Comment nettoyage et de condenser les fichiers QuickBooks

QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Condense données.

Cette option indique QuickBooks que vous voulez faire deux choses: créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks, et maigre sur le fichier de travail de l'entreprise de sorte qu'il est pas si grand. QuickBooks réduit la taille de la version de travail du fichier de données de l'entreprise en éliminant les vieux, les transactions dénouées si vous choisissez à l'étape 3 pour supprimer les transactions.

Pour spécifier la date avant laquelle fermés transactions devraient être enlevés, entrez la date dans la case de la date. Si vous voulez condenser le fichier en supprimant les transactions sur ou avant le 31 Décembre 2012, par exemple, saisir 1/1/2013 dans la zone de date. Notez, cependant, que vous ne devez pas sentir compulsifs sur la suppression d'un groupe de transactions conclues.

Vous supprimez les transactions fermées seulement si votre fichier de compagnie QuickBooks devient trop grande. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de compagnie QuickBooks qui est 25MB, 50MB, ou même 100 Mo (mégaoctets).

Bien que généralement, vous condenser un fichier QuickBooks en supprimant vieux, les transactions fermé, la commande Condense crée également des fichiers sans les transactions et les fichiers avec seulement une gamme de données spécifié de transactions. Pour créer un fichier qui contient des listes et des préférences, mais aucune transaction, cliquez sur le bouton Transactions radio Tous. Par ailleurs, vous pouvez utiliser l'option Tous les Transactions de construire un fichier presque vide, vous pouvez réutiliser (comme pour la formation).

Pour créer un fichier QuickBooks qui détient une gamme spécifique de transactions, cliquez sur les transactions en dehors du bouton radio Range puis entrez les dates que bookend la gamme en utilisant les boîtes avant et après.

QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condense données.

Si vous résumer les transactions historiques, QuickBooks utilise une deuxième boîte de dialogue Condense données se demander comment il serait résumer les données historiques: avec une seule entrée de journal de résumé, avec des entrées de journal récapitulatif mensuel, ou pas du tout résumé.

Sélectionnez le bouton radio qui correspond à l'approche de résumé que vous voulez. (Habituellement, vous devrez probablement utiliser la deuxième option listée - celle d'avoir QuickBooks créer des entrées de journal récapitulatif mensuel - donc vous pouvez toujours générer des rapports mensuels significatifs.

QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condense données.

Si votre fichier QuickBooks comprend les opérations d'inventaire, QuickBooks vous recommande de supprimer anciennes transactions d'inventaire. Lorsque QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condense données, vous pouvez dire QuickBooks pour faire juste cela en sélectionnant le bouton Transactions de stock Résumer option. (Si vous ne souhaitez pas supprimer les anciennes transactions, sélectionnez les opérations d'inventaire Keep bouton Détails.)

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous continuez à la quatrième boîte de dialogue Condense données (non représenté), qui demande que les transactions devraient considéré comme clos.

QuickBooks demande un peu plus d'informations sur ce qui constitue exactement une transaction fermée ou vieux qui doit être supprimé. Vous sélectionnez les cases à cocher pour indiquer si les transactions avant la date de retrait devraient être supprimés, même si elles ne sont pas débarrassées, marqués à être imprimé, marqué comme être envoyé, et ainsi de suite.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous passez à la boîte de dialogue Condense données cinquième.

Utilisez la boîte de dialogue Condense données cinquième de dire QuickBooks que, en plus d'éliminer les anciennes transactions fermés, il faut nettoyer certaines des listes. Vous pouvez sélectionner des cases à cocher sur la boîte de dialogue Condense données qui racontent QuickBooks pour supprimer les comptes inutilisés, les clients, les fournisseurs inutilisés inutilisés, et ainsi de suite.

En nettoyant votre liste par l'élimination des éléments de la liste non utilisés, non seulement vous réduisez la taille du fichier de l'entreprise, mais aussi rendre plus facile pour les gens à travailler avec la liste.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, QuickBooks affiche la sixième page de la boîte de dialogue Condense données.

Après vous décrivez comment vous voulez QuickBooks d'archiver et de condenser le fichier de la société, QuickBooks affiche la sixième boîte de dialogue Condense données. La boîte de dialogue vous indique que le processus d'archivage commence avec QuickBooks faire une copie du fichier de données et que l'opération de condensation peut prendre plusieurs minutes, voire plusieurs heures pour terminer.

QuickBooks commence le processus de condensation le fichier de données.

Au tout début du processus de condensation, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de compagnie QuickBooks. Sauvegarde du fichier de compagnie QuickBooks dans le cadre d'une opération de condensation fonctionne de la même que la sauvegarde le fichier de compagnie QuickBooks à tout autre moment.

Après avoir sauvegardé le fichier de compagnie QuickBooks, QuickBooks sauve une copie d'archivage du fichier de l'entreprise, puis nettoie la version de travail du fichier de l'entreprise en utilisant vos instructions. Le processus de nettoyage peut prendre seulement quelques minutes, ou il peut prendre plusieurs heures si votre fichier est très grande.