Ajout de nouveaux contacts dans ACT! 2,005

Le niveau le plus simple, le but principal de l'ACT! est de servir comme un endroit pour stocker tous les contacts que vous interagissez avec sur une base quotidienne. Vous pouvez ajouter et modifier tous vos contacts à partir de la fenêtre Contact Detail, car il contient toutes les informations qui se rapporte à un dossier en particulier et vous permet de voir tous vos champs de contact.

Vous avez probablement beaucoup de contacts que vous mourez d'envie d'entrer dans votre base de données, donc sauter à droite et suivez ces étapes:

1. Si vous n'êtes pas déjà dans le contact fenêtre de détail, y aller en cliquant sur l'icône Contacts sur le ACT! Bar Nav.

2. Dans la fenêtre de contacter Détail, choisissez l'une des trois façons d'ajouter un nouveau contact à votre base de données:

3. Choisissez Contact - Nouveau contact.

4. Cliquez sur l'icône Nouveau contact sur la barre d'outils.

5. Appuyez sur la touche Insérer sur le clavier.

Lancement de l'une des commandes les résultats précédents dans un enregistrement de contact vierge. Vous êtes maintenant prêt à entrer les informations du nouveau contact.

6. Commencez par entrer les informations en cliquant dans le domaine de l'entreprise et en tapant le nom de l'entreprise du contact.

   ACT! ne distingue pas entre les contacts réels et contacts vierges. Défaut d'entrer des informations ou appuyant plusieurs fois sur les résultats clés Insérer dans de nombreux enregistrements de contact vierges, qui sont d'aucune utilité et ne servent à obstruer la base de données. Donc, même si vous êtes libres de quitter tout de l'ACT! les champs vides, vous ne doivent entrer dans quelque chose, alors commencent avec le nom de la société.

   Vous pouvez toujours revenir à un dossier plus tard et ajouter, modifier ou supprimer toute information dans un domaine quelconque.

7. Cliquez dans le champ suivant où vous souhaitez entrer des informations et commencez à taper.

   Vous pouvez également utiliser la touche Tab pour passer à la zone suivante. Si vous appuyez par inadvertance sur la touche de tabulation une fois de trop, vous pouvez constater que vous avez avancé un trop grand nombre de domaines et a fini dans le mauvais champ. Mais ne vous inquiétez pas: Appuyez et maintenez la touche Maj enfoncée, puis appuyez sur TAB pour déplacer votre curseur dans la direction inverse.

8. Continuer remplissant les champs.

   ACT! est livré avec environ 50 champs pré-programmés qui reflètent les besoins de la plupart des utilisateurs. Beaucoup de domaines sont assez explicites (et reflètent le type d'information que vous attendez probablement à trouver dans n'importe quel carnet d'adresses): nom du contact, nom de la société, téléphone, ville, état et code postal. Ceux-ci sont situés dans la moitié supérieure de la fenêtre Contact Detail. Quelques-uns des champs sont un peu moins évident:
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   Adresse: Si vous supposez que les trois champs ACT! prévoit l'adresse est destiné à stocker trois autres adresses, vous avez tort! Les deuxième et troisième champs d'adresse sont destinés à de très longues adresses. Ce champ est un bon endroit pour inclure un nom de l'immeuble si elle est une partie intégrante de l'adresse.

10. Étiquettes 5160 de style, couramment utilisés pour les envois de masse, imprimer généralement quatre lignes d'informations: entreprise, coordonnées, l'adresse de la rue, et le code ville / état / zip (tous sur la quatrième ligne). Si vous avez besoin d'utiliser les deuxième et troisième champs d'adresse, vous avez besoin de plus grandes étiquettes.

11. ID / Statut: Le champ / d'état de ID est essentiellement le domaine de la catégorie, et il dépose chacun de vos contacts en catégories. En utilisant le champ ID / État, vous n'êtes pas obligé de configurer manuellement une variété de bases de données: une pour vos amis, un pour vos clients, un pour vos fournisseurs, et ainsi de suite. Le champ ID / État est préréglé avec un couple douzaine de catégories les plus couramment utilisés, y compris les amis, clients, fournisseurs et concurrents, ce qui rend la recherche de chacune de ces catégories dans un flash facile.

12. Formule d'appel: Ce champ désigne le nom qui vient après le mot Cher dans une lettre, qui est utilisé dans vos modèles de lettres. Par défaut, ACT !, étant le type amical, utilise le premier nom. Sentez-vous libre pour changer la salutation à une plus formelle.

13. Si vous préférez utiliser la salutation plus formelle que le réglage par défaut, choisissez Outils - Préférences, cliquez sur le bouton Préférences Salutation idéalement situé sur l'onglet Général.

14. Référé par: Ce champ est l'un des plus couramment négligés dans la base de données. Les informations saisies dans ce champ est utilisé dans la source de l'échec de Parrainages Pour entrer Référé par l'information rend le rapport inutile. Alors, quel est le problème? Supposons que vous payez pour la publicité dans deux journaux - ne sachant que l'on a attiré le plus les perspectives être gentil? Si vous assistez à des foires commerciales ou de mettre beaucoup de temps et d'efforts dans votre site Web, ne serait pas vous voulez savoir si vos efforts ont abouti à une nouvelle entreprise? Et, si un client existant vous envoie beaucoup de nouveaux prospects, ne serait pas lui rendre hommage avec une belle jambon à Noël plutôt que le gâteau aux fruits coutumier être gentil?

15. Utilisateur: Notez que plusieurs champs de l'utilisateur sont dans la moitié inférieure de la fenêtre Contact Detail. Ces champs contiennent des informations qui est spécifique à votre entreprise.

16. Laissez ces domaines particuliers vides jusqu'à ce que vous les renommer. Si vous ne le faites pas, vous pouvez vous retrouver avec différents types de données entrées dans un champ.

    Vous pouvez toujours revenir en arrière et ajouter, modifier ou supprimer des données sur le terrain à tout moment!

17. Ne vous inquiétez pas si ACT! formate automatiquement certaines de vos données de champ lorsque vous entrez les informations.

18. Ajoutez vos données de manière aussi uniforme que possible.

19. Si nécessaire, ajouter des entrées multiples à un champ.

    Généralement, vous limiter à un article par domaine est la meilleure pratique. De temps en temps, cependant, vous trouverez une situation dans laquelle un contact se divise en deux catégories. Par exemple, JoAnne Chamar pourrait être à la fois un ami et un client. Dans cette situation, vous pouvez utiliser la liste déroulante pour entrer plus d'un point dans un champ.

    Pour sélectionner plusieurs critères pour être inclus dans un seul champ, suivez ces étapes:

20. un. Placez votre curseur dans le champ.

21. b. Vérifiez vos sélections souhaitées.

22. c. Cliquez sur les entrées souhaitées à partir de la boîte de dialogue Modifier la liste de valeurs.

23. ré. Cliquez n'importe où à l'extérieur de la boîte de dialogue pour la fermer.

    Les différentes entrées apparaissent dans le champ, séparés par une virgule.

24. Lorsque vous remplissez les informations pour chaque nouveau contact, ne pas oublier de cliquer sur les différents onglets en bas de votre mise en page.

    Vous trouverez des champs supplémentaires qui rôdent sur ces onglets. L'onglet Accueil d'adresses est l'endroit où vous enregistrez des informations personnelles sur un contact. Vous pourriez avoir quelques autres onglets que vous pouvez également choisir.

    Différentes configurations afficher différents onglets. Si vous modifiez votre configuration actuelle, vous êtes probablement en regardant un autre ensemble d'onglets.

    Si vous oubliez de cliquer sur ces onglets en bas de la fenêtre Contact Detail, vous venez peut oublier certains des champs que vous devez remplir des informations importantes. Donc, assurez-vous de cliquer sur ces onglets!

25. Enregistrer les nouvelles informations de contact.

    Théoriquement, vous ne devez enregistrer un nouveau contact infos qu'il est sauvé si vous faites une des choses suivantes:

26. Exécuter toute autre loi! commande, qui comprend tout d'ajouter une note ou un chiffre d'affaires la possibilité de prendre rendez-vous.

27. Passer à un autre enregistrement dans la base de données.

28. Cliquez sur le bouton Enregistrer (représenté par la petite icône de disquette sur la barre d'outils).

29. Appuyez sur Ctrl + S.