre sur cette déclaration dans un e-mail.

Toujours relire votre message e-mail pour plus de clarté et le ton avant de l'envoyer, et le suivi avec un appel téléphonique si vous ne recevez pas une réponse rapide.

Ecrire avec le style

Voici quelques erreurs stylistiques que les gens font lors de l'utilisation e-mail:

• Oubliant les règles de la grammaire et de l'orthographe: Peut-être en raison de l'énorme volume d'e-mails que les gens envoient, e-mail a tendance à être un milieu très informel. Informel, cependant, ne devrait pas signifier bâclé. Surveillez les problèmes tels que des fragments de phrases et les fautes d'orthographe. Si vous n'êtes pas sûr au sujet des règles de grammaire, gardez un guide de style à portée de main.
• Être professionnel: Juste parce que vous envoyez un e-mail au lieu d'un appel de note de service ou par téléphone ne signifie pas que vous pouvez laisser vos normes professionnelles se détendre. Bien que une touche d'humour dans le ton d'un e-mail peut être très bien, assurez-vous que vous conservez votre professionnalisme. Bien smileys peuvent être utiles dans les e-mails sociales, éviter de les utiliser dans les affaires.
• Omettant une salutation et / ou de fermeture: Pire encore est l'utilisation "Hey" comme une salutation. Est-il vraiment si difficile de taper "Salut Jim" ou "Meilleurs voeux, Bev"?
• Utilisation MAJUSCULES: Capitals sont plus difficiles à lire que du texte normal. En outre, de nombreuses personnes considèrent leur utilisation comme e-mail l'équivalent de crier, donc si vous ne seriez pas crier quelque chose dans la salle de conférence, ne tapez pas dans toutes les capitales.
• En utilisant toutes les lettres minuscules: Ceci est souvent un signe de paresse. Assurez-vous que vous capitalisez les noms propres, les noms et la première lettre de chaque phrase.
• Utiliser un langage offensant: Bien que vous devriez regarder votre langue au travail en général, jurons prononcés flotter au loin dans l'air. Celles écrites assis là sur l'écran de l'ordinateur, peut-être pour plus longtemps que vous le souhaitez.