Comment condenser vos QuickBooks 2013 fichier de données

La QuickBooks 2013 commande Condense crée une copie permanente, appelée copie d'archivage, du fichier de données QuickBooks. Une copie d'archivage du fichier de l'entreprise équivaut à un instantané du fichier de la société telle qu'elle existe à un moment particulier dans le temps.

Si quelqu'un a une question plus tard - peut-être votre comptable ou un commissaire fédéral ou d'État - vous pouvez utiliser la copie d'archivage du fichier de données pour montrer ce que le fichier de la société ressemblait à un point donné dans le temps.

Après vous comprenez ce que l'archivage est tout au sujet, il est assez simple. Pour condenser le fichier de compagnie QuickBooks, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Fichier-Utilities-Condense données.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Condense données, comme le montre l'illustration ci-dessous.

   

2. Sélectionnez les transactions avant un bouton Date de radio spécifique.

   Cette option indique QuickBooks que vous voulez faire deux choses: créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks, et maigre en bas de la taille du fichier de travail de l'entreprise de sorte qu'il est pas si grand. QuickBooks réduit la taille de la version de travail du fichier de données de l'entreprise en éliminant les vieux, les transactions dénouées si vous choisissez à l'étape 3 pour supprimer les transactions.

3. Spécifiez les Enlever transactions avant la date.

   Pour spécifier la date avant laquelle fermés transactions devraient être enlevés, entrez la date dans la case de la date prévue. Si vous voulez condenser le fichier en supprimant les transactions sur ou avant le 31 Décembre 2010, par exemple, saisir 1/1/2011 dans la zone de date.

   
   
   
   
   

   Notez, cependant, que vous ne devez pas sentir compulsifs sur la suppression d'un groupe de transactions conclues. Vous supprimez les transactions fermées seulement si votre fichier de compagnie QuickBooks devient trop grande. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de compagnie QuickBooks qui est 25MB, 50MB, ou même 100 Mo (mégaoctets).

   Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé en précisant quelles transactions QuickBooks devraient supprimer. QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condense données, comme indiqué dans l'illustration suivante.

   

4. Spécifiez comment les transactions d'inventaire doivent être condensées.

   Si votre fichier QuickBooks comprend les opérations d'inventaire, QuickBooks vous recommande de supprimer anciennes transactions d'inventaire. Lorsque QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condense données, vous pouvez dire QuickBooks pour faire juste cela en sélectionnant le bouton d'option Supprimer Transactions d'inventaire. (Si vous ne souhaitez pas supprimer les anciennes transactions, sélectionnez le garder tous bouton Transactions de stock.) Cliquez sur Suivant pour continuer à la troisième boîte de dialogue Condense données (non représenté), qui demande que les transactions devraient considéré comme clos.

5. Spécifiez les transactions doivent être considérés comme clos.

   Lorsque vous cliquez sur Suivant, QuickBooks demande un peu plus d'informations sur ce qui constitue exactement une transaction fermée ou vieux qui doit être supprimé. Vous sélectionnez les cases à cocher pour indiquer si les transactions avant la date de retrait devraient être supprimés, même si elles ne sont pas débarrassées, marqués à être imprimé, marqué comme être envoyé, et ainsi de suite. Et puis vous cliquez sur Suivant pour passer à la quatrième boîte de dialogue Condense données.

   

6. Spécifiez toute liste nettoyage qui devrait se produire.

   Utilisez le quatrième boîte de dialogue Condense données pour dire QuickBooks il devrait également nettoyer certaines des listes. Vous pouvez sélectionner les cases à cocher la boîte de dialogue Condense données, par exemple.

   En nettoyant votre liste par l'élimination des éléments de la liste non utilisés, non seulement vous réduisez la taille du fichier de l'entreprise, mais aussi rendre plus facile pour les gens à travailler avec la liste.

7. Cliquez sur Suivant.

   QuickBooks affiche la cinquième page de la boîte de dialogue Condense données, comme indiqué dans l'illustration suivante.

   

8. Confirmez votre condensation et le fonctionnement de l'archivage.

   Après vous décrivez comment vous voulez QuickBooks d'archiver et de condenser le fichier de la société, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Condense données cinquième. Cette boîte de dialogue vous demande de confirmer votre décision d'archiver et de condenser le fichier de données. Utilisez cette boîte de dialogue pour confirmer le fait que vous voulez archiver et de condenser les données.

9. Cliquez sur Commencer se condenser.

   QuickBooks commence le processus de condensation le fichier de données.

10. Sauvegardez le fichier de données lorsque vous êtes invité.

    Au tout début du processus de condensation, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de compagnie QuickBooks. Sauvegarde du fichier de compagnie QuickBooks dans le cadre d'une opération de condensation fonctionne de la même que la sauvegarde le fichier de compagnie QuickBooks à tout autre moment.

    Après avoir sauvegardé le fichier de compagnie QuickBooks, QuickBooks sauve une copie d'archivage du fichier de l'entreprise, puis nettoie la version de travail du fichier de l'entreprise en utilisant vos instructions. Encore une fois, comme indiqué dans les étapes précédentes, le processus de nettoyage peut prendre seulement quelques minutes ou il peut prendre plusieurs heures si votre fichier est très grande.