Accès 2,013 tout-en-un pour les nuls

Lorsque vous concevez une base de données dans Access 2013, vous décidez quel type chaque champ sera. Access fournit 12 types de terrain pour vous de choisir parmi. Choisissez le type de champ qui décrit le mieux les données que vous souhaitez stocker dans le domaine et qui fonctionne pour le type d'analyse que vous devez utiliser le champ. Voici quelques conseils sur quand utiliser quel type de champ.

Certaines personnes préfèrent utiliser le clavier à la souris, et l'accès 2 013 a beaucoup de raccourcis clavier pour ces gens. Les raccourcis clavier suivants sont particulièrement utiles dans Access 2013. Quelques frappes de travailler partout dans Access 2013- autres ne fonctionnent que dans des vues spécifiques, comme l'a noté.

Voici les cinq commandements de la conception de base de données, si vous utilisez Access 2013 ou un autre programme de base de données. Une base de données bien conçu permet de maintenir plus facilement vos données.

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  Stocker des informations où il appartient, pas où il apparaît. Où vous stockez des informations n'a rien à voir avec l'endroit où il apparaît. Dans une feuille de calcul, vous tapez l'information où vous souhaitez qu'il apparaisse lorsque vous imprimez la feuille de calcul, mais les bases de données fonctionnent différemment. Dans une base de données, vous stockez des informations dans les tableaux basés sur la structure de l'information. Un élément d'information peut apparaître dans beaucoup de rapports, mais vous le stocker dans un seul champ d'une table.

• Stocker des informations comme elle existe vraiment, pas comme vous souhaitez qu'il apparaisse dans un rapport spécifique. Cette règle est un corollaire de la première règle. Si vous souhaitez réserver titres à paraître dans toutes les capitales (majuscules) dans vos ordres d'achat, l'accès peut capitaliser les titres pour vous. Conserver les titres de livres avec exactitude la capitalisation de sorte que vous n'êtes pas coincé avec eux ayant en majuscules sur chaque rapport. Accès a beaucoup de fonctions intégrées permettant d'ajuster la façon dont ce texte, des chiffres et des dates sont formatées.

• Évitez garbage in, garbage out (GIGO). Si vous ne prenez pas la peine de créer une bonne, la conception raisonnable pour votre base de données - et si vous ne faites pas attention à entrer correcte, le nettoyage des données - votre base de données finirez pleine d'ordures. Une base de données bien conçu est plus facile à entretenir qu'un un mal conçu parce que chaque élément d'information est stockée une seule fois, dans un champ clairement nommé dans une table bien nommée, avec les règles de validation appropriées en place. Oui, cela ressemble à beaucoup de travail, mais le nettoyage de la base de données de 10.000 enregistrements incorrects est (pardonnez l'euphémisme) encore plus de travail.

• Séparez vos données de vos programmes. Si vous créez une base de données à partager avec ou distribué à d'autres personnes, de stocker toutes les tables dans une base de données (le back-end) et tous les autres objets dans une autre base (l'extrémité avant). Ensuite, vous pouvez lier ces deux bases de données pour faire fonctionner le tout. Séparer les tables de tout le reste rationalise l'ensemble du galimatias de requêtes de mise à jour, des formulaires, des rapports, et d'autres choses plus tard sans perturber les données dans les tableaux.

• Sauvegardez tôt et souvent. Ok, cette astuce est pas sur le design, mais il est trop important pour omettre: Faites une sauvegarde de votre base de données chaque jour. Avec de la chance, votre bureau a déjà un système de régulière (probablement tous les soirs) sauvegardes qui inclut votre base de données. Si non, faire une copie de sauvegarde de votre base de données à intervalles réguliers, et certainement faire une copie de sauvegarde avant de faire des changements majeurs. Gardez plusieurs sauvegardes, pas seulement la plus récente, au cas où il faut un certain temps pour découvrir un problème.

Si les données qui va dans votre base de données sous forme de tableaux et de formulaires est des ordures, toute sortie ou l'analyse que vous faites avec les requêtes et les rapports vous donnent des ordures trop. Heureusement, Access propose de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui va dans chaque champ est la donnée qui est censé aller dans ce domaine. Vous pouvez trouver de nombreux outils qui gardent des ordures dans mode Création de table:

• Type de données: Utilisez le type de données correct pour éviter que les données du mauvais type d'être entré.

• Taille du champ: Cette propriété limite le nombre de caractères. Si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, par exemple, définir la taille des champs à 4.

• Format: Cette propriété rend les données regarder à droite. Vous pouvez changer le texte à tous les bouchons ou tout en minuscules, par exemple.

• Masque de saisie: Un masque de saisie limite l'information a permis dans un champ en spécifiant quels caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous savez que la forme les données doivent prendre - si un numéro d'ordre a deux lettres suivies de quatre chiffres, par exemple. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de domaines dans lesquels des masques de saisie sont utiles. Les masques de saisie travaillent avec la propriété de champ Format.

• Valeur par défaut: Cette propriété définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur est entré. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur est entrée.

• Champ ou Enregistrez Règle de validation: Les données doivent passer cette règle avant qu'il ne soit entré. Cette propriété fonctionne avec la règle de propriété de validation de texte.

• Requis: Cette propriété indique que le champ doit avoir une valeur pour que vous enregistrez l'enregistrement. Lorsque aucune valeur est entrée, Access ne crée pas un nouveau record lors Tab ou Entrée est pressé, et le bouton Nouveau record est grisé.

• Autoriser zéro Longueur: Cette propriété spécifie si une entrée de longueur nulle comme “ ” (citations sans espace entre eux) est autorisée (uniquement pour le texte, texte long, et les champs de lien hypertexte). Un champ de longueur zéro vous permet de différencier entre les informations qui ne existe pas et une valeur nulle (vide) qui est inconnu ou n'a pas été entré. Lorsque cette option est activée, elle permet une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire un champ de longueur nulle aspect différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont acceptés.

• Répertorié: Lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucun valeurs en double sont autorisés dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir Fiche technique view- il est une case à cocher sur l'onglet Feuille de données du ruban.

• Lookup champs: Cette propriété permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ qui est stocké dans un autre domaine, éliminant ainsi de nombreuses fautes d'orthographe et de normaliser les options pour le champ. Utilisez l'Assistant de recherche pour créer un champ de recherche.

Lorsque vous êtes en automatisant une demande d'accès 2013 base de données en utilisant Visual Basic pour Applications (VBA), vous pouvez vous perdre avec une page vierge pour commencer l'écriture de code. Où allez-vous commencer? Voici quelques règles simples à suivre qui vous fera écrire du code VBA comme un pro:

1. Obtenir de l'aide.

   Appuyez sur F1 à tout moment pour démarrer Microsoft Access aide, où vous pouvez voir des exemples de code VBA.

2. Utilisez l'Explorateur d'objets.

   L'Explorateur d'objets vous permet d'explorer les propriétés et méthodes des objets dans VBA. Dans l'éditeur Visual Basic, choisissez Affichage, puis Object Browser ou appuyez simplement sur F2.

3. Obtenir plus d'aide.

   Bien sûr, les outils d'aide intégrés au sein de VBA sont merveilleux, mais vous pouvez également utiliser votre navigateur favori pour chercher sur Internet pour de l'aide sur l'écriture de code VBA. Vous pouvez même trouver des exemples que vous pouvez voler - ou emprunter - pour votre propre projet.

4. Manipulez vos erreurs.

   Même le programmeur le plus parfait ne peut pas arrêter les erreurs de se produire, mais il ou elle peut les empêcher de mettre un programme à une halte de meulage. Utilisez l'erreur intégré de VBA manipulation avec le On Error Goto et Reprise des déclarations à intercepter les erreurs et de changer le déroulement du programme afin que vos applications ne frustrer les gens qui les utilisent.

5. Utilisez les fonctions et sous-procédures.

   Employer des fonctions et sous-procédures pour gérer les tâches qui seront effectuées par les différentes zones de votre programme. En règle générale, si vous vous trouvez copier et coller le code d'une région d'un programme à un autre, vous pouvez mettre ce code dans sa propre procédure.

6. Convertir des macros pour code VBA.

   Le concepteur macro dans Access 2 013 vous permet de choisir parmi les listes de tâches prédéfinies pour automatiser votre demande. Construire une macro qui fait ce que vous voulez et ensuite convertir cette macro à code VBA de sorte que vous pouvez voir à quoi il ressemblerait si vous avez tapé à partir de zéro.

Accès 2,013 est une application de base de données grand sur son propre, mais il joue aussi bien avec les autres, vous permettant d'afficher et récupérer des données à partir de plusieurs autres programmes. Si un programme prend en charge Visual Basic pour Applications (VBA), vous pouvez le contrôler à partir d'Access. Voici une brève liste des applications que vous pouvez prendre le contrôle et partager des données avec:

• Microsoft Excel: Beaucoup d'utilisateurs d'Excel finissent par obtenir impliqué avec accès parce qu'ils ont besoin de plus de structure pour stocker leurs données. Certaines de ces personnes ne font pas le saut vers Access, cependant, si un lien fort existe encore entre Access et Excel. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel comme une table dans Access ou de prendre complètement le contrôle d'une application Excel à partir de VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server est comme l'accès sur les stéroïdes - au moins à partir de la table et requête point de vue. Vous pouvez déplacer vos données à partir d'Access vers SQL Server pour améliorer la vitesse et les performances lorsque vous utilisez de grandes quantités de données. Après les données dans SQL Server, vous pouvez construire vos formulaires d'accès, les rapports, les macros et les modules à utiliser les données à partir de SQL Server.

• Microsoft Word: La plupart des gens qui utilisent des accès ont également utilisé Word. Que vous écriviez une lettre ou faire une liste de tâches à faire, Word est où vous peut être utilisé pour tourner. Vous pouvez également utiliser Word comme un outil de reporting, où vous pouvez créer des signets pour placer les données à partir d'Access et quelqu'un d'autre - qui ne connaissent pas avec Access - peut modifier les autres informations dans le document Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint est la vision de Microsoft pour le partage et la collaboration avec des données sur le web. De l'accès 2013, vous pouvez partager des données avec un serveur SharePoint. Vous pouvez même créer une application Web personnalisée qui stocke des tables Access, requêtes, formulaires (vues), et les macros sur un serveur SharePoint 2013 et vous ou quelqu'un d'autre pour accéder à ces formes sur le Web permet - le tout sans avoir accès 2,013 installé.

• Microsoft Outlook: Outlook est plus que juste un e-mail à outils, il est aussi un système de gestion des contacts. Vous pouvez partager contacts, le calendrier, et les informations de tâche avec votre demande d'accès de sorte que vous devez entrer dans un seul endroit.