Outlook 2003: gestionnaire de contacts d'affaires

Business Contact Manager (BCM) version 2.0 est un add-in gratuit pour Outlook 2003 dans les éditions de bureau professionnels et petites entreprises. Il est un excellent outil si vous comprenez comment l'utiliser à votre avantage et à surmonter ses deux limites majeures:

• Les anciennes versions de travail de BCM comme des unités autonomes ne permettant pas le partage entre plusieurs utilisateurs. Mise à niveau du BCM à la version 2.0 permet le partage de données entre plusieurs utilisateurs. Si vous utilisez une version plus ancienne, obtenir en ligne, choisissez Aide dans la barre d'outils Outlook, choisissez Vérifier les mises à jour, puis suivez les instructions pour mettre à jour votre système.

Pour utiliser les fonctionnalités de partage de BCM, votre programme Outlook doit être installé sur un ordinateur exécutant Windows XP Professional- BCM ne partage pas sous Windows XP Home Edition.

• La liste des produits et services Articles dispose d'un format fixe avec seulement trois champs disponibles pour importer des données de vos ventes et le système comptable. Vous devez ajuster les champs de votre système d'entreprise pour tenir dans les trois domaines qui importent: Nom de l'article, Description, Prix unitaire, ce qui limite le chemin de services et de produits citant. Citant le même produit comme une unité, une boîte, ou un conteneur signifie que vous devez ouvrir un élément de ligne par emballage. Vous ne pouvez pas importer vos quantités de stocks actuels parce BCM ne pas importer des champs de quantité.

Pour avoir le même point de l'emballage différent sur la même ligne, vous devez définir le sens de la quantité de votre unité, que ce soit une bouteille de shampoing ou une boîte contenant 12 bouteilles de shampooing. Adapter le nom de chaque article, la description, et le prix unitaire d'un service, d'un projet ou d'un produit est le défi d'utiliser BCM dans toute entreprise.

Disons, par exemple, que Daisy travaille dans une société d'informatique et de la maintenance de logiciels et reçoit une demande d'un devis à installer et à partager la nouvelle BCM 2.0 dans cinq postes de travail. Elle écrit une proposition détaillée, y compris les exigences minimales, comme un Windows XP Professionnel dans le poste de travail qui va partager la base de données, et estime que le nombre d'heures pour son service. Elle crée un nouvel élément pour enregistrer cette proposition:

Citation de service pour l'installation des logiciels

Nom de l'article: Installation du logiciel

Description: BCM 2.0 partagé en 5 postes de travail

Quantité:1 Service

Cours : 120.00

Daisy utilise le champ Nom de l'élément pour spécifier le service et le champ Description d'énumérer ce qui était nécessaire. Elle relie également la proposition en tant que fichier dans les Articles Histoire Opportunity. Adapter son service à la liste des produits et services Articles, vous pouvez appliquer l'idée de Daisy dans tout type d'entreprise.

En outre, dire que Mark travaille dans un bureau juridique, et un nouveau client demande un devis pour le traitement des affaires juridiques de la société. Il écrit une proposition expliquant ce que ses services de bureau couvrent et l'envoie que 250 $ l'heure, l'estimation de dix heures par mois de service. Il estime que la proposition à 120 heures par an et qui la place de la façon suivante:

Citation de service pour les services juridiques de Mark

Nom de l'article: Soutien juridique

Description: Affaires juridiques 10h de contrat de support / mois

Quantité: 120

Total: 30 000 $

De même, une clinique de cosmétologie peut créer un produit et de service Articles Liste pour Botox applications soins de la peau et services laser soins de la peau de la même manière comme un bureau juridique ou d'un service informatique.

Que vous soyez dans un magasin ou la petite industrie, vous pouvez ajuster votre liste de produits pour adapter les champs disponibles de la BCM en utilisant les exemples précédents.