Comment garder les ordures hors de votre base de données d'accès
Si les données qui va dans votre base de données sous forme de tableaux et de formulaires est des ordures, alors toute sortie ou l'analyse que vous faites avec les requêtes et les rapports vous donnent des ordures trop. Heureusement, Access propose de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui va dans chaque champ est la donnée qui est censé aller dans ce domaine. Vous pouvez trouver de nombreux outils pour garder les ordures dans mode Création de table:
Type de données: Utilisez le type de données correct pour éviter que les données du mauvais type d'être entré.
Taille du champ: Limite le nombre de caractères. Par exemple, si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, définissez la taille du champ de 4 caractères.
Format: Rend les données regarder à droite. Par exemple, vous pouvez changer le texte à tous les bouchons ou tout en minuscules. Les masques de saisie, par exemple, travaillent avec la propriété de champ Format.
Masque de saisie: Un masque de saisie limite l'information a permis dans un champ en spécifiant quels caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous savez que la forme les données doivent prendre - par exemple, si un numéro d'ordre a deux lettres suivies de quatre chiffres. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de domaines où des masques de saisie sont utiles.
Valeur par défaut: Définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur est entrée. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur est entrée.
Règle champ ou validation d'enregistrement: Une règle que les données doivent passer avant qu'il ne soit entré. Cette propriété fonctionne avec le Texte de validation règle sur les biens.
Nécessaire: Indique que le champ doit avoir une valeur pour que vous enregistrez l'enregistrement. Lorsque aucune valeur est entrée, Access ne crée pas un nouveau record lors Tab ou Entrée est pressé, et le bouton Nouveau record est grisé.
Autoriser zéro Longueur: Indique si une entrée de longueur nulle comme “ ” (citations sans espace entre eux) est autorisée (uniquement pour Texte, Mémo, et les champs de lien hypertexte). Un champ de longueur zéro vous permet de différencier entre les informations qui ne existe pas, et une valeur nulle (vide) qui est inconnu ou n'a pas été entré. Lorsque cette option est activée, elle permet une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire un champ de longueur nulle aspect différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont acceptés.
Indexé: Lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucun valeurs en double sont autorisés dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir de la feuille de données - il est une case à cocher sur l'onglet Feuille de données du ruban.
Lookup champs: Permettre à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ qui est stocké dans un autre domaine. Ceci élimine beaucoup de fautes d'orthographe et standardise les options pour le champ. Utilisez l'Assistant de recherche pour créer un champ de recherche.
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